Inschrijving voorbereiden in eSubmission

Om het even welke ondernemer kan een inschrijving indienen via de in de aankondiging van de opdracht vermelde link naar het financierings- en aanbestedingsportaal.

Zodra u op dat portaal bent, moet u op klikken op Access submission om een inschrijving in te dienen. Dit zal u doorverwijzen naar het eSubmission-portaal, op voorwaarde dat u bent ingelogd met uw EU Login-account.

Eerst moet u de algemene voorwaarden lezen en aanvaarden en bevestigen dat u de privacyverklaring van het financierings- en aanbestedingsportaal en de privacyverklaring voor de gunning en het beheer van aanbestedingen hebt gelezen en begrepen.

In eSubmission klikt u op New submission om een nieuwe inschrijving te starten of op Resume draft om verder te gaan met een ontwerpinschrijving waarmee u al was begonnen. U kunt ook verder werken aan uw ontwerpinschrijving op het financierings- en aanbestedingsportaal (zie voor meer informatie de rubriek Inschrijvingen beheren op het financierings- en aanbestedingsportaal in deze handleiding).

Navigeren in eSubmission

Wanneer u begint met de inschrijving, wordt bovenaan het scherm een voortgangsbalk weergegeven. Deze balk toont alle stappen die u moet doorlopen voordat u uw inschrijving indient. U kunt ook zien in welke fase u zich momenteel bevindt.

Tijdens het indienen kunt u steeds bekijken welke documenten u hebt geüpload door op de knop Submission documents  links op het scherm te klikken.

Manieren om een inschrijving in te dienen

Wanneer u begint met een nieuwe inschrijving, moet u aangeven:

• hoe u de inschrijving indient: Individuele inschrijving of Gezamenlijke inschrijving
• of u bij de inschrijving gebruik maakt van subcontractanten
• in welke taal u de inschrijving indient.

Heeft u uw keuze gemaakt, klik dan op de knop Next onderaan het scherm.

Partijen

In dit deel moet u aangeven welke organisaties aan uw inschrijving deelnemen (deelnemers). Klik op New party en selecteer het type deelnemer: hoofddeelnemer (bij een individuele inschrijving), groepsleider of lid van de combinatie (bij een gezamenlijke inschrijving) en subcontractant (indien van toepassing).

Alle deelnemers, met uitzondering van subcontractanten, moeten worden geïdentificeerd met een PIC (Participant Identification Code). Klik op de rubriek Search organisation om te controleren of een entiteit al een PIC heeft (d.w.z. al in het deelnemersregister is opgenomen). Er zijn twee zoekopties: My organisations of Other organisations .

My Organisations: klik op het dropdownmenu om de lijst weer te geven van organisaties die de ingelogde gebruiker bij eerdere inschrijvingen heeft gebruikt of waarvoor hij/zij een rol heeft gekregen (bv. zelfregistrant, LEAR of accountbeheerder). Dit zijn dezelfde organisaties die de gebruikers kunnen zien onder het tabblad “My organisations” in het linkermenu op het financierings- en aanbestedingsportaal nadat ze met hun EU Login-account hebben ingelogd.

Other Organisations: u kunt de in het deelnemersregister geregistreerde organisaties opzoeken door hetzij de naam van de organisatie, hetzij de PIC (Participant Identification Code) in te geven.

Als de zoekopdracht geen resultaten oplevert, moet de organisatie zich registreren om een PIC te verkrijgen. Nadat uw organisatie is geregistreerd, kunt u teruggaan naar eSubmission en de nieuw aangemaakte PIC selecteren met behulp van een van de twee zoekopties.

De gegevens die bij de PIC horen en in het deelnemersregister staan, worden weergegeven en u wordt gevraagd de volgende verplichte gegevens/documenten te verstrekken:

• voor de hoofddeelnemer of de groepsleider:
• contactpersoon (naam en e-mailadres)
• IBAN/bankrekeningnummer
  Als de bankrekening een IBAN-code heeft, moet u het vakje “IBAN” aanvinken en controleert eSubmission of het IBAN-nummer geldig is;

• voor alle deelnemers: verklaring op erewoord (naar behoren ingevuld en ondertekend) in de rubriek Attachments.

In de rubriek “Contactpersoon” kan de gebruiker zichzelf (de naam is al vooraf ingevuld) of een andere persoon aangeven als contactpersoon voor de indiening van de inschrijving. De contactpersoon krijgt de rol Primary Coordinator Contact (PCoCo) op het financierings- en aanbestedingsportaal en de gebruiker die de inschrijving indient (indien anders dan de contactpersoon) de rol Coordinator Contact (CoCo). 

Als de PCoCo geen EU Login-account heeft, wordt automatisch een tijdelijk EU Login-account aangemaakt op basis van het e-mailadres van de contactpersoon en wordt de persoon per e-mail verzocht de registratie voor EU Login te voltooien. Dat verzoek wordt automatisch door het systeem verzonden, waarbij de specifieke procedure niet wordt vermeld.

In de rubriek Attachments kunt u de door de opdrachtgevende autoriteit gevraagde documenten uploaden. Kijk in het bestek na welke documenten voor welke deelnemer vereist zijn voor de inschrijving.

Klik op Done wanneer u klaar bent.

Klik op Next om naar de volgende stap te gaan.

Percelen

Kies bij een procedure met meerdere percelen voor welk perceel of welke percelen u een inschrijving wilt indienen en klik vervolgens op de knop Next.

Inschrijvingsgegevens

In deze rubriek moet u het bedrag van uw inschrijving invullen (alleen in het geval van de laagste kosten en de methode van gunning op basis van de laagste prijs, in hetzelfde formaat als in het voorbeeld op het scherm) en/of bevestigen dat uw inschrijving al dan niet voldoet aan de in de aanbestedingsstukken vermelde minimumeisen.

Als u bevestigt dat uw inschrijving niet aan de minimumeisen voldoet, wordt u verzocht een toelichting te geven in een daartoe bestemd tekstveld. De bevestiging dat u al dan niet aan die eisen voldoet en de toelichting (indien u er niet aan voldoet), zullen in het inschrijvingsverslag worden opgenomen.

Nadat u op de knop Save hebt geklikt, kunt u de financiële inschrijving en, indien de aanbestedende dienst dat vereist, de technische inschrijving uploaden. U kunt meer dan één bestand uploaden voor de technische/financiële inschrijving.

Zijn de inschrijvingsgegevens volgens u correct en is de inschrijving compleet, klik dan op de knop Next. De knop is alleen actief als alle verplichte gegevens en documenten zijn verstrekt.

Inschrijvingsrapport

Het inschrijvingsrapport wordt gegenereerd door het systeem en maakt deel uit van de inschrijving. Het rapport bevat een lijst met alle documenten die bij de inschrijving zijn gevoegd.

eSubmission genereert het inschrijvingsrapport automatisch en voegt het toe aan uw inschrijving. U kunt het rapport op scherm bekijken of downloaden voordat u de inschrijving indient. U hoeft het ondertekende rapport niet te ondertekenen en in eSubmission te uploaden.

Wanneer u het inschrijvingsrapport hebt bekeken en de inschrijving volgens u compleet en klaar voor indiening is, klikt u op de knop Next om door te gaan.

Uw inschrijving indienen

Als u klaar bent om uw inschrijving in te dienen, klikt u op Submit. Het systeem geeft een bevestigingsbericht weer.

Klik op Yes als u wilt bevestigen. U kunt deze inschrijving dan niet meer wijzigen .

NB: u kunt via het systeem geen inschrijvingen indienen als de uiterste termijn voor de ontvangst van inschrijvingen is verstreken.

Wanneer de deadline binnen minder dan 24 uur verstrijkt, geeft eSubmission het aantal resterende uren/minuten tot de deadline weer. 

Er wordt een e-mail gestuurd naar het e-mailadres van de in de inschrijving vermelde contactpersoon (PCoCo) en het e-mailadres (indien verschillend) dat gekoppeld is aan het EU Login-account dat is gebruikt om de inschrijving in te dienen (CoCo). Deze e-mail bevat een link naar het financierings- en aanbestedingsportaal, waar de indieningsbevestiging beschikbaar is.

Houd er rekening mee dat de eigenaren van de PIC die voor de indiening is gebruikt een bericht ontvangen.

Inschrijvingen beheren op het financierings- en aanbestedingsportaal

Om toegang te krijgen tot uw persoonlijke ruimte op het financierings- en aanbestedingsportaal, moet u uzelf identificeren door te klikken op de knop Sign in op het financierings- en aanbestedingsportaal aan de rechterbovenkant van de startpagina (vul uw EU Login en wachtwoord in).

Inschrijvingen bekijken

In de rubriek My area aan de linkerkant vindt de PCoCo/CoCo de inschrijvingen in de rubriek Procurement centre/Submissions.

Rechts boven de lijst met inschrijvingen is er ook een zoekveld beschikbaar.

Rubriek Submissions

Voor elke inschrijving kan de PCoCo/COCo het referentienummer van de procedure, het nummer van inschrijving, de datum van de laatste handeling en de indieningsstatus (ontwerp, ingediend, ingetrokken, verwijderd), de uiterste termijn, het perceel (indien van toepassing), de titel van de procedure en het soort procedure zien.

Via de  knop menu (drie puntjes)  rechts naast elke inschrijving (tenzij de inschrijving is verwijderd) kan de PCoCo/CoCo, afhankelijk van de indieningsstatus, verschillende acties uitvoeren.

Voor inschrijvingen met de status Draft:

• Edit: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt uw inschrijving vervolgens in eSubmission bewerken.
• View: in eSubmission wordt het scherm geopend waarin u zich bevond toen u de applicatie verliet. U kunt de inschrijving niet bewerken, aangezien deze in de modus “alleen lezen” wordt weergegeven.
• Delete: de ontwerpinschrijving wordt verwijderd uit het financierings- en aanbestedingsportaal.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Submitted:

• View Receipt: de indieningsbevestiging wordt weergegeven.
• Withdraw (alleen beschikbaar vóór de uiterste indieningsdatum): u kunt de reden opgeven waarom u de inschrijving wilt intrekken, waarna u dat bevestigt door op de knop Withdraw te klikken. Zodra u een inschrijving hebt ingetrokken, kunt u deze niet meer bekijken, bewerken of indienen.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Withdrawn:

• View Withdrawal Receipt: de ontvangstbevestiging intrekking wordt weergegeven.
  
  

Voor inschrijvingen met de status Deleted:

Er zijn geen acties beschikbaar voor inschrijvingen met de status Deleted. Zodra een ontwerpinschrijving is verwijderd, kan de inschrijver deze niet meer ophalen.