Handleiding voor openbare aanbestedingsprocedures

Aan de slag

Welkom bij eSubmission.

Met eSubmission kunnen ondernemers online reageren op EU-aanbestedingsprocedures door inschrijvingen op gestructureerde en beveiligde wijze online voor te bereiden en in te dienen.

Deze handleiding is alleen van toepassing op openbare procedures. De handleidingen voor andere aanbestedingsprocedures kunnen worden geraadpleegd op de eProcurement-wiki van het Financierings- en aanbestedingsportaal “Funding & Tenders” .

Als ondernemer kunt u:

• uw reactie invoeren op een procedure door een EU-instelling of -orgaan;

• een inschrijving op beveiligde wijze indienen;

• verder werken aan een opgeslagen concept ("Concept afmaken") of een concept weergeven;

• een ontwerpinschrijving verwijderen;

• een bewijs van indiening ontvangen (bevestiging van indiening);

• een ingediende inschrijving intrekken voorafgaand aan de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen;

• een bewijs van intrekking ontvangen (ontvangstbevestiging intrekking).

Lees de systeemvereisten door.

Deze staan op de beginpagina van de applicatie eSubmission en in de rubriek Bijlagen op de pagina’s Partijen en Inschrijvingsgegevens.

Technische hulp nodig?

Als u hulp nodig heeft, kunt u van 08:00 tot 20:00 Midden-Europese tijd (MET/MEZT) contact opnemen met het supportteam.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  Het supportteam werkt alleen in het Engels.

Toegang tot eSubmission

U krijgt toegang tot eSubmission in het kader van een aanbestedingsprocedure (call for tender). De gepubliceerde aanbestedingen van de Europese instellingen, organen en agentschappen zijn te vinden op het Financierings- en aanbestedingsportaal.

Wat moet ik doen om eSubmission te gebruiken?

Om eSubmission te kunnen gebruiken, moet u geregistreerd zijn bij de authenticatiedienst van de Europese Commissie (EU Login). U kunt dan reageren op een aanbesteding die op het financierings- en aanbestedingsportaal is gepubliceerd. 

Om uw organisatie bij de elektronische indiening te kunnen identificeren, moet deze zijn geregistreerd in het register van organisaties van de Commissie (deelnemersregister) en een PIC (Participant Identification Code) hebben. Klik hier voor meer informatie over de PIC. Alle organisaties kunnen zich gratis registeren.

EU Login

EU Login is de toegangspoort tot verschillende diensten en systemen van de Commissie. Heeft u nog geen EU-login, dan kunt u een account aanmaken.

Lees voor meer informatie de rubriek Help van EU Login.

Financierings- en aanbestedingsportaal

Het Financierings- en aanbestedingsportaal is het centrale toegangspunt (Single Electronic Data Interchange Area) voor deelnemers en deskundigen die te maken hebben met financieringsprogramma’s en aanbestedingen die door de Europese Commissie en andere EU-organen worden beheerd.

Via het financierings- en aanbestedingsportaalportaal kunnen deelnemers:

• zoeken naar mogelijkheden in EU-financieringsprogramma’s of aanbestedingsprocedures;

• inschrijven op aanbestedingen
• aanbestedingsdocumenten raadplegen
• een vraag aanmaken en indienen 

• zich registreren in het deelnemersregister (zie hieronder);

• toegang krijgen tot eSubmission

• toegang krijgen tot bewijzen van indiening (bevestiging van indiening);

• ontwerpinschrijvingen bekijken, bewerken of verwijderen;

• inschrijvingen intrekken en toegang krijgen tot de ontvangstbevestiging intrekking (bewijs van intrekking);

Deelnemersregister

De Commissie heeft een onlineregister opgezet van organisaties die deelnemen aan EU-aanbestedingen of EU-oproepen tot het indienen van voorstellen om het "eenmaligheidsbeginsel" in de praktijk te brengen: deelnemers hoeven slechts één keer informatie over hun organisatie in te dienen.  Bij de registratie krijgt elke organisatie een unieke identificatiecode (Participant Identification Code – PIC). De procedure voor het opvragen van een PIC in het deelnemersregister is te vinden op deze bladzijde.

Inschrijving voorbereiden in eSubmission

Om het even welke ondernemer kan een inschrijving indienen via de in de aankondiging van de opdracht vermelde link naar het financierings- en aanbestedingsportaal.

Zodra u in dat portaal bent, moet u op klikken op Access submission om een offerte in te dienen. Dit zal u doorverwijzen naar het eSubmission-portaal, op voorwaarde dat u bent ingelogd met uw EU Login-account.

In eSubmission klikt u op Nieuwe inschrijving om een nieuwe inschrijving te starten of op Concept afmaken om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving in het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie het gedeelte  Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding ).

Navigeren in eSubmission

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de button Inschrijvingsdocumenten links op het scherm te klikken.

Er wordt niets bij de aanbestedende dienst ingediend totdat u aan het einde van de indieningsprocedure op de knop Submit hebt geklikt.

Manieren om een inschrijving in te dienen

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u de inschrijving indient: Individuele inschrijving of Gezamenlijke inschrijving;
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten;
• in welke taal u de inschrijving indient.

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de button Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (deelnemers). Klik op Nieuwe partij en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).

Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de button Search om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). U kunt zoeken op PIC-nummer, btw-nummer, nationaal registratienummer en land. Wilt u op btw-nummer of nationaal registratienummer zoeken, dan moet u eerst het land selecteren.

Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen.  Nadat u de PIC heeft verkregen, gaat u terug naar eSubmission, zoekt u op de PIC en selecteert u de organisatie die wordt weergegeven.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer
• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend) als bijlage.

In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor de indiening van de inschrijving. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) in het Funding & Tenders-portaal en de gebruiker die het verzoek om deelname/de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijk EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

In de rubriek Bijlagen kunt u de door de opdrachtgevende autoriteit gevraagde documenten uploaden. Kijk in het bestek na welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done  wanneer u klaar bent. 

Zodra u de wijze van indiening hebt gekozen, kunt u de structuur niet meer wijzigen van “Gezamenlijke inschrijving” naar “Individuele inschrijving” of vice versa. Als u de structuur van uw inschrijving of de groepsleider wilt wijzigen, moet u een nieuwe inschrijving aanmaken die uw ontwerpinschrijving overschrijft (alle eerder ingevoerde gegevens en geüploade documenten worden dan verwijderd).

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een inschrijving wilt indienen en klik vervolgens op de button Next.

De identificatie van de deelnemers geldt voor de inschrijving als geheel. Indien de samenstelling van het consortium per perceel anders is, moet u daarom per perceel een afzonderlijke inschrijving indienen.

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de laagste kosten en de methode van gunning op basis van de laagste prijs , in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.

Nadat u op de button Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving.

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de button Next . De button is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Op dit moment is uw concept-inschrijving, inclusief alle bijlagen, nog niet ingediend .

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de button Next om door te gaan.

Het inschrijvingsrapport is geen bewijs van indiening. U heeft de inschrijving nog niet ingediend . Ga door naar de volgende stap en klik op Submit om de inschrijving af te ronden.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Indienen . Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen.

NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres van de in de inschrijving vermelde contactpersoon (PCoCo) en het e-mailadres (indien verschillend) dat gekoppeld is aan het EU Login-account dat is gebruikt om de inschrijving in te dienen (CoCo). Deze e-mail bevat een link naar het Funding & Tenders-portaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is  .

Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

De indieningsbevestiging geldt als bewijs voor het respecteren van de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen.

Inschrijvingen beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte in het financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de button Login in het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina en uw EU Login en wachtwoord in te vullen.

Inschrijvingen bekijken

Onder Manage my area aan de linkerkant vindt de PCoCO/CoCo de inschrijvingen onder My Submission(s).

Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Gedeelte My Submission(s)

Voor elke inschrijving kan de PCoCo/COCo het referentienummer van de procedure, het nummer van inschrijving, de datum van de laatste handeling en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de uiterste termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure en het soort procedure zien.

Met het menu Action rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo afhankelijk van de indieningsstatus verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View:  in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven. 
• Delete:  de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het financierings- en aanbestedingsportaal.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de button Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: de ontvangstbevestiging intrekking wordt weergegeven.

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

Het menu Action is niet beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen. 

Berichten beheren in het financierings- en aanbestedingsportaal

Berichten

De PCoCo/CoCo krijgt toegang tot dit gedeelte door op het pictogram met de klok rechts bovenaan het scherm te klikken na aanmelding op het financierings- en aanbestedingsportaal.

Hier vindt de PCoCo/CoCo de volgende berichten:

• ontvangstbevestiging van de indiening (bevestiging van indiening van een inschrijving)
• ontvangstbevestiging intrekking (bewijs van intrekking van een inschrijving)

In het tabblad Preferences onder Manage all notifications (onderaan de lijst met berichten) kan de PCoCo/CoCo kiezen hoe vaak hij e-mailberichten van het financierings- en aanbestedingsportaal wil ontvangen. Ongeacht uw keuze zijn al uw berichten altijd beschikbaar in de rubriek My notifications .

Formele berichten

Dit gedeelte links onder Manage my area blijft leeg, aangezien het momenteel niet wordt gebruikt voor aanbestedingsprocedures.