Stručný návod k jednacím řízením – podávání předběžných nabídek

(jednací řízení a  soutěžní řízení s jednáním bez uveřejnění)

Rychlé pokyny byly revidovány tak, aby zahrnovaly nejnovější prvky a funkce v průběhu zpracování. Tato aktualizovaná verze je v současné době k dispozici pouze v angličtině. Brzy budou k dispozici překlady do všech jazyků EU.

Začínáme

Vítejte v aplikaci eSubmission.

Aplikace eSubmission umožňuje hospodářským subjektům účastnit se zadávacích řízení EU elektronickou formou. Přes aplikaci lze strukturovaným a zabezpečeným způsobem připravit podání (tj. nabídku a upravenou nabídku) a odeslat jej v elektronické podobě.

Stávající pokyny se vztahují na podávání předběžných nabídek v jednacích řízeních a v soutěžních řízeních s jednáním bez uveřejnění . V těchto řízeních mohou předběžnou nabídku podat pouze vyzvaní uchazeči. Veřejný zadavatel může v následném kole jednání tyto uchazeče požádat o předložení upravené nabídky. Více informací o následném kole (následných kolech) jednání naleznete v pokynech pro 2. kolo / následné kolo (následná kola).

Jako hospodářský subjekt můžete:

• reagovat na řízení vyhlášené orgánem nebo institucí EU,
• podat nabídku zabezpečeným způsobem,
• zobrazit si uložený koncept podání nebo pokračovat v jeho úpravách,
• smazat koncept podání,
• obdržet potvrzení o podání (Submission Receipt),
• stáhnout předloženou nabídku před uplynutím lhůty pro její doručení,
• obdržet potvrzení o stažení podání (Withdrawal Receipt).

Doporučujeme vám se seznámit s požadavky na systém.

Najdete je na úvodní straně aplikace eSubmission a jako  přílohu v sekci Strany (Parties) .

Jak získat technickou podporu?

Potřebujete-li poradit s technickými aspekty aplikace, obraťte se na náš tým podpory (k dispozici od 8:00 do 20:00 SEČ/SELČ).

    ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

  +32 (0) 229 71063

 Tým podpory komunikuje pouze v angličtině.

Jak aplikaci eSubmission otevřít?

Do aplikace eSubmission se vždy dostanete v rámci zadávacího řízení. Zveřejněná zadávací řízení najdete na portálu pro financování a nabídková řízení.

Co je k používání aplikace eSubmission potřeba?

Chcete-li používat aplikaci eSubmission a reagovat na výzvu k podávání nabídek zveřejněnou na portálu pro financování a nabídková řízení, musíte být zaregistrováni u služby Evropské komise pro autentizaci uživatelů (EU Login). Pro elektronické podání nabídky musí být vaše organizace zaregistrována v rejstříku organizací Komise (Rejstřík účastníků (Participant Register)), kde získá identifikační kód účastníka (Participant Identification Code neboli PIC). Více informací o čísle PIC najdete zde . Registrace je bezplatná a zaregistrovat se může každá organizace.

Služba EU Login

Pomocí účtu u služby EU Login získáte přístup k různým službám a systémům Evropské komise. Jestliže účet u služby EU Login ještě nemáte, můžete si ho kdykoli vytvořit.

Více informací viz nápověda ke službě EU Login.

Portál pro financování a nabídková řízení

Portál pro financování a nabídková řízení je centrálním kontaktním místem (tzv. jednotná oblast výměny elektronických údajů (Single Electronic Data Interchange Area)) pro účastníky a  odborníky v rámci programů financování a veřejných zakázek realizovaných Evropskou komisí a dalšími orgány, institucemi, subjekty a agenturami EU.

Přes portál pro financování a nabídková řízení mohou účastníci:

• vyhledávat možnosti financování v programech EU nebo v zadávacích řízeních,

• přihlásit se k účasti na nabídkových řízeních,
• nahlížet do zadávací dokumentace,
• vytvořit a odeslat otázku, 

• registrovat se v rejstříku účastníků, 

• mít přístup do elektronického podávání nabídek,

• zobrazit si potvrzení o podání (Submission Receipt),

• procházet, upravovat nebo mazat koncepty podání,

• stáhnout podání a zobrazit si potvrzení o jeho stažení (Withdrawal Receipt),

• provádět úpravy jednotlivých funkcí.

Rejstřík účastníků

Komise zřídila online rejstřík organizací, které se účastní některé z výzev k podávání nabídek nebo návrhů EU. Díky tomu pak organizaci stačí vyplnit údaje pouze jednou, čímž ušetří čas.  Po registraci do rejstříku je každé organizaci přidělen jedinečný identifikační kód účastníka (neboli číslo PIC). Pokyny, jak v rejstříku účastníků číslo PIC získat, najdete zde.

Do jednacích řízení nebo do soutěžních řízení s jednáním bez uveřejnění mohou nabídku podat pouze vyzvaní uchazeči.

Budete-li vyzváni k podání nabídky, obdržíte:

• e-mail s výzvou,
• oznámení na portálu pro financování a nabídková řízení.
  

V e-mailu s výzvou obdržíte odkaz na sekci Moje výzvy (My invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení – musíte se přihlásit pomocí služby EU Login.

Pokud dosud nemáte účet u služby EU Login spojený s e-mailovou adresou, kterou veřejný zadavatel použil pro výzvu, portál pro financování a nabídková řízení jej pro vás automaticky vytvoří. Viz podrobné vysvětlení zde .

Zobrazit výzvy

Z navigační nabídky vlevo najdete výzvy k účasti v sekci Moje výzvy (My Invitation(s)). Vpravo nahoře nad seznamem výzev je také k dispozici pole pro vyhledávání.

Klikněte na Vybrat organizaci (Select Organisation) u tlačítka Provést (Action) u obdržené výzvy – musíte vybrat organizaci, která byla v e-mailu s výzvou uvedena jako účastník (Participant).

 Zobrazí se vyskakovací okno, kde budete mít dvě možnosti:

• • Moje organizace (My organisations) – organizaci vybíráte z organizací, v nichž máte určitou funkci: funkci v organizaci (např. samostatně se registrující osoba (self-registrant), pověřený zástupce právního subjektu (LEAR), osoba oprávněná podepisovat (LSIGN)) nebo funkci v projektu (podání/výzva/smlouva/grant) . Pokud vaše organizace ještě není zaregistrována, musíte ji nejprve zaregistrovat v rejstříku účastníků, abyste získali identifikační kód účastníka (PIC). Další informace naleznete zde. Po registraci vaší organizace si můžete vybrat nově vytvořený kód PIC.

• • Jiná organizace (Other organisation) – v rámci organizací registrovaných na portálu pro financování a nabídková řízení můžete provádět vyhledávání tím, že zadáte název organizace nebo číslo PIC.

Teprve poté, co jste vybrali svou organizaci, se vám zobrazí podrobnosti o výzvě a dokumenty.

Klikněte na odkaz Viz podrobnosti (See details). 

• • Zobrazení podrobností o řízení (View the procedure details)
    V sekci Obecné informace (General information) si můžete zobrazit informace týkající se řízení.
    
    
    
  • Přístup k omezené zadávací dokumentaci (Access the restricted procurement documents)
    V sekci Dokumenty s omezeným přístupem (Restricted documents) si můžete zobrazit dokumenty týkající se řízení.  
     
  • 
    Pokud existuje několik verzí dokumentu, na obrazovce se zobrazí nejnovější verze. Chcete-li zobrazit starší verzi, klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte danou verzi. Můžete si rovněž prohlédnout dostupné překlady (pokud existují).
  • 
  • Přístup k sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi (Access the Restricted Questions & answers (Q&A)).  
    Z této sekce můžete položit otázku týkající se řízení.
     
    Pokud veřejný zadavatel poskytne odpověď soukromě, objeví se v sekci „Můj prostor pro otázky a odpovědi“ (My Q&A). Pokud je odpověď poskytnuta všem uchazečům vyzvaným k řízení, zobrazí se v sekci Omezený prostor pro otázky a odpovědi . Další informace najdete na stránce Jak vytvořit a zaslat otázku na portálu pro financování a nabídková řízení .

Podání lze provést pouze ze sekce „Moje výzvy“ (My invitation(s)). Nabídku (nabídky) nelze podat ze stránky s podrobnostmi o řízení.

Moje výzvy (My Invitation(s))

U každé výzvy se zobrazuje referenční číslo řízení, status výzvy (obdrženo, potvrzeno), lhůta, část řízení (v příslušných případech), název řízení, druh řízení a fáze.

Pomocí nabídky Provést (Action) u výzvy/podání můžete vykonat různé úkony v závislosti na statusu výzvy/podání.

U výzev se statusem Obdrženo (Received):  

• Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt): kliknutím na toto tlačítko potvrdíte, že jste obdrželi výzvu k podání nabídky. Budete přesměrováni na portál eSubmission, kde můžete podat nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles):  v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, které budou rovněž oprávněny mít přístup k výzvě a podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení (viz výše).

U výzev se statusem Potvrzeno (Acknowledged): 

• Zahájit nové podání (Start new submission): po kliknutí na toto tlačítko můžete podat novou nabídku.
• Správa funkcí (Manage Roles): v této části si můžete zobrazit přístup k vaší výzvě a spravovat ji (přidat/smazat osoby, jimž se může zobrazit výzva a kteří jsou oprávněni podat nabídku).
• Viz podrobnosti (See Details): budete si moci zobrazit podrobnosti týkající se řízení ( viz výše ).
  
  

Pokud jste začali připravovat nabídku nebo jste ji již podali, zobrazí se odkaz Submission(s) (Podání).

Pomocí nabídky Provést (Action) v pravé části okna s podáním můžete provádět různé úkony v závislosti na stavu podání.

U podání se statusem Koncept (Draft):

• Upravit (Edit): aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Nyní můžete své podání upravovat.
• Zobrazit (View): aplikace eSubmission se otevře v okně, kde jste posledně skončili. Jelikož se nacházíte v režimu prohlížení, nabídku nelze upravovat. 
• Smazat (Delete): koncept podání bude z portálu pro financování a nabídková řízení smazán.

U podání se statusem Podáno (Submitted):

• Zobrazit potvrzení (View Receipt): zobrazí se vám příslušné potvrzení o podání.
• Stáhnout (Withdraw) (k dispozici pouze před uplynutím lhůty pro podání):  uveďte důvod pro stažení podání a potvrďte kliknutím na tlačítko Stáhnout (Withdraw). Jakmile podání stáhnete, nelze jej zobrazit, upravovat ani znovu podat.

U podání se statusem Staženo (Withdrawn):

• Zobrazit potvrzení o stažení (View Withdrawal Receipt): zobrazí se vám příslušné potvrzení o stažení podání.

U podání se statusem Smazáno (Deleted):

• Pro nabídky se statusem Smazáno (Deleted) není nabídka s příkazem Provést (Action) k dispozici. Jakmile je koncept nabídky vymazán, uchazeč jej již nemůže získat zpět. 

Chcete-li předložit nabídku, musíte nejprve potvrdit přijetí výzvy k podání nabídky:

• Nejprve musíte vyhledat příslušné řízení v sekci Moje výzvy (My Invitation(s)) na portálu pro financování a nabídková řízení.

• V nabídce Provést (Action) vztahující se k danému řízení, klikněte na Potvrdit přijetí (Acknowledge Receipt), čímž potvrdíte, že jste výzvu obdrželi. Status výzvy se změní na Potvrzeno (Acknowledged).

Po tomto kroku budete automaticky přesměrováni do aplikace eSubmission, kde můžete zahájit podávání nabídky kliknutím na Nová nabídka (New submission). 

Pokud se chcete věnovat podání nabídky později:

• Přihlaste se na portál pro financování a nabídková řízení.
  

• Přejděte do sekce Moje výzvy (My invitation(s)) a vyhledejte příslušné řízení.

• V nabídce Provést (Action) vztahující se k danému řízení, klikněte na Zahájit nové podání (Start new submission). Poté budete přesměrováni do aplikace eSubmission.

Chcete-li podat novou nabídku, klikněte v aplikaci eSubmission na Nová nabídka (New submission). Pokud chcete pokračovat v již rozpracované nabídce, klikněte na Vrátit se ke konceptu (Resume draft). 

Navigace v aplikaci eSubmission 

Jakmile začnete vytvářet koncept nabídky, objeví se v horní části obrazovky osa, která zobrazuje všechny kroky, které musíte před vlastním podáním nabídky provést. Vidíte tak, ve kterém kroku se zrovna nacházíte.

Potřebujete-li se během sestavování nabídky podívat, které dokumenty jste již nahráli, klikněte na tlačítko Dokumenty týkající se nabídky (Submission documents) v levé části obrazovky.

Veřejný zadavatel vaše podání obdrží až poté, co kliknete na tlačítko Odeslat (Submit).

Způsoby podání nabídky

Jakmile začnete vytvářet nové podání, budete vyzváni, abyste uvedli:

• jakým způsobem hodláte nabídku podat: podání jedním uchazečem (Sole submission) nebo společné podání (Joint submission),
• zda nabídka bude zahrnovat subdodávky,
• v jakém jazyce bude nabídka vypracována.

Po zvolení odpovídajících možností klikněte na tlačítko Další (Next) v dolní části stránky.

Strany

V této sekci musíte uvést organizace, které se na vaší nabídce podílejí (účastníci). Klikněte na tlačítko Nová strana (New party) a vyberte typ účastníka: hlavní účastník (v případě podání jedním uchazečem), vedoucí skupiny nebo člen skupiny (v případě společného podání), subdodavatel (při zahrnutí subdodávek).

Všichni účastníci, s výjimkou subdodavatelů, musí být označeni identifikačním kódem účastníka, tzv. číslem PIC. Chcete-li zjistit, zda organizace již číslo PIC má (tj. zda je zaregistrována v rejstříku účastníků), použijte funkci Vyhledávání (Search) . Vyhledávat lze podle čísla PIC, DIČ, národního registračního čísla a země. Při vyhledávání pomocí DIČ nebo národního registračního čísla je rovněž nutné uvést zemi.

Pokud se při vyhledávání nezobrazí žádné výsledky, musí se organizace zaregistrovat, aby číslo PIC získala. Jakmile číslo PIC obdržíte, můžete se vrátit do aplikace eSubmission , zadat PIC do příslušné kolonky, spustit vyhledávání a vybrat zobrazenou organizaci.

Zobrazí se údaje přiřazené k danému číslu PIC v rejstříku účastníků (Participant Register). Dále budete vyzváni, abyste doplnili následující povinné údaje/dokumenty:

• pouze u hlavního účastníka nebo vedoucího skupiny:
• kontaktní osoba (jméno a e-mailová adresa),
• IBAN / číslo bankovního účtu,
• u všech účastníků: čestné prohlášení (řádně vyplněné a podepsané) v sekci Přílohy.

Jaké dokumenty jsou pro podání nabídky vyžadovány, zjistíte ve specifikaci pro nabídku.

V části Kontaktní osoba může uživatel uvést sám sebe (jméno je již předvyplněno) nebo někoho jiného, kdo bude kontaktní osobou pro nabídku. Kontaktní osoba získá v rámci portálu pro financování a nabídková řízení funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo) a uživatel podávající nabídku (pokud nejde u tutéž osobu) pak funkci koordinátora kontaktního místa (Coordinator Contact neboli CoCo) . 

Pokud hlavní koordinátor PCoCo nemá zřízen účet u služby EU Login, vytvoří se automaticky na základě e-mailové adresy kontaktní osoby účet dočasný. Koordinátor pak e-mailem obdrží výzvu k dokončení registrace ve službě EU Login. E-mail s výzvou bude zaslán automaticky, bez odkazu na konkrétní řízení.

V sekci Přílohy (Attachments) nahrajte u každého z účastníků dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a výběr. Ve specifikaci pro nabídku zjistíte, které dokumenty musejí být součástí podání.

Jsou-li všechny požadované dokumenty nahrány, klikněte na tlačítko Hotovo (Done). 

Po dokončení kroku Způsoby podání nabídky (Ways to submit) již není možné změnit strukturu nabídky ze společného podání na podání jedním uchazečem nebo naopak. Chcete-li strukturu nabídky změnit nebo vyměnit vedoucího skupiny, musíte vytvořit novou nabídku, která přepíše původní koncept (všechny dříve vložené údaje a nahrané dokumenty budou vymazány).

Klikněte na Další (Next) a přejděte k dalšímu kroku.

Části

V řízení o několika částech zvolte tu, pro kterou chcete podat nabídku, a klikněte na tlačítko Další (Next) .  

Identifikace účastníků se vztahuje na celou nabídku. Pokud se složení konsorcia u každé části liší, musíte podat samostatnou nabídku pro každou z nich.

Údaje o nabídce

V této sekci je třeba uvést vaši cenovou nabídku ( pouze v případě způsobu zadání zakázky na základě kritéria nejnižších nákladů nebo nejnižší nabídkové ceny – částku uveďte ve stejném formátu, jako je zobrazen v příkladu na obrazovce) a potvrďte, zda vaše nabídka splňuje minimální požadavky uvedené v zadávací dokumentaci, či nikoli.

Pokud uvedete, že vaše nabídka minimální požadavky nesplňuje, objeví se textové pole, ve kterém budete muset vysvětlit, proč vaše nabídka požadavky nesplňuje. Vaše vyjádření týkající se splnění či
nesplnění podmínek (plus vysvětlení) bude uvedeno ve zprávě o podání nabídky.

Po kliknutí na tlačítko Uložit (Save) můžete nahrát finanční nabídku, a požaduje-li to veřejný zadavatel ve specifikaci pro nabídku, i technickou nabídku. Technická/finanční nabídka může mít více souborů. 

Jakmile usoudíte, že je nabídka správná a úplná, klikněte na tlačítko Další (Next). Tlačítko je aktivní pouze tehdy, pokud byly poskytnuty všechny povinné údaje a dokumenty.

V této fázi je vaše nabídka, včetně všech dokumentů, stále konceptem, a není ještě podána .

Zpráva o podání

Tuto zprávu, která je součástí podání, generuje systém automaticky. Obsahuje seznam všech dokumentů, které nabídka obsahuje.

Aplikace eSubmission automaticky generuje zprávu o podání a přikládá ji k vaší nabídce. Zprávu můžete ještě před podáním nabídky zkontrolovat nebo si ji pro vlastní potřebu stáhnout. Zprávu nemusíte podepisovat ani nahrávat do aplikace eSubmission.

Pokud po zobrazení zprávy usoudíte, že je nabídka kompletní a připravena k podání, klikněte na tlačítko Další (Next).

Zpráva není dokladem o podání nabídky. Nabídku jste doposud nepodali . Přejděte k dalšímu kroku a chcete-li podání dokončit, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit) .

Odeslání nabídky

Jakmile jste připraveni nabídku podat, klikněte na tlačítko Odeslat (Submit) . Systém zobrazí potvrzující zprávu.

Chcete-li odeslání potvrdit, klikněte na Ano (Yes): podání již nebude možné měnit.

Upozornění: systém vám neumožní nabídku odeslat, pokud byla překročena lhůta pro její podání.

Na e-mailovou adresu hlavního koordinátora PCoCo / koordinátora CoCo bude zasláno elektronické oznámení. Toto elektronické oznámení obsahuje odkaz na portál pro financování a nabídková řízení, kde hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo najde potvrzení o podání (Submission Receipt). O podání žádosti budou rovněž informování držitelé čísel PIC, která byla v nabídce použita.

Potvrzení o podání slouží jako důkaz o dodržení lhůty pro podání nabídky.

Účet u služby EU Login, který je spojen s e-mailovou adresou, na kterou byla odeslána výzva, obdrží k dané výzvě funkci hlavního koordinátora kontaktního místa (Primary Coordinator Contact neboli PCoCo).

Prostřednictvím tlačítka Správa funkcí (Manage Roles) (viz níže) může hlavní koordinátor PCoCo přidat k výzvě další osoby ze své organizace jako koordinátory kontaktního místa (Coordinator Contact(s) neboli CoCo).

Kontaktní osoba uvedená v podání nabídky obdrží funkci hlavního koordinátora PCoCo pro podání nabídky a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech). Uživatel podávající nabídku (pokud se liší od kontaktní osoby uvedené v podání) obdrží funkci koordinátora kontaktního místa (CoCo) pro podání a výzvu k účasti v následném kole (následných kolech),  pokud již tuto funkci neodstranil hlavní koordinátor kontaktního místa (PCoCo) / jiný koordinátor kontaktního místa (CoCo) pro podání v období mezi tím, kdy zadavatel otevřel nabídku, a obdržením výzvy k účasti v následném kole (následných kolech).

Všechny výše popsané úkony (viz sekce Mé výzvy (My Invitations)  ) může provést hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo příslušné položky (výzva nebo podání). Upozorňujeme, že k jedné výzvě nebo podání může být pouze jeden hlavní koordinátor PCoCo.

Chcete-li přidat/odstranit funkce u podání, postupujte podle níže uvedených kroků:

  Koordinátor CoCo přidaný podle výše uvedeného postupu až poté, co veřejný zadavatel odeslal uchazeči výzvu k podání upravené nabídky prostřednictvím portálu, nebude moci podat upravenou nabídku. Upravenou nabídku mohou podat pouze hlavní koordinátor PCoCo nebo koordinátoři CoCo, kterým byla výzva adresována, nebo koordinátoři CoCo, kteří byli přidáni pomocí tlačítka Správa funkcí (Manage roles) ve výzvě (viz pokyny pro 2. kolo / následná kola).

Sekce Moje oznámení (My notifications)

Pokud se chce hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo dostat na tuto stránku, musí se nejprve přihlásit na portálu pro financování a nabídková řízení. Poté musí kliknout na ikonu zvonku v pravém horním rohu obrazovky.

Na stránce najde hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo tato oznámení:

• výzva k podání (upravené) nabídky,
• připomenutí blížící se lhůty pro podání žádosti v rámci řízení,
• použití čísla PIC organizace pro podání,
• potvrzení o podání (Submission Receipt) (důkaz, že byla nabídka podána),
• potvrzení o stažení (Withdrawal Receipt) (důkaz, že byla nabídka stažena),
  
• dokumenty pro účely řízení byly aktualizovány,
• otázky a odpovědi s omezeným přístupem byly zveřejněny,
• veřejný zadavatel zveřejnil určité oznámení,
• podrobnosti o řízení byly aktualizovány (lhůta nabídkového řízení, název, popis atd.).

V záložce Preference (Preferences) v sekci Spravovat veškerá oznámení (Manage all notifications) ve spodní části seznamu oznámení může hlavní koordinátor PCoCo / koordinátor CoCo nastavit četnost zasílání oznámení z portálu pro financování a nabídková řízení na e-mail. Nezávisle na vaší volbě jsou všechna oznámení vždy k dispozici v sekci Moje oznámení (My notifications) .

Sekce Moje formální oznámení (My Formal Notification(s)) 

Tato sekce, která se nachází v levé části navigační nabídky,  se v současné době pro zadávací řízení nepoužívá.

                                                                                                  Přejděte do druhého kola řízení s pokyny, jak předložit upravenou nabídku.

  Stručný návod k jednacím řízením a dalším zadávacím řízením ve všech úředních jazycích EU naleznete v sekci Stručný návod k aplikaci eSubmission .