Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras — 2. posms / nākamais(-ie) posms(-i)

(sarunu procedūras un konkursa procedūra ar sarunām bez publicēšanas)

D odieties uz procedūras  pirmo posmu , lai uzzinātu, kā iesniegt sākotnējo piedāvājumu.

Pamatinformācija

Šīs pamatnostādnes attiecas uz visiem nākamajiem sarunu procedūru posmiem un konkursa procedūrām ar sarunām bez publicēšanas, kurās līgumslēdzēja iestāde ir lūgusi jūs iesniegt pārskatītu piedāvājumu, izmantojot lietotni “eSubmission” (jāņem vērā, ka līgumslēdzēja iestāde var nolemt nepieprasīt pārskatīt piedāvājumu vai var pieprasīt, lai jūsu pārskatītais piedāvājums tiktu iesniegts ārpus lietotnes “eSubmission”). Sīkāku informāciju par sākotnējo piedāvājumu iesniegšanu sarunu procedūrās skatīt sadaļā par sarunu procedūru pirmo posmu.

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes vai struktūras sāktu procedūru,
• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,
• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,
• dzēst iesnieguma projektu,
• saņemt apliecinājumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),
• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,
• saņemt apliecinājumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām.

Tas atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī lapas “Puses” (“Parties”) pielikumu sadaļā.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Centrāleiropas laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Ja līgumslēdzēja iestāde nolems jūs uzaicināt iesniegt pārskatītu piedāvājumu, jūs saņemsiet:

• uzaicinājuma e-pastu;
• paziņojumu portālā “Funding & Tenders”.

Uzaicinājuma e-pasts un paziņojums  tiks nosūtīti:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kura norādīta jaunākajā iesniegtajā konkursa piedāvājumā ( Primary Coordinator Contact (PCoCo));

• uz visu to personu e-pasta adresēm, kurām uzaicinājuma nosūtīšanas laikā ir piešķirta Coordinator Contacts (CoCo) loma, proti, tām CoCo loma piešķirta vienā no tālāk minētajiem veidiem un nav dzēsta, izmantojot funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”):
  • jebkura kontaktpersona, kas norādīta iepriekšējos iesniegtajos piedāvājumos, bet ne pēdējā piedāvājumā;
  • jebkura kontaktpersona, kuras “EU Login” konts ir izmantots sākotnējā piedāvājuma, kā arī visu pārskatīto piedāvājumu iesniegšanai;
  • jebkura kontaktpersona, kas pievienota, izmantojot funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Paziņojumiem var piekļūt, izmantojot My notifications portāla “Funding & Tenders” attiecīgo lauku.

Skatīt uzaicinājumu(-us)

Uzaicinājuma e-pastā saņemsiet saiti uz portāla “Funding & Tenders” sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”); jums jāpiesakās sistēmā “EU Login”. Ja jums vēl nav “EU Login” konta, portāls “Funding & Tenders” izveidos to automātiski.   Sīkāku skaidrojumu skatīt šeit .

No navigācijas izvēlnes (kreisajā pusē)uzaicinājums(-i) būs atrodams(-i) sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”) . Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

  Uzaicinājums iesniegt pārskatītu piedāvājumu nākamajam(-iem) posmam(-iem) būs atsevišķs uzaicinājums sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”). Tas nebūs daļa no uzaicinājuma, kas nosūtīts par procedūras sākotnējo posmu vai turpmāku(-iem) posmu(-iem), ja tāds(-i) ir. Šim uzaicinājumam būs sava informācija un dokumenti (attiecīgā gadījumā), kā arī jauna iesniegšanas saite uzaicinājumā izvēlnē “Darbības” (“Action”). Iepriekšējo uzaicinājumu dokumenti nav iekļauti jaunajā uzaicinājumā — ar tiem joprojām var iepazīties iepriekšējos uzaicinājumos.

Sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”) varēsiet redzēt sīkāku informāciju par uzaicinājumu un dokumentus.

 Noklikšķiniet uz saites “Skatīt informāciju” (“See details”) , lai 

• Sadaļā “Vispārīgā informācija” (“General information”) varat apskatīt ar procedūru saistīto informāciju.

• Piekļūstot iepirkuma procedūras ierobežotas pieejamības dokumentiem
  sadaļā “Ierobežoti dokumenti” (“Restricted documents”), varat iepazīties ar procedūras dokumentiem. 

Ja dokumentam ir vairākas redakcijas, ekrānā redzēsiet jaunāko redakciju. Lai aplūkotu vecāku redakciju, noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes un atlasiet redakciju, ko vēlaties aplūkot. Varat apskatīt arī pieejamos tulkojumus (ja tādi ir);

• piekļūt sadaļai “Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes” (“Restricted Questions & answers (Q&A)”). 
  Šajā sadaļā varat uzdot jautājumu par procedūru.

Ja līgumslēdzēja iestāde atbildi sniedz individuāli, atbilde parādās sadaļā “Mani jautājumi un atbildes” (“My Q&A”). Ja atbilde tiek sniegta visiem kandidātiem, kas uzaicināti piedalīties procedūrā, tā parādīsies sadaļā “Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes” (“Restricted Q&A”). Sīkāku informāciju sk. sadaļā “Kā izveidot un iesniegt jautājumu portālā “Funding & Tenders” (“How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal”) .

Piedāvājuma iesniegšanu var veikt tikai sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”). Piedāvājumu(-us) nevar iesniegt no procedūras informācijas lapas.

Sadaļa “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”)

Katram uzaicinājumam jūs varat redzēt procedūras atsauces numuru, uzaicinājuma statusu (saņemts (received), apstiprināts (acknowledged)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu.

Uzaicinājuma/iesnieguma izvēlnē “Darbības” (“Action”) varat atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma/iesnieguma statusa.

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “saņemts” (Received): 

• “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”): noklikšķiniet šeit, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu. Jūs novirzīs uz “eSubmission” portālu, kurā varēsiet iesniegt savu piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kas arī varēs aplūkot uzaicinājumu un iesniegt piedāvājumu).
• Skatīt sadaļu “Informācija” (“Details”): jūs varēsiet redzēt sīkāku informāciju par procedūru ( sk. iepriekš ).

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “apstiprināts” (“Acknowledged”): 

• “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start New Submission”): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”): varēsiet aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumam (pievienot/dzēst personas, kas arī varēs aplūkot uzaicinājumu un iesniegt piedāvājumu).
• Skatīt sadaļu “Informācija” (“Details”): jūs varēsiet redzēt sīkāku informāciju par procedūru ( sk. iepriekš ).

Ja esat sācis sagatavot iesniegumu vai jau esat to iesniedzis, redzēsiet saiti “Iesniegums(-i)” (“Submission(s)”).

Izvēlnē “Darbības” (“Action”) katra iesnieguma labajā pusē varat veikt dažādas darbības atkarībā no iesnieguma statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”):

• “Rediģēt” (“Edit”): lietotne “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad pēdējoreiz aizvērāt šo lietotni. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
• “Skatīt” (“View”): lietotne “eSubmission” atvērs logu, kurā atradāties, kad šo lietotni pēdējoreiz aizvērāt. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
• “Dzēst” (“Delete”): iesnieguma projekts tiks izdzēsts no portāla “Funding & Tenders”.

Iesniegumi, kuru statuss ir “iesniegts” (“Submitted”):

• “Skatīt apliecinājumu” (“View Receipt”): lietotne parādīs iesniegšanas apliecinājumu.
• “Atsaukt” (“Withdraw”) (iespējams tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis):  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot pogu “Atsaukt” (“ Withdraw ”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne iesniegt vēlreiz.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” (“Withdrawn”):

• “Skatīt atsaukuma apliecinājumu” (“View Withdrawal Receipt”): lietotne parādīs atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”):

• Izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”). Ja piedāvājuma projekts ir dzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Lai iesniegtu pārskatītu piedāvājumu turpmākam posmam, PCoCo/CoCo vispirms ir jāapstiprina attiecīgā uzaicinājuma saņemšana.

• Atrodiet procedūru sadaļā "Mans(-i) uzaicinājums(-i)  (“<i>My Invitation</i>(<i>s</i>)”) portālā “Funding & Tenders”.
• Pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) noklikšķiniet uz “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”), lai apstiprinātu, ka uzaicinājums ir saņemts. Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz “apstiprināts” (“Acknowledged”).

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma jūs automātiski novirzīs uz lietotni “eSubmission”, kur varat sākt piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums” (“New submission”).

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• pieslēdzieties portālam “Funding & Tenders”;
  

• dodieties uz sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”) un atrodiet attiecīgo procedūru;

• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) izvēlieties “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start new submission”). Pēc tam jūs novirzīs uz lietotni “eSubmission”.

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums” (“New submission”), bet, lai turpinātu darbu ar iepriekš izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana” (“Resume draft”). 

Darbošanās lietotnē “eSubmission” 

Sākot darbu ar iesniegumu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir parādīti visi soļi, kas jāveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot uz pogas “Iesnieguma dokumenti” (“Submission documents”) , jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Līgumslēdzējai iestādei dokumenti tiek iesniegti tikai tad, kad iesniegšanas procesa beigās tiek noklikšķināts uz pogas “Iesniegt” (“Submit”).

“Puses” (“Parties”)

Šajā posmā rediģēt var tikai kontaktpersonas sadaļu  (“Contact Person”) .

Lietotājs, kurš sācis veidot iesniegumu lietotnē “eSubmission”, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārda un uzvārda lauks jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona e-pastā saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “PCoCo” , bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no kontaktpersonas), — loma “CoCo” . 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk” (“Next”).

“Piedāvājuma dati” (“Tender data”)

Šajā sadaļā ir jānorāda piedāvājuma summa ( tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot zemāko izmaksu un zemākās cenas metodi , izmantojot tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā piemērā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst minimālajām prasībām, kas norādītas iepirkuma procedūras dokumentos.

Ja apstiprināsiet, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jums tiks lūgts sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas “Saglabāt” (“Save”) , varat augšupielādēt finanšu piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finanšu piedāvājumu, varat pievienot vairākus failus. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums ir pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk” (“Next”). Šī poga ir aktīva tikai tad, ja ir ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Šajā posmā ne piedāvājuma projekts, ne augšupielādētie dokumenti vēl nav iesniegti .

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas ir šā iesnieguma daļa. Pārskatā ir uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk” (“Next”).

Iesnieguma pārskats nav iesniegšanas pierādījums. Jūs  vēl neesat iesniedzis iesniegumu. Lai iesniegšanu pabeigtu, ir jāpāriet uz nākamo soli un  jānoklikšķina uz “Iesniegt” (“Submit”) .

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt” (“Submit”) . Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājums.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā” (“Yes”). Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Ņemiet vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

Tiks nosūtīts e-pasta paziņojums uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šim piedāvājumam norādītā “Primary Coordinator Contact” ( PCoCo ) un visu norādīto “Coordinator Contact” ( CoCo ) “EU Login” kontam. E-pastā saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders” , kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”). 

Iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”) ir pierādījums tam, ka iesniegumu saņemšanas termiņš ir ievērots.

“EU Login” kontam, kas piesaistīts e-pasta adresei, uz kuru nosūtīts uzaicinājums, uzaicinājumā tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) .

Izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”) (sk. tālāk), PCoCo var uzaicinājumam pievienot citas personas no savas organizācijas kā “Coordinator Contact(s)” (CoCo).

Lietotnē “eSubmission” pārskatītajā piedāvājumā norādītajai kontaktpersonai tiek piešķirta “Primary Coordinator Contact” ( PCoCo) loma attiecībā uz iesniegumu un uzaicinājumu piedalīties nākamajā(-os) posmā(-os). Lietotājam, kas iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no iesniegumā norādītās kontaktpersonas), pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā uz nākamo(-ajiem) posmu(-iem) tiek piešķirta loma “Coordinator Contact” (CoCo), izņemot gadījumus, kad PCoCo / cita pieteikuma iesniegšanas CoCo ir atcēlusi šo lomu laikposmā starp pieteikumu atvēršanu, ko veic līgumslēdzēja iestāde, un brīdi, kad ir saņemts uzaicinājums uz nākamo(-ajiem) posmu(-iem).

Visas iepriekš aprakstītās darbības (sk. sadaļu “Mani uzaicinājumi ” (“My Invitations”)) var veikt attiecīgā posteņa (uzaicinājums vai iesniegums) PCoCo vai CoCo. Ņemiet vērā, ka katram uzaicinājumam vai iesniegumam var būt tikai viena PCoCo.

Lai pievienotu/atceltu lomas iesniegumā, izpildiet šādus soļus:

1)	nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no iesniegtā sākotnējā piedāvājuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”);
2)	noklikšķiniet uz pogas “Rediģēt lomas” (“Edit Roles”);
3)	lai pievienotu jaunu CoCo , noklikšķiniet uz pogas “Pievienot lomas” (“Add Roles”);
4)	lai dzēstu  CoCo , noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas, kas atrodas blakus attiecīgās personas vārdam/uzvārdam.

  CoCo , kas pievienota iepriekšminētajā veidā pēc tam, kad līgumslēdzēja iestāde jau ir nosūtījusi uzaicinājumu uz nākamo sarunu posmu, piedāvājumu šajā posmā nevarēs iesniegt. Piedāvājumu varēs iesniegt tikai tās PCoCo/CoCo , kas saņēmušas uzaicinājumu, vai tās CoCo , kas uzaicinājumā pievienotas, izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieteikšanās portālā “Funding & Tenders”, noklikšķinot uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus paziņojumus:

• uzaicinājums iesniegt (pārskatītu) piedāvājumu;
• atgādinājums par procedūras iesniegšanas termiņa tuvošanos;
• organizācijas PIC izmantošana iesniegumam;
• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”);
  
• iestāde ir atjauninājusi procedūras dokumentus;
• ir publicēti ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes;
• līgumslēdzēja iestāde ir publicējusi paziņojumu;
• ir atjaunināta informācija par procedūru (piedāvājuma termiņš, nosaukums, apraksts utt.).

Sadaļas “Pārvaldīt visus paziņojumus” (“Manage all notifications”) cilnē “Preferences” (“Preferences”) (paziņojumu saraksta apakšējā daļā) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no jūsu izvēles visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “Mani paziņojumi” (“My notifications”) .

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”) 

Šī navigācijas izvēlnē pa kreisi  atrodamā sadaļa patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.

  Īso rokasgrāmatu par sarunu procedūrām un citām iepirkuma procedūrām visās ES oficiālajās valodās varat atrast sadaļā “Īsās rokasgrāmatas par “eSubmission”” (“Quick guides eSubmission”) .