Stručný návod pre dvojfázové postupy verejného obstarávania – 2. fáza

(užšie súťaže, súťažné konania s rokovaním, súťažné dialógy, inovatívne partnerstvá a súťaže návrhov)

Stručné príručky boli zrevidované tak, aby zahŕňali najnovšie prvky a funkcie v rámci pracovného postupu. Táto aktualizovaná verzia je v súčasnosti k dispozícii len v angličtine. Čoskoro budú k dispozícii preklady do všetkých jazykov EÚ.

Začíname

Tento stručný návod sa týka iba druhej fázy dvojfázových postupov verejného obstarávania. V tejto fáze môžu ponuku predložiť len vyzvaní záujemcovia, ktorí v prvej fáze splnili kritériá vylúčenia a podmienky účasti. Stručné návody pre prvú fázu dvojfázových postupov verejného obstarávania, ako aj návody pre iné postupy verejného obstarávania, sú k dispozícii na portáli Funding & Tenders (ďalej len portál financovania a ponúk) v sekcii venovanej elektronickému zadávaniu verejných zákaziek (eProcurement wiki).

Ako hospodársky subjekt môžete:

• vložiť svoju odpoveď na výzvu inštitúcie, orgánu, úradu alebo agentúry EÚ,

• predkladať ponuky zabezpečeným spôsobom,

• zobraziť alebo dokončiť uložený návrh ponuky,

• vymazať návrh ponuky,

• získať doklad o predložení (potvrdenie o predložení),

• stiahnuť ponuku pred uplynutím lehoty na prijatie ponúk a

• získať doklad o stiahnutí (potvrdenie o stiahnutí).

Prečítajte si systémové požiadavky.

Nájdete ich na úvodnej stránke aplikácie eSubmission a na stránke Zmluvné strany v časti s prílohami.

Ako získať technickú pomoc?

Ak potrebujete pomoc, náš podporný tím je vám k dispozícii od 8.00 do 20.00 hod. SEČ/SELČ (bruselského času).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 (0) 22971063

 Náš podporný tím komunikuje len v angličtine.

Správa výziev a podaní na portáli financovania a ponúk

Portál financovania a ponúk je jednotné miesto vstupu (jednotná oblasť výmeny elektronických údajov) pre účastníkov a expertov v rámci programov financovania a verejných súťaží riadených Európskou komisiou a inými inštitúciami, úradmi, orgánmi a agentúrami EÚ.

Ak vaša žiadosť o účasť úspešne prešla prvou fázou postupu obstarávania, dostanete z portálu financovania a ponúk notifikáciu s výzvou na účasť na ďalšej fáze postupu.

Notifikácia sa odošle:

• na e-mailovú adresu kontaktnej osoby uvedenej pri predkladaní žiadosti o účasť [hlavného koordinátora, (PCoCo)],
• na e-mailovú adresu (ak je odlišná) prepojenú s účtom EU Login použitým na predloženie žiadosti o účasť [koordinátora (CoCo)];
• na e-mailovú adresu ktoréhokoľvek ďalšieho koordinátora (koordinátorov) (CoCo) pridaného pomocou tlačidla „Správa úloh“ (Manage roles) pri predkladaní žiadosti o účasť.

Ak chcete vstúpiť so vašej súkromnej zóny na portáli financovania a ponúk, musíte sa prihlásiť kliknutím na tlačidlo Prihlásiť sa (Sign in) vľavo hore na domovskej stránke portálu financovania a ponúk (zadajte vaše prihlasovacie meno a heslo do služby EU Login).

V súkromnej zóne portálu financovania a ponúk môžete:

• zobraziť výzvy na predkladanie ponúk,
• potvrdiť prijatie výzvy,
• získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom 
• získať prístup k otázkam a odpovediam s obmedzeným prístupom, 
• vytvárať a odosielať otázky pre druhú fázu postupu obstarávania 
• začať predkladať novú ponuku v reakcii na výzvu,
• zobraziť, upraviť alebo vymazať návrhy podaní (ponúk),
• stiahnuť predložené ponuky,
• získať prístup k potvrdeniam o predložení/stiahnutí ponuky (k dokladom o predložení/stiahnutí ponuky),
• spravovať úlohy.

Zobrazenie výziev

V navigačnom menu na ľavej strane v časti Moje výzvy [My Invitation(s)] nájde hlavný koordinátor/koordinátor výzvu(-y) na účasť na druhej fáze. Napravo, nad zoznamom výziev, je k dispozícii aj pole na vyhľadávanie.

Kliknite na odkaz „Zobraziť podrobnosti“ (See details) na:

• zobrazenie podrobností o postupe obstarávania.
  V časti „Všeobecné informácie“ si môžete pozrieť informácie týkajúce sa postupu obstarávania.

• získať prístup k súťažným podkladom s obmedzeným prístupom .

V časti „Dokumenty s obmedzeným prístupom“ (Restricted documents) si vyzvaní uchádzači môžu zobraziť dokumenty týkajúce sa druhej fázy postupu obstarávania. Ak verejný obstarávateľ uverejnil novú verziu dokumentu, budete môcť zobraziť všetky verzie dokumentu. Na obrazovke je k dispozícii najnovšia verzia. Ak chcete zobraziť staršiu verziu, kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte verziu, ktorú chcete zobraziť.

Ak je dokument k dispozícii v inom jazyku, budete môcť zobraziť aj preklad.

•   Prístup k otázkam a odpovediam s obmedzeným prístupom .

V tejto časti môžete položiť otázku týkajúcu sa druhej fázy postupu obstarávania. Ak verejný obstarávateľ odpovie súkromne, odpoveď sa zobrazí v časti „Moje otázky a odpovede“(My Q&A). 
Ak sa odpoveď poskytne všetkým uchádzačom vyzvaným na účasť v druhej fáze, zobrazí sa v časti „Otázky a odpovede s obmedzeným prístupom“ (Restricted Q&A).

Viac informácií nájdete v časti Ako vytvoriť a odoslať otázku na portáli financovania a ponúk.

Časť Moje výzvy [My Invitation(s)]

Pre každú výzvu môže hlavný koordinátor/koordinátor vidieť referenčné číslo postupu obstarávania, stav výzvy (prijatá, potvrdená), termín, časť (v príslušných prípadoch), názov postupu obstarávania, typ a fázu postupu obstarávania.

Menu Úkony (Action) pri výzve/podaní umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu výzvy/podania.

Výzvy so stavom Prijaté (Received): 

• Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt): kliknutím na túto položku potvrdíte, že ste prijali výzvu na predloženie ponuky.
• Spravovať úlohy (Manage Roles):  budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojim výzvam (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú v rámci vašich výziev môcť vykonávať uvedené úkony).

Výzvy so stavom Potvrdené (Acknowledged):

• Začať s predložením novej ponuky (Start New Submission): kliknutím na túto položku predložíte novú ponuku.
• Spravovať úlohy (Manage Roles):  budete si môcť prezrieť a spravovať prístup k svojim výzvam (teda pridávať/odstraňovať osoby, ktoré budú v rámci vašich výziev môcť vykonávať uvedené úkony).

Ponuky v reakcii na výzvu si môžete prezrieť a spravovať po kliknutí na odkaz Submission(s) (Podania). 
Menu Úkony (Action) na pravej strane od každého podania (ak podanie nebolo vymazané) umožňuje hlavnému koordinátorovi/koordinátorovi vykonať rôzne úkony v závislosti od stavu podania.

Podania so stavom Návrh (Draft):

• • • Upraviť (Edit): otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie teraz môžete upravovať v aplikácii eSubmission.
    • Zobraziť (View):  otvorí sa aplikácia eSubmission na stránke, na ktorej ste boli, keď ste z aplikácie odchádzali. Podanie nemožno upravovať, pretože je zobrazené v režime určenom len na čítanie. 
    • Vymazať (Delete):  návrh podania sa z portálu financovania a ponúk vymaže.

Podania so stavom Predložené (Submitted):

• • • Zobraziť potvrdenie (View Receipt): zobrazí sa potvrdenie o predložení.
    • Stiahnuť (Withdraw) (k dispozícii len pred skončením lehoty na predloženie):  uveďte dôvod, prečo chcete podanie stiahnuť, a potvrďte kliknutím na tlačidlo Stiahnuť (Withdraw). Podanie po stiahnutí už nemôžete prezerať, upravovať ani opätovne predložiť.

Podania so stavom Stiahnuté (Withdrawn):

• • • Zobraziť potvrdenie o stiahnutí (View Withdrawal Receipt): zobrazí sa potvrdenie o stiahnutí.

Podania so stavom Vymazané (Deleted):
V prípade podaní so stavom Vymazané (Deleted) nie je k dispozícii menu Úkony (Action). Po vymazaní návrhu podania ho uchádzač nemôže obnoviť. 

Ako pripraviť ponuku v aplikácii eSubmission 

Aby mohol hlavný koordinátor/koordinátor predložiť ponuku, musí najprv potvrdiť prijatie výzvy na predkladanie ponúk:

• Na portáli financovania a ponúk v časti Moje výzvy (My invitations) vyhľadajte príslušný postup obstarávania. My Invitation(s) section

• V menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na tlačidlo Potvrdiť prijatie (Acknowledge Receipt), čím potvrdíte, že ste výzvu prijali. Stav výzvy sa zmení na Potvrdené (Acknowledged).
  
  

Po potvrdení prijatia výzvy bude hlavný koordinátor/koordinátor automaticky presmerovaný do aplikácie eSubmission,   kde možno začať s predkladaním ponuky kliknutím na položku Nové predloženie ponuky (New submission). 

Ak chcete proces predkladania ponuky začať neskôr:

• Prihláste sa do portálu financovania a ponúk pomocou účtu EU Loginosoby označenej ako kontaktná osoba ( hlavný koordinátor ) v žiadosti o účasť alebo, ak je odlišný, pomocou účtu EU Login použitého na predloženie žiadosti o účasť ( koordinátor ) alebo ktoréhokoľvek ďalšieho hlavného koordinátora/koordinátora s povolením využívať funkciu „Správa úloh“ (Manage roles) na portáli financovania a ponúk [viac informácií nájdete v časti Správa úloh (Manage roles) na portáli financovania a ponúk  v tomto návode].

• Prejdite do časti Moje výzvy (My Invitations) a vyhľadajte postup obstarávania.

• v menu Úkony (Action) daného postupu obstarávania kliknite na možnosť Začať s predložením novej ponuky (Start new submission). Potom budete presmerovaní do aplikácie eSubmission.
  

V aplikácii eSubmission kliknite na tlačidlo Nové predloženie ponuky (New submission), čím začnete s vypracovaním novej ponuky, alebo na tlačidlo Vrátiť sa k návrhu (Resume draft), čím sa vrátite k návrhu ponuky, ktorú ste začali pripravovať už skôr. K návrhu sa môžete vrátiť aj cez portál financovania a ponúk [viac informácií nájdete v časti Správa podaní (Manage submissions) na portáli financovania a ponúk v tomto návode].

Orientácia v aplikácii eSubmission

Keď začnete vypracúvať ponuku, v hornej časti obrazovky sa zobrazí čiara, ktorá znázorňuje, v akej fáze postupu sa nachádzate. Táto čiara ukazuje všetky kroky, ktoré musíte pred predložením ponuky vykonať. Vďaka nej takisto vidíte, v ktorom kroku sa momentálne nachádzate.

Nahraté podklady si môžete kedykoľvek v procese podania zobraziť kliknutím na tlačidlo Dokumenty k predloženiu ponuky na ľavej strane obrazovky.

Zmluvné strany

V tomto kroku sa dá upraviť iba položka Kontaktná osoba.

Používateľ, ktorý začína proces predkladania ponuky, môže uviesť ako kontaktnú osobu samého seba (meno je už vopred vyplnené) alebo inú osobu. Ak táto iná osoba nemá konto EU Login, automaticky sa vytvorí dočasné konto EU Login na základe e-mailovej adresy kontaktnej osoby, a táto osoba sa e-mailom vyzve na dokončenie registrácie EU Login. Výzva bude mať podobu automatickej systémovej správy bez odkazu na verejné obstarávanie.

Kontaktnej osobe bude na portáli financovania a ponúk priradená úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) a používateľovi predkladajúcemu ponuku (ak sa líši od kontaktnej osoby) úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo). 

Kliknutím na tlačidlo Ďalej prejdite na ďalší krok.

Údaje o ponuke

V tejto časti musíte zadať hodnotu vašej ponuky (iba v prípade kritéria pridelenia zákazky na základe najnižších nákladov alebo najnižšej ceny – použite ten istý formát ako v príklade na obrazovke) a/alebo potvrdiť, či vaša ponuka spĺňa alebo nespĺňa minimálne požiadavky uvedené v súťažných podkladoch.

Ak potvrdíte, že vaša ponuka nespĺňa minimálne požiadavky, zobrazí sa výzva, aby ste poskytli vysvetlenie vo vyhradenom textovom poli. Potvrdenie splnenia alebo nesplnenia požiadaviek a vysvetlenie v prípade nesplnenia sa premietne do správy o predložení ponuky.

Po kliknutí na tlačidlo Uložiť môžete nahrať finančnú ponuku, a ak to vyžaduje verejný obstarávateľ v špecifikáciách obstarávania, aj technickú ponuku. V rámci technickej/finančnej ponuky môžete nahrať viac súborov. 

Ak sú všetky údaje o ponuke správne a podanie je úplné, kliknite na tlačidlo Ďalej. Tlačidlo bude aktívne len vtedy, ak boli poskytnuté všetky povinné údaje a podklady.

Správa o predložení ponuky

Systém vygeneruje správu o predložení ponuky, ktorá tvorí súčasť podania. V správe sa uvádzajú všetky dokumenty, ktoré sú súčasťou podania.

Aplikácia eSubmission správu o predložení ponuky automaticky vygeneruje a pridá ju k vášmu podaniu. Pred predložením ponuky si správu o predložení ponuky môžete pozrieť na obrazovke alebo si ju stiahnuť na účely archivácie. Správu netreba podpísať a podpísanú potom nahrávať do aplikácie eSubmission.

Ak po zobrazení správy o predložení ponuky považujete podanie za úplné a pripravené na predloženie, kliknite na tlačidlo Ďalej.

Predloženie ponuky

Ak ste pripravený(-á) predložiť ponuku, kliknite na tlačidlo Odoslať. V systéme sa zobrazí potvrdzujúca správa.

Kliknite na možnosť Áno, ak chcete podanie potvrdiť – potom už nebude možné toto podanie meniť.

Upozorňujeme, že systém vám neumožní podanie odoslať, ak vypršala lehota na predloženie podaní.

E-mailová notifikácia bude zaslaná na e-mailovú adresu spojenú s účtom EU Login hlavného koordinátora (PCoCo) a všetkých koordinátorov (CoCo), ktorí sú uvedení v prípade danej ponuky. Bude obsahovať odkaz na portál financovania a ponúk, na ktorom môžete nájsť potvrdenie o predložení ponuky. 

Správa úloh (Manage roles) na portáli financovania a ponúk

Kontaktnej osobe uvedenej v žiadosti o účasť (prvá fáza) v aplikácii eSubmission sa priradí úloha hlavného koordinátora (Primary Coordinator Contact, PCoCo) výzvy na portáli financovania a ponúk. Používateľovi predkladajúcemu žiadosť (ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v žiadosti) sa priradí úloha koordinátora (Coordinator Contact, CoCo) predloženia žiadosti a výzvy, ak úlohu neodstránil hlavný/iný koordinátor predloženia žiadosti medzi tým ako verejný obstarávateľ otvoril žiadosti a doručením výzvy na účasť na druhej fáze.

Podobne, kontaktnej osobe uvedenej v ponuke (druhá fáza) v aplikácii eSubmission sa pri predkladaní ponuky priradí úloha hlavného koordinátora (PCoCo). Hlavnému koordinátorovi výzvy a používateľovi predkladajúcemu ponuku, ak sa líši od kontaktnej osoby uvedenej v ponuke, sa priradí úloha koordinátora predloženia ponuky.

Ďalších koordinátorov predloženia žiadosti, výzvy a predloženia ponuky možno pridať alebo odstrániť kliknutím na tlačidlo Správa úloh (Manage Roles) (pozri ďalej).

Upozorňujeme, že každá výzva alebo predloženie môže mať len jedného hlavného koordinátora.

Hlavného koordinátora predloženia žiadosti (prvá fáza) alebo predloženia ponuky (druhá fáza) nemožno nahradiť ani odstrániť.

Hlavného koordinátora výzvy môžu nahradiť (nemožno ho odstrániť) len tieto osoby:

•     LEAR (splnomocnený zástupca právneho subjektu)/správca účtu (ak boli vymenovaní za vašu organizáciu, pozri tu);
•     súčasný hlavný koordinátor (po nahradení už tento hlavný koordinátor nemá prístup k výzve);
  
•     ktorýkoľvek koordinátor výzvy.

Ak chcete pridať/odstrániť úlohy predloženia alebo výzvy, postupujte podľa týchto krokov:

1.	V rozbaľovacom menu Úkony (Action) napravo od predloženia žiadosti o účasť alebo výzvy kliknite na možnosť Správa úloh (Manage Roles).
2.	Kliknite na tlačidlo Upraviť úlohy (Edit Roles).
3.	Ak chcete zmeniť hlavného koordinátora výzvy alebo pridať ďalšieho koordinátora predloženia alebo výzvy, kliknite na tlačidlo Pridať úlohy (Add Roles).
4.	Doplňte údaje o osobe, ktorá nahrádza súčasného hlavného koordinátora alebo ktorú pridávate ako ďalšieho koordinátora, a kliknite na tlačidlo Uložiť (Save).  Ak sa hlavný koordinátor výzvy nahradí, osoba, ktorá vymenuje nového hlavného koordinátora, dostane po kliknutí na tlačidlo Uložiť (Save) potvrdzovaciu správu.  Keď sa vymenuje nový hlavný koordinátor výzvy, úlohy a práva predchádzajúceho hlavného koordinátora sa zrušia (predchádzajúci hlavný koordinátor stráca prístup) a okamžite sa pridelia novému hlavnému koordinátorovi. Z portálu financovania a ponúk sa odošlú automatické notifikácie novému hlavnému koordinátorovi, predchádzajúcemu hlavnému koordinátorovi a všetkým koordinátorom výzvy, ktorej hlavný koordinátor bol nahradený.
5.	Ak chcete vymazať koordinátora, kliknite na ikonu koša vedľa jeho mena. Hlavného koordinátora výzvy nemožno vymazať, len nahradiť.

Ďalšie kolo (kolá) presúťažné konania s rokovaním a inovatívne partnerstvá

Táto časť sa uplatňuje: len na súťažné konania s rokovaním a inovatívne partnerstvá s viac ako jedným kolom rokovaní v druhom fáze.

Ak sa verejný obstarávateľ rozhodne vyzvať vás na predloženie revidovanej ponuky cez aplikáciu eSubmission, hlavný koordinátor/koordinátor dostane notifikáciu z portálu financovania a ponúk.

Na predloženie revidovanej ponuky potrebuje hlavný koordinátor/koordinátor  potvrdiť prijatie výzvy. Po potvrdení prijatia výzvy bude hlavný koordinátor/koordinátor automaticky presmerovaný do aplikácie eSubmission, v ktorej možno začať s predkladaním revidovanej ponuky kliknutím na položku Nové predloženie ponuky. Ak sa chcete dozvedieť, ako predložiť revidovanú ponuku v ďalšom kole (kolách), pozrite sa do Stručného návodu pre rokovacie konania – druhé kolo/ďalšie (kolá). 

Správa notifikácií na portáli financovania a ponúk

Moje notifikácie (My notifications)

Po prihlásení do portálu financovania a ponúk sa hlavný koordinátor/koordinátor na túto stránku dostane kliknutím na ikonu zvončeka v pravej hornej časti obrazovky.

Na tejto stránke nájde hlavný koordinátor/koordinátor tieto notifikácie:

• potvrdenie o predložení (doklad o predložení ponuky),
• potvrdenie o stiahnutí (doklad o stiahnutí ponuky).

Na karte Nastavenia (Preferences) po kliknutí na tlačidlo Spravovať všetky notifikácie (Manage all notifications) (v spodnej časti zoznamu notifikácií) si môže hlavný koordinátor/koordinátor vybrať frekvenciu e-mailových notifikácií z portálu financovania a ponúk. Bez ohľadu na vami zvolenú možnosť nájdete všetky notifikácie v časti Moje notifikácie (My notifications).

Moje formálne notifikácie [My Formal Notification(s)]

Táto časť dostupná v menu Moja zóna (Manage My Area) naľavo sa momentálne pri postupoch verejného obstarávania nepoužíva.