Como criar e apresentar a sua proposta no eSubmission

Qualquer operador económico pode apresentar uma proposta utilizando a ligação para o portal Funding & Tenders, indicada no anúncio do concurso.

Uma vez no portal Funding & Tenders, tem de clicar em Access submission (Aceder a apresentação de proposta): será reencaminhado para o portal eSubmission, desde que inicie sessão com a sua conta EU Login. 

Em primeiro lugar, deve ler e aceitar os termos e condições e confirmar que leu e compreendeu a declaração de confidencialidade do portal Funding & Tenders e a declaração de confidencialidade relativa à adjudicação e gestão de contratos.

No eSubmission, clique em Nova proposta para iniciar a apresentação de uma nova proposta ou em Retomar projeto para retomar um projeto de proposta iniciado anteriormente. Pode igualmente retomar o projeto a partir do portal Funding & Tenders (para mais informações, consulte a secção gestão de propostas no portal Funding & Tenders deste guia).

Navegação no sistema eSubmission

Quando começar a apresentação da sua proposta, verá uma linha de progresso no topo do ecrã. Esta linha mostra todas as etapas a percorrer antes de apresentar a proposta. Pode também ver em que etapa do processo se encontra.

Durante o processo de apresentação da proposta, pode consultar os documentos que carregou em qualquer momento clicando no botão Documentos da proposta à esquerda do ecrã.    

Formas de apresentação da proposta   

Quando cria uma nova proposta, tem de indicar:

• A modalidade de apresentação da proposta — Apresentação individual ou Apresentação conjunta
• Se a proposta envolve subcontratantes
• A língua em que a proposta será elaborada

Após ter feito a sua escolha, clique no botão Seguinte no fundo da página.

Partes

Nesta secção, deve identificar as organizações que participam na apresentação da proposta (participantes). Clique em Nova Parte e selecione o tipo de participante: participante principal (em caso de apresentação individual), responsável do grupo ou membro do grupo (no caso de uma apresentação conjunta) ou subcontratante (se for caso disso).

Todos os participantes, com exceção dos subcontratantes, devem ser identificados com um código de identificação do participante (PIC).  Utilize o campo Procurar organizações para verificar se uma entidade já possui um PIC (ou seja, se já está inscrita no Registo de Participantes). Existem duas opções de pesquisa:  As minhas organizações ou Outras organizações .

As minhas organizações:  clique no menu deslizante para visualizar a lista de organizações utilizadas pelo utilizador conectado em propostas anteriores ou para as quais lhe foi atribuída uma função (por exemplo, autorregistante, LEAR ou administrador de conta). Trata-se das mesmas organizações que os utilizadores podem ver no separador My organisations («As minhas organizações») no menu da esquerda no portal Funding & Tenders depois de iniciarem sessão com a sua conta EU Login.

Outras organizações: pode pesquisar as organizações registadas no Registo de Participantes introduzindo o nome da organização ou o respetivo PIC (código de identificação do participante).

Se a pesquisa não der resultados, a organização deve registar-se para obter um PIC. Após ter registado a sua organização, pode voltar ao eSubmission e selecionar o PIC acabado de criar utilizando uma das duas opções de pesquisa.

Verá aparecer os dados associados ao PIC no Registo de Participantes e ser-lhe-á pedido que faculte os seguintes dados/documentos obrigatórios:

• Para o participante principal ou responsável do grupo:
• Pessoa de contacto (nome e endereço de correio eletrónico)
• IBAN/Número de conta bancária
  Se a conta bancária tiver um código IBAN, deve assinalar a casa «IBAN» e o eSubmission verificará se a conta bancária correspondente ao IBAN é válida.

• Para todos os participantes: Declaração sob compromisso de honra (devidamente preenchida e assinada) na secção Anexos.

Na secção Pessoa de Contacto, o utilizador pode indicar-se a si próprio (o nome já está pré-preenchido) ou indicar outra pessoa como contacto para a apresentação da proposta. À pessoa de contacto é atribuída a função de principal coordenador de contacto (PCoCo) no portal Funding & Tenders e ao utilizador que apresenta a proposta (se diferente da pessoa de contacto) a função de coordenador de contacto (CoCo). 

Se o PCoCo não tiver uma conta EU Login, será automaticamente criada uma conta EU Login provisória a partir do endereço de correio eletrónico da pessoa de contacto e a pessoa em causa será convidada por correio eletrónico a completar o registo EU Login. O convite será enviado sob a forma de uma mensagem automática do sistema e não incluirá qualquer referência ao procedimento.

Na secção Anexos de cada participante, pode carregar os documentos do participante solicitados pela entidade adjudicante juntamente com a proposta. Consulte o caderno de encargos para saber que documentos devem ser incluídos para que participante no pedido de participação.

Clique em Concluído quando estiver pronto. 

Clique em Seguinte para passar à etapa seguinte.

Lotes

Num concurso com vários lotes, selecione o lote ou os lotes para os quais deseja apresentar uma proposta e clique depois no botão Seguinte.

Dados da proposta

Nesta secção, deve indicar o montante da sua proposta (apenas no caso do preço mais baixo e do método de adjudicação ao preço mais baixo; certifique-se de que utiliza o mesmo formato que no exemplo no ecrã) e/ou de que confirma se a proposta cumpre ou não os requisitos mínimos indicados nos documentos do concurso.

Se confirmar que a sua proposta não cumpre os requisitos mínimos, ser-lhe-á pedido que forneça uma explicação numa caixa de texto específica para o efeito. A confirmação da conformidade ou não e a explicação em caso de incumprimento serão refletidas no relatório de apresentação.

Depois de clicar no botão Guardar, pode carregar a proposta financeira, tal como, se exigido pela entidade adjudicante no caderno de encargos, a proposta técnica. Pode carregar mais do que um ficheiro como proposta técnica/financeira.

Se os dados relativos à proposta estiverem corretos e a proposta estiver completa, clique no botão Seguinte. O botão só estará ativo se todos os dados e documentos obrigatórios tiverem sido carregados.

Relatório de apresentação

O relatório de apresentação é gerado pelo sistema e faz parte do processo de apresentação da proposta. O relatório enumera todos os documentos incluídos na proposta.

O sistema eSubmission gera automaticamente o relatório de apresentação, que é adicionado à proposta. Pode consultar o relatório no ecrã ou descarregá-lo para o seu próprio arquivo (antes de apresentar a proposta). Não precisa de assinar nem de carregar o relatório assinado no eSubmission.

Se, após analisar o relatório, considerar que o dossiê está completo e que pode avançar com a apresentação da proposta, clique em Seguinte para prosseguir.

Apresentar a proposta

Quando estiver pronto para apresentar a proposta, clique em Enviar. O sistema apresentará uma mensagem de confirmação.

Clique em Sim para confirmar: deixa de ser possível alterar a proposta.

Chama-se a atenção para o facto de o sistema não permitir a apresentação propostas se o prazo para a receção das mesmas tiver expirado.

Quando falta menos de um dia para terminar o prazo, o eSubmission mostra as horas/minutos restantes. 

Será enviada uma notificação por correio eletrónico para o endereço eletrónico da pessoa de contacto indicada na proposta (PCoCo) e para o endereço eletrónico (se diferente) associado à conta EU Login utilizada para apresentar a proposta (CoCo). Esta notificação por correio eletrónico inclui uma ligação para o portal Funding & Tenders onde é possível encontrar o comprovativo de apresentação de proposta (Submission Receipt).

Note-se que os titulares do PIC utilizado na proposta serão informados.

Gestão de propostas no portal Funding & Tenders

Para aceder à sua área reservada no portal Funding & Tenders, terá de proceder à sua autenticação, utilizando o botão Sign in (Iniciar sessão) do portal Funding & Tenders, no canto superior direito da página inicial (introduza as suas credenciais EU Login: nome de utilizador e senha).

Ver propostas

Na secção My area (A minha área), à esquerda, o PCoCo/CoCo pode ver as suas propostas na secção Procurement centre /Submissions ) (Centro de aquisições/Propostas).

Existe também um campo de pesquisa à direita acima da lista de propostas.

Secção Submissions (Propostas) 

Para cada proposta, o PCoCo/CoCo pode ver o número de referência do concurso, o número de identificação da proposta, a data da última ação realizada e o estado da apresentação da proposta (projeto, apresentada, retirada, suprimida), o prazo, o lote (se aplicável), o título do concurso e o tipo de concurso.

O botão do menu (três pontos)  à direita de cada proposta (a menos que a proposta tenha sido suprimida) permite ao PCoCo/CoCo realizar diferentes ações em função do estado da proposta.

Para as propostas na fase de projeto:

• Edit (Editar): o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Pode agora editar a sua proposta no eSubmission.
• View (Visualizar):  o eSubmission abre a última página onde estava quando saiu da aplicação. Não é possível editar a proposta, uma vez que a está a visualizar em modo de leitura. 
• Delete (Suprimir): o projeto de proposta será suprimido do portal Funding & Tenders.
  
  

Para as propostas apresentadas:

• View Receipt (Ver comprovativo de apresentação): é visualizado o comprovativo de apresentação da proposta.
• Withdraw (Retirar) (apenas disponível até ao fim do prazo para apresentação das propostas): indicar o motivo pelo qual pretende retirar a proposta e confirmar, clicando no botão Withdraw (Retirar). Depois de retirar uma proposta, deixa de a poder visualizar, editar ou apresentar novamente.
  
  

Para as propostas retiradas:

• View Withdrawal Receipt (Ver comprovativo de retirada): é visualizado o comprovativo de retirada.
  
  

Para as propostas suprimidas:

Não existem ações disponíveis para as propostas no estado suprimido. Uma vez apagado um projeto de proposta, o proponente não pode recuperá-lo.