Guia conciso para os concursos abertos

Como começar

Bem-vindo ao eSubmission!

O sistema eSubmission permite aos operadores económicos participar por via eletrónica em procedimentos de adjudicação de contratos da UE, elaborando e apresentando as suas propostas em formato eletrónico de forma estruturada e segura.

O presente guia conciso aplica-se apenas aos concursos abertos, isto é, aos procedimentos para a adjudicação de contratos públicos nos quais qualquer operador económico interessado pode apresentar propostas. Os guias concisos sobre outros procedimentos de adjudicação de contratos podem ser consultados no wiki sobre a contratação pública eletrónica do portal Funding & Tenders (Financiamento e Concursos) .

Na qualidade de operador económico, pode:

• Responder a procedimentos lançados por instituições ou órgãos da UE

• Apresentar uma proposta de forma segura

• Visualizar ou retomar uma versão guardada

• Apagar um projeto de proposta

• Receber um comprovativo de apresentação de proposta (Submission Receipt)

• Retirar uma proposta antes do termo do prazo fixado para a receção das propostas

• Receber um comprovativo de retirada (Withdrawal Receipt)

Certifique-se de que leu os requisitos do sistema.

Os requisitos constam da página inicial da aplicação eSubmission, assim como da secção dos anexos das páginas Partes e Dados da proposta.

Como obter assistência técnica?

Se precisar de assistência técnica, contacte a nossa equipa de apoio entre as 8h00 e as 20h00 CET/CEST.

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 229 71063

  A equipa de apoio só presta assistência em inglês.

Como aceder ao sistema eSubmission?

O acesso ao eSubmission só é possível no âmbito de um procedimento de contratação pública (convite à apresentação de propostas). Pode consultar os convites à apresentação de propostas publicados pelas instituições, órgãos e organismos europeus nos seguintes endereços:

• Portal Funding & Tenders

• Aplicação TED eTendering (para convites à apresentação de propostas publicados antes de 25.10.2023)
  
  

O que é necessário para utilizar o sistema eSubmission?

Tem de estar registado no serviço de autenticação de utilizadores da Comissão Europeia (EU Login) para utilizar o eSubmission e responder a um convite à apresentação de propostas publicado no portal Funding & Tenders. 

Para responder a um convite à apresentação de propostas publicado antes de 25.10.2023, também precisa de uma conta na aplicação TED eTendering.

Para poder identificar a sua organização, esta tem de estar inscrita no registo das organizações da Comissão (Registo de Participantes) e ter um código de identificação do participante ou PIC (do inglês Participant Identification Code). Para mais informações sobre o PIC, clique aqui . O registo está aberto a todas as organizações e é gratuito.

EU Login

O EU Login permite aceder a vários serviços e/ou sistemas da Comissão Europeia. Se ainda não dispõe de uma conta EU Login, pode criar uma conta.

Para mais informações, consulte a ajuda EU Login.

TED eTendering

TED eTendering é a plataforma de contratação pública eletrónica onde as instituições, órgãos e organismos da UE publicavam os seus convites à apresentação de propostas antes de 25.10.2023.

Pode criar uma conta eTendering usando a sua conta EU Login.

Portal Funding & Tenders

O portal Funding & Tenders é o ponto de entrada único (Espaço de Intercâmbio de Dados Eletrónicos Único) para os participantes e peritos nos programas de financiamento e concursos geridos pela Comissão Europeia e outros organismos da UE.

A partir do portal Funding & Tenders, os participantes podem:

• Procurar as oportunidades existentes no âmbito dos programas de financiamento ou dos procedimentos de adjudicação de contratos da UE

• Subscrever convites à apresentação de propostas
• Consultar os documentos do concurso
• Criar e apresentar uma pergunta 

• Inscrever-se no Registo de Participantes

• Aceder a eSubmission

• Aceder aos comprovativos de apresentação de proposta (Submission Receipts)

• Ver, alterar ou apagar projetos de propostas

• Retirar propostas e aceder ao comprovativo de retirada (Withdrawal Receipt)

Registo de Participantes

A fim de aplicar o «princípio da declaração única», a Comissão criou um registo em linha das organizações que participam nos concursos ou convites à apresentação de propostas da UE: desta forma, os dados relativos à organização de um participante apenas têm de ser comunicados uma vez.  Após o registo, cada organização recebe um PIC (código de identificação do participante) único. Para saber como obter um PIC no Registo de Participantes, consulte esta página.

Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission

Qualquer operador económico pode apresentar uma proposta utilizando a ligação para o portal Funding & Tenders, indicada no anúncio do concurso.

Uma vez no portal Funding & Tenders, tem de clicar em Access submission (Aceder a apresentação de proposta): será reencaminhado para o portal eSubmission, desde que inicie sessão com a sua conta EU Login.

Para convites à apresentação de propostas publicados antes de 25.10.2023, os operadores económicos podem apresentar uma proposta utilizando a ligação TED eTendering indicada no anúncio do concurso. Uma vez na interface TED eTendering, inicie sessão com a sua conta Ted eTendering e, em seguida, clique em Apresentar uma proposta. Será então redirecionado para o portal eSubmission.

No eSubmission, clique em Nova proposta para iniciar a apresentação de uma nova proposta ou em Retomar projeto para retomar um projeto de proposta iniciado anteriormente. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção  Gestão de propostas no portal Funding & Tenders no presente guia ).

Navegação no sistema eSubmission

Quando começar a apresentação da sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de apresentar a proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra.

Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão  Documentos da proposta à esquerda do ecrã.

Nada é apresentado à entidade adjudicante até clicar no botão Enviar no final do processo de apresentação da proposta.

Formas de apresentação da proposta

Quando cria uma nova proposta, tem de indicar:

• A modalidade de apresentação da proposta — Apresentação individual ou Apresentação conjunta
• Se a proposta envolve subcontratantes
• A língua em que a proposta será elaborada

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Seguinte no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação da proposta (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso).

Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC). Utilize o botão Pesquisar para verificar se uma entidade já possui um PIC (ou seja, se já está inscrita no Registo de Participantes). Pode pesquisar pelo PIC, pelo número de identificação para efeitos de IVA, pelo número de registo nacional e por país. Para poder pesquisar por número de identificação para efeitos de IVA ou por número de registo nacional, precisa de selecionar o país.

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC.  Após ter obtido o PIC, regresse ao eSubmission, faça uma pesquisa utilizando o PIC e selecione a organização.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
• Para todos os participantes: Declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção  Anexos

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a ele próprio (o nome já está pré-preenchido) ou indicar outra pessoa como contacto para a apresentação da proposta. À pessoa de contacto é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) a função de coordenador de contacto (CoCo). 

Se o PCoCo não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de mensagem automática do sistema, sem qualquer referência ao procedimento.

Na secção Anexos  de cada participante, pode carregar os documentos do participante solicitados pela entidade adjudicante juntamente com a proposta. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para que participante na proposta.

Clique em Concluído  quando estiver pronto. 

Depois de passar a fase «Formas de apresentação da proposta», não é possível alterar a estrutura de apresentação conjunta para apresentação individual ou vice-versa. Caso pretenda alterar a estrutura ou mudar o responsável do grupo, terá de criar uma nova proposta, que substituirá o seu projeto de proposta (todos os dados previamente introduzidos e documentos carregados serão suprimidos).

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Lotes

Num concurso com vários lotes, selecione o lote ou os lotes para os quais deseja apresentar uma proposta e clique depois no botão Seguinte.

A identificação dos participantes diz respeito ao conjunto das propostas. Por conseguinte, se a composição do consórcio for diferente por lote, terá de apresentar uma proposta separada por lote.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; certifique-se de que utiliza o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou de que confirma se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados nos documentos do concurso.

Se confirmar que a sua proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á pedido que forneça uma explicação numa caixa de texto específica para o efeito. A confirmação da conformidade ou não e a explicação em caso de incumprimento serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Guardar, pode carregar a proposta financeira, tal como, se exigido pela entidade adjudicante  no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro como proposta técnica/financeira.

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Seguinte . O botão só estará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Nesta fase, o seu projeto de proposta, incluindo toda a documentação, ainda não foi apresentado .

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para o seu próprio arquivo (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após analisar o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

O relatório de apresentação da proposta não constitui uma prova de apresentação da mesma. A proposta ainda não foi apresentada . Prossiga para a etapa seguinte e clique em Apresentar para finalizar a proposta.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para apresentar a proposta, clique em Enviar . O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: já não pode alterar a proposta .

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas tiver expirado.

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico da pessoa de contacto indicada na proposta (PCoCo) e para o endereço eletrónico (se diferente) associado à conta EU Login utilizada para apresentar a proposta (CoCo). Esta notificação por correio eletrónico contém uma ligação para o portal Funding & Tenders onde pode encontrar a confirmação de receção.  

Note-se que os titulares do PIC utilizado na proposta serão informados.

A confirmação de receção constitui uma prova do cumprimento do prazo para a receção das propostas.

Gestão de propostas no portal Funding & Tenders

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders, terá de proceder à sua autenticação, utilizando o botão Login (Iniciar sessão) do portal Funding & Tenders, no canto superior direito da página inicial (introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

Ver propostas

Na secção Manage my area (Gerir a minha área), à esquerda, o PCoCo/CoCo pode ver as suas propostas na secção My Submission(s) (As minhas propostas).

Existe também um campo de pesquisa à direita acima da lista de propostas.

Secção My Submission(s) (As minhas propostas)

Para cada proposta, o PCoCo/CoCo pode ver o número de referência do concurso, o número de identificação da proposta, a data da última ação realizada e o estado da apresentação da proposta (projeto, apresentada, retirada, suprimida), o prazo, o lote (se aplicável), o título do concurso e o tipo de concurso.

O menu Action (Ação) à direita de cada proposta (a menos que a proposta tenha sido suprimida) permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado da proposta.

Para as propostas na fase de projeto:

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu  da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar):  o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir):  o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.
  
  

Para as propostas apresentadas :

• View Receipt (Ver comprovativo de receção): é visualizado o comprovativo de receção.
• Withdraw (Retirar) (apenas disponível até ao fim do prazo para apresentação das propostas): indicar o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirmar, clicando no botão Withdraw (Retirar). Depois de retirar uma proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.
  
  

Para as propostas retiradas :

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.

Para as propostas suprimidas:

O menu Action (Ação) não está disponível para as propostas no estado Suprimido. Uma vez apagado um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo. 

Gestão de notificações no portal Funding & Tenders

As minhas notificações

O   PCoCo/CoCo pode aceder a esta página clicando no ícone da campainha no canto superior direito do ecrã depois de iniciar uma sessão no portal Funding & Tenders.

Nesta página, o PCoCo/CoCo pode encontrar as seguintes notificações:

• Submission Receipt (Comprovativo de apresentação de uma proposta)
• Withdrawal Receipt (Comprovativo de retirada de uma proposta)

No separador Preferences (Preferências), na secção Manage all notifications (Gerir todas as notificações), na parte inferior da lista de notificações, o PCoCo/CoCo pode escolher a frequência das notificações por correio eletrónico do portal Funding & Tenders. Independentemente da sua escolha, todas as suas notificações estão sempre disponíveis na secção My notifications (As minhas notificações).

Secção My Formal Notification(s) (As minhas notificações formais)

Esta secção, disponível em Manage My Area (Gerir a minha área), à esquerda, não é atualmente utilizada no âmbito dos procedimentos de adjudicação de contratos.