Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren – Runde 2/nachfolgende Runden

(Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung)

Die Kurzanleitungen wurden überarbeitet, um die neuesten Funktionen und Funktionen in den Arbeitsablauf aufzunehmen. Diese aktualisierte Fassung liegt derzeit nur in englischer Sprache vor. Übersetzungen in alle EU-Sprachen stehen in Kürze zur Verfügung.

I n der  Dokumentation der ersten Runde des Verfahrens können Sie Informationen darüber erhalten, wie das anfängliche Angebot einzureichen ist.

Erste Schritte

Die vorliegenden Leitlinien gelten für alle nachfolgenden Runden von Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung, in denen der öffentliche Auftraggeber Sie aufgefordert hat, ein überarbeitetes Angebot über eSubmission einzureichen (Hinweis: Der öffentliche Auftraggeber kann auf eine Aufforderung zur Überarbeitung Ihres Angebots verzichten oder Sie auffordern, Ihr überarbeitetes Angebot außerhalb von eSubmission einzureichen). Weitere Informationen über die Einreichung von anfänglichen Angeboten im Verhandlungsverfahren finden Sie im Abschnitt über die erste Runde von Verhandlungsverfahren.

Als Wirtschaftsteilnehmer können Sie:

• Ihre Einreichung zu einem Verfahren eines Organs oder einer Einrichtung der EU erstellen
• diese auf sichere Weise einreichen
• einen gespeicherten Entwurf ansehen oder daran weiterarbeiten
• einen Einreichungsentwurf löschen
• einen Nachweis für die Einreichung erhalten (Einreichungsbestätigung)
• eine Einreichung vor Ablauf der Einreichungsfrist zurückziehen
• einen Nachweis für die Zurückziehung (Rückzugsbestätigung) erhalten.

Lesen Sie zuvor unbedingt die Systemanforderungen.

Diese finden Sie auf der Startseite der eSubmission-Anwendung und auf der Seite Parteien (Parties) (im Abschnitt „Anlagen“).

Technische Hilfe

Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie von 8.00 bis 20.00 Uhr MEZ/MESZ unser Support-Team kontaktieren.

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 229-71063

 Das Support-Team arbeitet nur in englischer Sprache.

Wenn der öffentliche Auftraggeber beschließt, Sie zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots einzuladen, erhalten Sie:

• eine E-Mail zur Einladung
• eine Benachrichtigung im Förder- und Ausschreibungsportal.

Die E-Mail zur Einladung und die Benachrichtigung werden an folgende Adressen geschickt:

• die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, die bei der letzten Einreichung des Angebots angegeben wurde (Hauptkontaktperson des Koordinators – Primary Coordinator Contact – PCoCo),

• die E-Mail-Adressen aller Personen, die zum Zeitpunkt der Versendung der Einladung die Rolle einer Kontaktperson des Koordinators (Coordinator Contacts – CoCo) innehaben, also die CoCo-Funktion auf eine der folgenden Weisen erhalten haben und denen die Rolle nicht wieder mit der Funktion „Rollen verwalten“ (Manage roles) entzogen wurde.
  • in früheren Angeboten angegebene Kontaktpersonen, außer der letzten Person,
  • Kontaktpersonen, deren EU Login-Konto zur Einreichung des anfänglichen Angebots und überarbeiteter Angebote verwendet wurde,
  • Kontaktpersonen, die mit der Funktion „Rollen verwalten“ (Manage roles) hinzugefügt wurden.

Die Benachrichtigungen können über das Förder- und Ausschreibungsportal abgerufen werden. My notifications

Einladungen ansehen

In der Einladungs-E-Mail erhalten Sie einen Link, der Sie zur Rubrik „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)) im F&T-Portal führt – Sie müssen sich mit Ihrem EU-Login anmelden. Wenn Sie noch kein EU-Login-Konto haben, wird es automatisch über das F&T-Portal für Sie erstellt.   Siehe ausführliche Erläuterung hier .

Im Navigationsmenü finden Sie auf der linken Seite unter der Rubrik „Meine Einladungen“ (My Invitation(s))  die Einladungen. Rechts über der Liste der Einladungen finden Sie auch ein Suchfeld.

  Die Einladung zur Einreichung eines überarbeiteten Angebots für spätere Runden ist eine gesonderte Einladung in der Rubrik „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)). Sie ist nicht Teil der Einladung für die erste Runde oder (gegebenenfalls) weitere Runden des Verfahrens. Diese Einladung enthält eigene spezifische Angaben und ggf. Dokumente sowie einen neuen Link zur Einreichung von Angeboten im Aktionsmenü für Einladungen. Die Dokumente der vorherigen Einladungen sind in der neuen Einladung nicht enthalten – sie können auch in den vorherigen Einladungen eingesehen werden.

Im Abschnitt „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)) können Sie die Einzelheiten der Einladung und die Dokumente einsehen.

 Wenn Sie auf „Einzelheiten anzeigen“ (See details) klicken, stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: 

• Einzelheiten zum Verfahren einsehen
  Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ (General Information) können Sie die Informationen zum Verfahren einsehen.

• Auf zugangsbeschränkte Auftragsunterlagen zugreifen
  Im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Dokumente“ (Restricted Documents) können Sie die Dokumente zum Verfahren einsehen. 

Wenn es mehrere Fassungen eines Dokuments gibt, wird die neueste Version auf dem Bildschirm angezeigt. Sofern Sie eine ältere Fassung konsultieren möchten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Fassung aus. Sie können ggf. auch die verfügbaren Übersetzungen einsehen.

• Zugang zum Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“ (Restricted Questions & Answers) 
  In diesem Abschnitt können Sie Fragen zum Verfahren stellen.

Erteilt der öffentliche Auftraggeber die Antwort nicht öffentlich, erscheint sie im Abschnitt „Meine Fragen und Antworten“ (My Q&A). Wird die Antwort für alle Bewerber sichtbar gemacht, die zu dem Verfahren eingeladen wurden, erscheint sie im Abschnitt „Zugangsbeschränkte Fragen und Antworten“ (Restricted Q&A). Weitere Informationen zum Stellen von Fragen finden Sie unter „ How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal“.

Die Einreichung kann nur im Abschnitt „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)) erfolgen. Angebote können nicht auf der Seite mit den Einzelheiten zum Verfahren eingereicht werden.

Abschnitt „Meine Einladungen“ (My Invitation(s))

Zu jeder Einladung können Sie die Referenznummer des Verfahrens, den Status der Einladung (erhalten, bestätigt - received, acknowledged), die Einreichungsfrist, das Los (falls zutreffend), den Verfahrenstitel, die Verfahrensart und den Verfahrensschritt einsehen.

Über das Aktionsmenü (Action menu) der Einladung/Einreichung können Sie je nach Status der Einladung/Einreichung unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einladungen mit dem Status „Erhalten“ (Received) können Sie: 

• den „Erhalt bestätigen“ (Acknowledge Receipt): Klicken Sie hier, um zu bestätigen, dass Sie die Einladung zur Einreichung eines Angebots erhalten haben. Sie werden zum eSubmission-Portal weitergeleitet, auf dem Sie Ihr Angebot einreichen können.
• Rollen verwalten (Manage Roles): Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladung einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung einzusehen und ein Angebot einzureichen.
• Siehe Einzelheiten (See Details): Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen ( siehe oben ).

Bei Einladungen mit dem Status „Bestätigt“ (Acknowledged) können Sie: 

• eine neue Einreichung beginnen (Start New Submission): Klicken Sie hier, um ein neues Angebot einzureichen.
• Rollen verwalten (Manage Roles): Hier können Sie die Zugriffsrechte für Ihre Einladung einsehen und verwalten, d. h. Personen hinzufügen/entfernen, die ebenfalls berechtigt sind, die Einladung einzusehen und ein Angebot einzureichen.
• Siehe Einzelheiten (See Details): Sie können die Einzelheiten des Verfahrens einsehen ( siehe oben ).

Wenn Sie mit der Vorbereitung einer Einreichung begonnen oder eine solche bereits vorgenommen haben, sehen Sie den Link der Einreichung (Submission(s)).

Über das Aktionsmenü (Action menu) rechts neben jeder Einreichung können Sie je nach Einreichungsstatus unterschiedliche Aktionen durchführen.

Bei Einreichungen mit dem Status Entwurf (Draft) können Sie:

• bearbeiten (Edit): eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite. Sie können Ihre Einreichung jetzt in e-Submission bearbeiten.
• Dateien ansehen (View): eSubmission öffnet die zuletzt aufgerufene Seite innerhalb der Anwendung. Es ist hier aber nicht möglich, die Einreichung zu bearbeiten, da sie schreibgeschützt ist. 
• löschen (Delete): Der Einreichungsentwurf wird aus dem Förder- und Ausschreibungsportal gelöscht.

Bei Einreichungen mit dem Status Eingereicht (Submitted) können Sie:

• die Bestätigung ansehen (View Receipt): Die Einreichungsbestätigung wird nun angezeigt.
• die Einreichung zurückziehen (Withdraw) (nur wenn die Einreichungsfrist noch nicht abgelaufen ist):  Geben Sie den Grund für das Zurückziehen der Einreichung an und bestätigen Sie die Aktion mit einem Klick auf Zurückziehen (Withdraw). Nachdem Sie eine Einreichung zurückgezogen haben, können Sie diese nicht mehr ansehen, bearbeiten oder erneut einreichen.

Bei Einreichungen mit dem Status Zurückgezogen (Withdrawn) können Sie:

• die Rückzugsbestätigung ansehen (View Withdrawal Receipt): Die Rückzugsbestätigung wird nun angezeigt.

Bei Einreichungen mit dem Status Gelöscht (Deleted) bestehen folgende Optionen:

• Für Einreichungen mit dem Status Gelöscht ist das Aktionsmenü (Action menu) nicht verfügbar. Sobald ein Angebotsentwurf gelöscht wurde, kann er nicht mehr abgerufen werden. 

Um ein überarbeitetes Angebot für eine folgende Runde einreichen zu können, muss die Kontaktperson (PCoCo/CoCo) zuerst den Eingang der Einladung bestätigen:

• Das Verfahren finden Sie Meine Einladungen (My Invitation(s)) im Förder- und Ausschreibungsportal.
• Im Aktionsmenü des Verfahrens wählen Sie „Eingang bestätigen“ (Acknowledge Receipt), um zu bestätigen, dass Sie die Einladung erhalten haben. Der Status der Einladung ändert sich dann zu „Bestätigt“ (Acknowledged).

Nachdem Sie den Eingang der Einladung bestätigt haben, werden Sie automatisch zu eSubmission weitergeleitet, wo sie mit der Einreichung des Angebots beginnen können, indem sie auf „Neue Einreichung“ (New submission) klicken.

Sie können Ihre Einreichung aber auch später beginnen:

• Melden Sie sich im Förder- und Ausschreibungsportal an.
  

• Unter „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)) finden Sie das Verfahren.

• Im Menü „Aktion“ (Action) des Verfahrens wählen Sie „Neue Einreichung beginnen“ (Start New Submission). Sie werden dann zu eSubmission weitergeleitet.

In eSubmission klicken Sie auf Neue Einreichung (New Submission), um eine neue Einreichung zu beginnen, oder auf Entwurf laden (Resume draft), um eine zuvor angefangene Einreichung fortzusetzen. 

Navigation in eSubmission 

Wenn Sie Ihre Einreichung beginnen, sehen Sie oben auf dem Bildschirm eine Fortschrittsleiste. Sie zeigt alle erforderlichen Schritte bis zur Einreichung des Angebots. Dort sehen Sie auch, in welchem Schritt Sie sich gerade befinden.

Sie können während des laufenden Einreichungsverfahrens jederzeit sehen, welche Einreichungsunterlagen hochgeladen sind,  indem Sie auf der  linken Seite des Bildschirms auf die Schaltfläche „Einreichungsunterlagen“ (Submission documents) klicken.

Erst wenn Sie am Ende des Einreichungsprozesses auf die Schaltfläche Einreichen (Submit) geklickt haben, werden Dateien beim öffentlichen Auftraggeber eingereicht.

Parteien (Parties)

In diesem Schritt kann nur der Abschnitt  „Kontaktperson“ (Contact Person) bearbeitet werden .

Der Nutzer, der in eSubmission das Angebot beginnt, kann als Kontaktperson sich selbst (der Name ist bereits vorausgefüllt) oder eine andere Person angeben. Falls diese noch kein EU Login-Konto hat, wird anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson automatisch ein vorläufiges EU Login-Konto eingerichtet, und die Person wird per E-Mail aufgefordert, die EU Login-Registrierung abzuschließen. Bei dieser Einladung handelt es sich um eine automatische Systemnachricht ohne Bezugnahme auf das Verfahren.

Die Kontaktperson erhält im Förder- und Ausschreibungsportal die Rolle PCoCo und der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson), die Rolle CoCo . 

Klicken Sie auf „Weiter“ (Next), um zum nächsten Schritt zu gelangen.

Angebotsdaten

In diesem Abschnitt müssen Sie den Betrag Ihres Angebots angeben (nur bei der Zuschlagsmethode niedrigster Preis und niedrigste Kosten ; Format wie im nachstehenden Beispiel) und/oder bestätigen, dass Ihr Angebot die in den Auftragsunterlagen genannten Mindestanforderungen erfüllt.

Wenn Sie angeben, dass Ihr Angebot die Mindestanforderungen nicht erfüllt, werden Sie aufgefordert, in einem speziellen Textfeld eine Erklärung hierzu abzugeben. Die Bestätigung der Erfüllung bzw. Nichterfüllung und die Erklärung im Falle der Nichterfüllung werden in den Einreichungsbericht aufgenommen.

Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ (Save) geklickt haben, können Sie das finanzielle Angebot und – falls vom öffentlichen Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung verlangt – auch das technische Angebot hochladen. Sie können mehr als eine Datei als technisches/finanzielles Angebot hochladen. 

Sobald Sie überzeugt sind, dass die Angebotsdaten richtig sind und die Einreichung vollständig ist, klicken Sie auf „Weiter“ (Next). Diese Schaltfläche wird erst dann aktiviert, wenn alle obligatorischen Daten und Dokumente vorliegen.

Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Angebotsentwurf, einschließlich aller ihrer Unterlagen, noch nicht eingereicht .

Einreichungsbericht

Der Einreichungsbericht wird vom System erzeugt und ist Bestandteil der Einreichung. Darin werden alle in der Einreichung enthaltenen Unterlagen aufgeführt.

eSubmission erzeugt automatisch den Einreichungsbericht und fügt ihn ihrer Einreichung hinzu. Sie können den Bericht vor Einreichung des Angebots am Bildschirm ansehen oder ihn für Ihre eigenen Unterlagen herunterladen. Der Bericht ist weder zu unterschreiben noch unterschrieben in eSubmission hochzuladen.

Wenn Sie nach dem Ansehen des Einreichungsberichts die Einreichung als vollständig und abgabebereit betrachten, klicken Sie auf „Weiter“ (Next), um fortzufahren.

Der Einreichungsbericht ist kein Nachweis über die Einreichung. Ihr Angebot wurde noch nicht eingereicht . Bitte gehen Sie zum nächsten Schritt und klicken Sie auf „Einreichen“ (Submit), um die Einreichung abzuschließen.

Einreichen Ihres Angebots

Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot einzureichen, klicken Sie auf „Einreichen“ (Submit). Das System zeigt daraufhin eine Bestätigungsmeldung an.

Klicken Sie zur Bestätigung auf „Ja“ (Yes): Sie können diese Einreichung nun nicht mehr ändern.

Bitte beachten Sie, dass eine Einreichung nach Ablauf der Einreichungsfrist im System nicht möglich ist.

Eine E-Mail-Benachrichtigung wird an die mit dem EU-Login-Konto verknüpfte E-Mail-Adresse der Hauptkontaktperson des Koordinators ( PCoCo ) und an alle für dieses Angebot genannten Kontaktpersonen des Koordinators ( CoCo ) verschickt. Diese E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zum Förder- und Ausschreibungsportal, in dem die Einreichungsbestätigung zu finden ist. 

Diese Einreichungsbestätigung gilt als Nachweis für die Einhaltung der Einreichungsfrist.

Das EU Login-Konto, das mit der E-Mail-Adresse verknüpft ist, an die die Einladung gesendet wurde, erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators   (PCoCo)  für die Einladung.

Über die Schaltfläche „Verwalten von Rollen“ (Manage Roles) (siehe unten) kann die PCoCo weitere Personen aus ihrer Organisation als Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo) für die Einladung hinzufügen.

Die im überarbeiteten Angebot in eSubmission angegebene Kontaktperson erhält die Rolle der Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) für die Einreichung und für die Einladung zu den folgenden Runden. Der Nutzer, der das Angebot einreicht (falls abweichend von der Kontaktperson in der Einreichung) hat für die Einreichung des Antrags und für die Einladung zu den folgenden Runden die Rolle der Kontaktperson des Koordinators (CoCo), es sei denn, die Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo)/eine andere Kontaktperson des Koordinators (CoCo) hat die Rolle für die Einreichung in der Zeit zwischen der Öffnung des Angebots durch den öffentlichen Auftraggeber und dem Eingang der Einladung zu den folgenden Runden entfernt.

Alle oben beschriebenen Aktionen – siehe Abschnitt „Meine Einladungen“ (My Invitation(s)) – können von der PCoCo oder den CoCo des jeweiligen Vorgangs (Einladung oder Einreichung) durchgeführt werden. My Invitation(s) section  Bitte beachten Sie, dass es pro Einladung oder Einreichung nur eine Hauptkontaktperson des Koordinators (PCoCo) geben kann.

Schritte für das Hinzufügen/Entfernen von Rollen für eine Einreichung:

  Kontaktpersonen des Koordinators (CoCo), die wie oben beschrieben erst hinzugefügt werden, nachdem der öffentliche Auftraggeber die Einladung zu einer folgenden Runde schon verschickt hat, können in dieser Runde kein Angebot einreichen. Nur Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo), die die Einladung erhalten haben, oder Kontaktpersonen (CoCo), die aus der Einladung heraus über das Aktionsmenü „Rollen verwalten“ (Manage roles) hinzugefügt wurden, können ein Angebot einreichen.

„Meine Benachrichtigungen“ (My notifications)

Um zu dieser Seite zu gelangen, kann die Hauptkontaktperson bzw. Kontaktperson des Koordinators (PCoCo/CoCo) auf das Glockensymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken, nachdem sie sich im Förderportal angemeldet hat.

Auf dieser Seite finden die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) die folgenden Benachrichtigungen:

• die Einladung, ein neues Angebot einzureichen
• die Erinnerung an den nahenden Ablauf der Einreichungsfrist eines Verfahrens
• die Verwendung der PIC der Organisation für eine Einreichung
• die Einreichungsbestätigung (Nachweis der Einreichung eines Angebots)
• die Rückzugsbestätigung (Nachweis der Zurückziehung eines Angebots)
  
• Die Dokumente wurden für ein Verfahren aktualisiert.
• Die zugangsbeschränkten Fragen und Antworten wurden veröffentlicht.
• Eine Bekanntmachung ist vom öffentlichen Auftraggeber veröffentlicht.
• Die Einzelheiten des Verfahrens wurden aktualisiert (Ausschreibungsfrist, Titel, Beschreibung usw.).

Im Abschnitt Alle Benachrichtigungen verwalten (Manage all notifications) können die Kontaktpersonen (PCoCo/CoCo) unter Einstellungen (Preferences) (unterhalb der Liste der Benachrichtigungen) die Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigungen des Förder- und Ausschreibungsportals wählen. Unabhängig von dieser Wahl können Sie Ihre Benachrichtigungen jederzeit auch im Abschnitt Meine Benachrichtigungen (My notifications) ansehen.

„Meine förmlichen Benachrichtigungen“ (My Formal Notifications(s)) 

Dieser Abschnitt im Navigationsmenü  auf der linken Seite wird derzeit in Vergabeverfahren nicht verwendet.

  Die Kurzanleitung für Verhandlungsverfahren und andere Vergabeverfahren in allen EU-Amtssprachen finden Sie in unserem Abschnitt „Kurzanleitungen eSubmission“ (Quick guides eSubmission).