Snabbguide för upphandlingsförfaranden i två steg – steg 2

(selektiva förfaranden, förhandlade förfaranden under konkurrens, konkurrenspräglade dialoger, innovationspartnerskap och projekttävlingar)

Snabbguiderna har reviderats för att inkludera de senaste funktionerna och funktionerna i arbetsflödet. Denna uppdaterade version finns för närvarande endast tillgänglig på engelska. Översättningar till alla EU-språk kommer snart att finnas tillgängliga.

Kom igång

Den här snabbguiden gäller enbart det andra steget i ett förfarande i två steg. I det här steget får bara de som bjuds in och som godkändes enligt uteslutnings- och urvalskriterierna i steg 1 lämna in ett anbud. Du hittar snabbguiden för det första steget i ett förfarande i två steg och guider för andra upphandlingsförfaranden på finansierings- och anbudsportalens wiki för e-upphandling.

Som ekonomisk aktör kan du

• registrera ditt svar på ett förfarande som utlysts av någon av EU:s institutioner, organ eller byråer

• lämna in ditt svar på ett säkert sätt

• se eller fortsätta att arbeta på ett sparat utkast

• radera ett utkast

• få ett inlämningsbevis (Submission Receipt)

• dra tillbaka ett inlämnat anbud innan tidsfristen löpt ut

• få ett bevis på ett tillbakadraget anbud (Withdrawal Receipt).

Glöm inte att läsa systemkraven.

Du hittar dem på eSubmissions startsida och i sektionen med bilagor på sidorna för Medlemmar.

Kan jag få teknisk hjälp?

Om du behöver hjälp kan du kontakta vårt supportteam mellan kl. 08:00 och 20:00 (centraleuropeisk tid).

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

Tfn +32 (0)2 297 10 63

 Supportteamet kan enbart hjälpa dig på engelska.

Hur du hanterar inbjudningar, ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen

Finansierings- och anbudsportalen är den gemensamma kontaktpunkten för elektroniskt datautbyte (Single Electronic Data Interchange Area) för deltagare i och experter på finansieringsprogram och upphandlingar som sköts av EU-kommissionen och andra EU-institutioner, EU-byråer och EU-organ.

Om din ansökan om att få delta godkänns i förfarandets första steg får du ett meddelande från portalen som inbjuder dig att delta i nästa steg i förfarandet.

Meddelandet skickas till

• e-postadressen för den kontaktperson som uppgavs i ansökan om att få delta (den primära samordningskontakten, PCoCo)
• e-postadressen som är kopplad till det EU Login-konto som användes för att skicka in ansökan om att få delta (samordningskontakten, CoCo)
• e-postadressen till eventuella andra samordningskontakter (CoCo) som har lagts till med hjälp av knappen ”Manage roles” vid ansökan om att få delta.

För att logga in i din privata del av finansierings- och anbudsportalen måste du autentisera dig genom att klicka på inloggningsknappen i övre högra hörnet på startsidan (ange ditt användarnamn och lösenord till EU Login).

I din privata del i finansierings- och anbudsportalen kan du

• se dina inbjudningar att få lämna anbud
• bekräfta att du har tagit emot en inbjudan
• få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten 
• få tillgång till särskilda frågor och svar 
• skapa och skicka in frågor om steg 2 i förfarandet 
• börja sammanställa ett anbud som svar på en inbjudan
• se, redigera eller radera utkast till anbud
• dra tillbaka inlämnade anbud
• få tillgång till dina bevis på inlämning/tillbakadragande (bevis på att ett anbud har lämnats in eller dragits tillbaka)
• hantera roller.

View Invitation(s) (Se inbjudningar)

I navigeringsmenyn till vänster kan du som är primär samordningskontakt/samordningskontakt hitta inbjudningar till att delta i steg 2 i sektionen My invitation(s). Det finns ett sökfält till höger ovanför listan med inbjudningarna.

Klicka på ”See details” för att

• visa uppgifter om förfarandet.
  I sektionen med allmän information kan du läsa mer om förfarandet.

• Få tillgång till de begränsade upphandlingsdokumenten .

I sektionen ”Restricted documents” kan inbjudna sökande se dokumenten för steg 2 i förfarandet. Om den upphandlande myndigheten har offentliggjort en ny version av dokumentet kan du se alla versioner av dokumentet. Den senaste versionen finns på skärmen. Om du vill se en äldre version kan du välja den i rullgardinsmenyn.

Om dokumentet finns på ett annat språk kommer du också att kunna se det översatta dokumentet.

•   Få tillgång till särskilda frågor och svar.

I den här sektionen kan du ställa frågor om steg 2 i förfarandet. Om den upphandlande myndigheten svarar privat visas det i sektionen ”My Q&A”. 
Om svaret ges till alla sökande som kallas till steg 2 visas det i sektionen ”Restricted Q&A”.

Mer information finns i hjälpavsnittet om hur man skapar och skickar in en fråga på finansierings- och anbudsportalen.

Sektionen My Invitation(s)

För varje inbjudan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten se förfarandets referensnummer, inbjudningens status (mottagen/bekräftad), sista anbudsdatum, delen (om relevant), titeln på förfarandet, typ av förfarande och steg.

I menyn Action (Åtgärd) för varje inbjudan/anbud kan PCoCo/CoCo vidta olika åtgärder beroende på status.

För inbjudningar med status Received (Mottagen): 

• Acknowledge Receipt (Mottagningsbevis): klicka här för att bekräfta att du har tagit emot inbjudan att få lämna in anbud.
• Manage Roles (Hantera roller):  här kan du se och hantera tillgången till inbjudningarna (lägga till och ta bort personer som ska kunna utföra de åtgärder som beskrivs här i fråga om inbjudningarna).

För inbjudningar med status Acknowledged (Bekräftad):

• Start New Submission (Starta ett nytt anbud): klicka här för att börja sammanställa och lämna in ett anbud.
• Manage Roles (Hantera roller):  här kan du se och hantera tillgången till inbjudningarna (lägga till och ta bort personer som ska kunna utföra de åtgärder som beskrivs här i fråga om inbjudningarna).

För att se och hantera anbuden för en inbjudan klickar du på länken Submission(s). 
I menyn Action (Åtgärd) till höger om varje anbud (om det inte har raderats) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten göra olika åtgärder beroende på status.

För anbud med statusen Draft (Utkast):

• • • Edit (Redigera): eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Du kan nu redigera ditt anbud i eSubmission.
    • View (Visa):  eSubmission öppnar den skärmbild där du befann dig när du lämnade applikationen. Det går inte att redigera anbudet eftersom det visas i skrivskyddat läge. 
    • Delete (Radera):  utkastet till anbud raderas i finansierings- och anbudsportalen.

För anbud med status Submitted (Inlämnat):

• • • View Receipt: inlämningsbeviset visas.
    • Withdraw (Dra tillbaka) (endast tillgängligt före sista anbudsdagen):  ange skälet till att du vill dra tillbaka anbudet och bekräfta genom att klicka på knappen Withdraw. När du har dragit tillbaka ett anbud kan du inte se, redigera eller lämna in det på nytt.

För anbud med status Withdrawn (Tillbakadraget):

• • • View Withdrawal Receipt: beviset på tillbakadragandet visas.

För anbud med status Deleted (Raderat):
Åtgärdsmenyn är inte tillgänglig för anbud med status Deleted. När ett anbudsutkast har raderats går det inte längre att få tillbaka det. 

Hur du ställer samman ditt anbud i eSubmission 

För att kunna lämna in ett anbud måste den primära samordningskontakten/samordningskontakten först bekräfta att inbjudan att lämna anbud har tagits emot:

• Du hittar förfarandet i ”My Invitations” i finansierings- och anbudsportalen.

• I förfarandets meny Action klickar du på Acknowledge Receipt för att bekräfta att inbjudan har tagits emot. Då får inbjudan status Acknowledged.
  
  

Efter att ha bekräftat mottagandet skickas den primära samordningskontakten/samordningskontakten automatiskt till eSubmission, där de kan börja sammanställa ett anbud genom att klicka på Nytt anbud.    

Om du vill börja arbeta med anbudet senare kan du

• logga in på finansierings- och anbudsportalen med EU Login-kontot för den person som är kontaktperson ( PCoCo ) i ansökan om att få delta eller EU Login-kontot för den person som skickade in ansökan om att få delta ( CoCo ) eller någon annan samordningskontakt som godkänts via funktionen ”Manage roles” i finansierings- och anbudsportalen ( läs mer i sektionen Hantera roller i finansierings- och anbudsportalen  i den här guiden).

• gå till ”My Invitations” och hitta rätt förfarande

• klicka på Start new submission i menyn Action – då skickas du till eSubmission.
  

I eSubmission klickar du på Nytt anbud för att starta ett nytt anbud eller Ändra ett utkast för att fortsätta att arbeta med ett anbud du hade börjat på tidigare. Du kan också hämta utkastet i finansierings- och anbudsportalen (läs mer i sektionen om hur du hanterar ansökningar och anbud i finansierings- och anbudsportalen i den här guiden).

Navigera i eSubmission

När du börjar ställa samman ditt anbud visas en linje överst på sidan med alla steg som du måste gå igenom innan du kan lämna in anbudet. Du ser också var du befinner dig i processen.

Du kan när som helst under inlämningsprocessen kontrollera vilka handlingar som laddats upp genom att klicka på Dokument i anbudet till vänster på skärmen.

Medlemmar

I nästa steg går det bara att ändra sektionen Kontaktperson .

Den användare som börjar sammanställa anbudet kan uppge sig själv som kontaktperson (namnet är redan ifyllt) eller någon annan. Om den andra personen saknar EU Login-konto skapas automatiskt ett tillfälligt EU Login-konto baserat på kontaktpersonens e-postadress, och personen bjuds in via e-post att skapa ett EU Login-konto. Inbjudan kommer i form av ett automatiskt systemmeddelande utan hänvisning till förfarandet.

Kontaktpersonen får rollen som primär samordningskontakt (Primary Coordinator Contact, PCoCo ) i finansierings- och anbudsportalen och den som lämnar in anbudet (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt ( Coordinator Contact, CoCo) ). 

Klicka på Nästa för att gå vidare till nästa steg.

Anbudsdata

I den här sektionen uppger du beloppet på ditt anbud ( endast vid tilldelningsmetoderna lägsta anbud eller lägsta pris – se till att du använder samma format som i exemplet på skärmen). Du ska också bekräfta att ditt anbud uppfyller minimikraven i upphandlingsdokumentationen.

Om du anger att ditt anbud inte uppfyller minimikraven kommer du att uppmanas att ange en förklaring i en särskild textruta. Din bekräftelse på att kraven är uppfyllda, och förklaringen i de fall då kraven inte är det, kommer att framgå av anbudsrapporten.

Efter att du har klickat på Spara-knappen kan du ladda upp det ekonomiska anbudet och, om den upphandlande myndigheten kräver det enligt anbudshandlingarna, det tekniska anbudet. Du kan ladda upp flera filer som tekniska/ekonomiska anbud. 

När du anser att anbudsdata är korrekta och anbudet fullständigt klickar du på Nästa. Den knappen är endast aktiv om alla obligatoriska data har uppgetts och alla handlingar laddats upp.

Anbudsrapport

Anbudsrapporten genereras av systemet och utgör en del av ditt anbud. I anbudsrapporten förtecknas alla bifogade handlingar.

eSubmission genererar automatiskt anbudsrapporten och bifogar den till ditt anbud. Innan du lämnar in ditt anbud kan du läsa anbudsrapporten på skärmen eller ladda ned den om du vill spara den. Du behöver inte underteckna och ladda upp den undertecknade rapporten i eSubmission.

Efter att ha tittat på anbudsrapporten och bestämt att anbudet är komplett och klart att lämna in, klickar du på Nästa för att fortsätta.

Lämna in ditt anbud

När du är redo att lämna in ditt anbud klickar du på Skicka . Systemet visar då ett meddelande där du ska bekräfta inlämningen.

Klicka Ja om du vill lämna in anbudet – då kan du inte längre ändra det.

Observera att det inte går att lämna in anbudet om tidsfristen för att lämna anbud har löpt ut.

Ett meddelande kommer att skickas till den e-postadress som är kopplad till EU Login-kontot för den primära samordningskontakten ( PCoCo ) och anbudets samtliga samordningskontakter ( CoCo ). I meddelandet finns en länk till finansierings- och anbudsportalen där inlämningsbeviset finns. 

Hantera roller i finansierings- och anbudsportalen

Den kontaktperson som anges i ansökan om att få delta (steg 1) i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt ( PCoCo) för inbjudan i finansierings- och anbudsportalen. Den som lämnar in ansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (CoCo) för ansökan om att få delta och inbjudan, om inte den som är primär samordningskontakt/annan samordningskontakt för ansökan om att få delta har raderat rollen under perioden mellan den upphandlande myndighetens öppnande av ansökningarna och mottagandet av inbjudan till steg 2.

Den kontaktperson som har uppgetts i anbudet (steg 2) i eSubmission får rollen som primär samordningskontakt (PCoCo) för inlämnandet av anbudet . Kontaktpersonen för inbjudan och den som lämnar in ansökan (om det är någon annan än kontaktpersonen) får rollen som samordningskontakt (CoCo) för inlämnandet av anbudet.

Ytterligare samordningskontakter för ansökan, inbjudan respektive anbudet kan läggas till eller tas bort via knappen Manage Roles (Hantera roller) (se nedan).

Observera att det endast får finnas en primär samordningskontakt per inbjudan eller anbud.

Den primära samordningskontakt som ansvarar för inlämningen av ansökan (steg 1) eller anbudet (steg 2) kan inte ersättas eller tas bort.

Den primära samordningskontakten för en inbjudan kan bara ersättas (inte tas bort) av

•     Lear-ombudet/kontoadministratören (om relevant för din organisation, läs mer här)
•     den nuvarande primära samordningskontakten (som efter att ha ersatts inte längre har åtkomst till inbjudan)
  
•     andra samordningskontakter för inbjudan.

För att lägga till/ta bort roller i ett anbud eller inbjudan följer du stegen nedan:

1	Under Action (Åtgärd) till höger om anbudet eller inbjudan klickar du på alternativet Manage Roles (Hantera roller).
2	Klicka på knappen Edit Roles (Redigera roller).
3	För att ändra den primära samordningskontakten eller lägga till ytterligare en samordningskontakt klickar du på Add Roles (Lägg till roller).
4	Skriv in uppgifterna om den person som ska ersätta den nuvarande primära samordningskontakten eller läggas till som ytterligare samordningskontakt och klicka på Save (Spara).  Om den primära samordningskontakten ersätts för en inbjudan kommer ersättaren att få en bekräftelse efter att ha klickat på Spara.  När en ny primär samordningskontakt anges för en inbjudan övergår rollen och rättigheterna genast till den nya. Den tidigare primära samordningskontakten förlorar åtkomsten och får sin roll och sina rättigheter indragna. Finansierings- och anbudsportalen skickar automatiska meddelanden till både den nya och den tidigare primära samordningskontakten, samt till alla samordningskontakter för den aktuella inbjudan.
5	För att radera en samordningskontakt klickar du på raderingsikonen bredvid namnet. Den primära samordningskontakten för en inbjudan kan inte raderas, bara ersättas.

Efterföljande rundor vid förhandlat förfarande under konkurrens och innovationspartnerskap

Den här sektionen gäller bara förhandlade förfaranden under konkurrens och innovationspartnerskap med fler än en förhandlingsrunda i steg 2.

Om den upphandlande myndigheten beslutar sig för att bjuda in dig att lämna in ett reviderat anbud via eSubmission får den primära samordningskontakten/samordningskontakten ett meddelande från finansierings- och anbudsportalen.

För att lämna in ett reviderat anbud måste den primära samordningskontakten/samordningskontakten bekräfta att inbjudan har tagits emot. Efter att ha bekräftat inbjudan skickas den primära samordningskontakten/samordningskontakten automatiskt till eSubmission, där de kan börja revidera anbudet genom att klicka på Nytt anbud. Du kan läsa mer om hur du lämnar in ett reviderat anbud i de påföljande rundorna i snabbguiden om förhandlade förfaranden – runda 2 /påföljande rundor . 

Hantera meddelanden i finansierings- och anbudsportalen

My notifications (Mina meddelanden)

Den primära samordningskontakten/samordningskontakten kommer till den här sidan genom att klicka på klockikonen högst upp till höger på skärmen efter att ha loggat in i portalen.

På den här sidan kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten hitta följande meddelanden:

• Inlämningsbevis (bekräftelse på att ett anbud har lämnats in).
• Bevis på tillbakadragande (bevis på att ett anbud har dragits tillbaka).

Under fliken Preferences (inställningar) i Manage all notifications (längst ner i listan med meddelanden) kan den primära samordningskontakten/samordningskontakten ställa in när och hur ofta de vill ha meddelanden från portalen. Oavsett vilka inställningar som har gjorts finns alla meddelanden alltid i sektionen My notifications.

My Formal Notification(s) (mina formella meddelanden)

Den här sektionen under Manage my area till vänster används för närvarande inte för upphandlingsförfaranden.