Tarjouksen/hakemuksen laadinta eSubmissionissa

Kaikki talouden toimijat voivat lähettää tarjouksensa/hakemuksensa käyttämällä hankintailmoituksessa annettua linkkiä Funding & Tenders ‑portaaliin.

Napsauta Funding & Tenders -portaalissa linkkiä Access submission; linkki johtaa eSubmission-portaaliin, edellyttäen että olet kirjautunut sisään EU Login -tilisi kautta.

Sinun on ensin luettava ja hyväksyttävä käyttöehdot ja vahvistettava, että olet lukenut ja ymmärtänyt F&T-portaalin tietosuojaselosteen ja hankintojen tekemistä ja hallinnointia koskevan tietosuojaselosteen.

Kun olet eSubmissionissa, napsauta kohdasta Uusi tarjous, jos haluat aloittaa uuden tarjouksen/hakemuksen laatimisen. Jos taas haluat jatkaa aiemmin aloittamaasi tarjousta/hakemusta, napsauta kohdasta Palaa luonnokseen. Voit palata luonnokseesi myös Funding & Tenders -portaalin kautta (lisätietoja on tämän oppaan osiossa Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa).

Navigointi eSubmission-palvelussa

Kun olet aloittanut tarjouksen/hakemuksen laadinnan, voit seurata prosessin etenemistä näytön yläreunassa olevan janan avulla. Siinä näkyvät kaikki vaiheet, jotka on käytävä läpi ennen kuin voit lähettää tarjouksesi/hakemuksesi. Lisäksi näet, missä vaiheessa olet menossa.

Menettelyn aikana voit milloin tahansa tarkistaa, mitkä asiakirjat olet jo lisännyt. Napsauta tätä varten kohtaa Tarjousasiakirjat näytön vasemmassa reunassa.

Lähetystavat  

Uutta tarjousta/hakemusta luotaessa on ensiksi määritettävä

• seuraavat: onko kyseessä Yhden tarjoajan lähetys vai Yhteinen lähetys
• liittyykö tarjoukseen/hakemukseen alihankkijoita
• millä kielellä tarjous/hakemus laaditaan.

Kun olet tehnyt valintasi, napsauta sivun alareunassa olevaa Seuraava-painiketta.

Osapuolet

Tässä osiossa nimetään tarjoukseen/hakemukseen osallistuvat organisaatiot (osallistujat). Napsauta kohdasta Lisää osapuoli ja valitse osallistujatyyppi: pääosallistuja (jos kyseessä on yhden tarjoajan lähetys), ryhmän vetäjä tai ryhmän jäsen (jos kyseessä on yhteinen lähetys) tai alihankkija.

Kaikilla osallistujilla – alihankkijoita lukuun ottamatta – on oltava osallistujan tunnistuskoodi eli PIC-tunniste.  Organisaatioiden hakutoiminnolla (Search organisation) voit tarkistaa, onko toimijalla jo PIC-tunniste (eli onko se jo rekisteröity osallistujarekisteriin). Hakuvaihtoehtoja on kaksi: My organisations (Omat organisaatiot) tai Other organisations (Muut organisaatiot).

Omat organisaatiot: Napsauta pudotusvalikosta lista organisaatioista, jota sisäänkirjautunut käyttäjä on käyttänyt aiemmissa tarjouksissaan/hakemuksissaan tai joiden osalta hänelle on annettu rooli (esim. rekisteröitynyt, LEAR tai tilinvalvoja). Nämä samat organisaatiot käyttäjä voi nähdä F&T-portaalin vasemman valikon ”Omat organisaatiot” -välilehdellä kirjauduttuaan EU Login -tililleen.

Muut organisaatiot: Voit hakea osallistujarekisteriin rekisteröityneitä organisaatioita niiden nimellä tai PIC-tunnisteella (Participant Identification Code).

Jos haku ei tuota tuloksia, organisaation pitää hankkia PIC-tunniste  rekisteröitymällä . Kun organisaatiosi on rekisteröity, voit palata eSubmission-palveluun ja tehdä haun uudella PIC-tunnisteella käyttämällä jompaakumpaa kahdesta hakuvaihtoehdosta.

Näyttöön tulevat kyseiseen PIC-tunnisteeseen liittyvät tiedot, jotka ovat osallistujarekisterissä, ja sinua pyydetään lisäämään seuraavat pakolliset tiedot tai asiakirjat:

• pääosallistujalle tai ryhmän vetäjälle:
• yhteyshenkilö (nimi ja sähköpostiosoite)
• IBAN / pankkitilin numero
  Jos kyseessä on IBAN-tilinumero, rastita ”IBAN”-valintaruutu, jolloin eSubmission tarkistaa, onko IBAN-tilinumero voimassa.

• kaikille osallistujille: vakuutus kunnian ja omantunnon kautta (lisätään täytettynä ja allekirjoitettuna Liitteet-osioon).

Yhteyshenkilö-kohdassa käyttäjä voi ilmoittaa tarjouksen yhteyshenkilöksi joko itsensä (nimi on esitäytetty) tai jonkun toisen henkilön. Tässä nimetty yhteyshenkilö on Funding & Tenders -portaalissa ensisijainen yhteyshenkilö (Primary Coordinator Contact, PCoCo), ja käyttäjä, joka jättää osallistumispyynnön/tarjouksen (jos eri kuin yhteyshenkilö) on muu yhteyshenkilö (Coordinator Contact, CoCo). 

Jos ensisijaisella yhteyshenkilöllä ei ole EU Login -tiliä, luodaan yhteyshenkilön sähköpostiosoitteelle automaattisesti väliaikainen EU Login -käyttäjätili, ja kyseiselle henkilölle lähetetään sähköpostilla pyyntö täydentää EU Login -rekisteröinti. Pyyntö lähetetään automaattisena viestinä, jossa ei ole viittausta menettelyyn. Voit lisätä kunkin osallistujan Liitteet-osioon kaikki osallistujan asiakirjat, jotka hankintaviranomainen on pyytänyt liittämään tarjoukseen. Tarkista tarjouseritelmästä, mitkä asiakirjat minkäkin osallistujan on toimitettava. Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, napsauta Valmis. 

Siirry seuraavaan vaiheeseen napsauttamalla Seuraava.

Osat

Jos menettely on jaettu useisiin osiin, valitse osa tai osat, joihin haluat jättää tarjouksen/hakemuksen. Napsauta sitten Seuraava.

Tarjouksen tiedot

Tässä osiossa on ilmoitettava tarjouksen kokonaishinta (vain, jos ratkaisuperusteena on alhaisimmat kustannukset ja alhaisin hinta – käytä samaa muotoa kuin näytöllä näkyvässä esimerkissä) ja/tai vahvistettava, täyttääkö tarjous hankinta-asiakirjoissa asetetut vähimmäisvaatimukset vai ei.

Jos vahvistat, että tarjouksesi ei täytä vähimmäisvaatimuksia, sinua pyydetään selittämään sen syy. Vaatimuksia koskeva vahvistus ja selitys näkyvät lähetysraportissa. Napsauta Tallenna-painiketta, minkä jälkeen voit ladata hintatarjouksen ja mahdollisen teknisen tarjouksen, jos hankintaviranomainen sitä tarjouseritelmässä edellyttää. Voit ladata hintatarjouksen ja teknisen tarjouksen useampana tiedostona. Kun katsot, että tarjouksen tiedot on annettu oikein ja tarjous on valmis, napsauta Seuraava. Tämä painike on käytettävissä vasta sitten, kun kaikki pakolliset tiedot ja asiakirjat on annettu.

Lähetysraportti

Kaikkiin tarjouksiin/hakemuksiin liittyy lähetysraportti, jossa luetellaan lähetykseen sisältyvät asiakirjat. eSubmission luo tämän lähetysraportin automaattisesti ja lisää sen lähetykseesi. Voit tarkastella raporttia näytöllä tai ladata sen omalle laitteellesi ennen tarjouksen lähettämistä. Raporttia ei tarvitse allekirjoittaa eikä ladata eSubmissioniin. Jos katsot, että tarjous on valmis lähetettäväksi, napsauta Seuraava-painiketta.

Tarjouksen lähettäminen

Kun olet valmis lähettämään tarjouksesi/hakemuksesi, napsauta Lähetä. Näytölle tulee ilmoitus, jossa pyydetään vahvistamaan lähettäminen.

Napsauta Kyllä, jos haluat vahvistaa sen. Tämän jälkeen et enää voi muuttaa tätä lähetystä. Huomaa, että järjestelmä ei anna sinun lähettää tarjousta, jos tarjousten vastaanottamiselle asetettu määräaika on päättynyt. Jos määräaikaan on alle vuorokausi, eSubmission näyttää jäljellä olevat tunnit/minuutit määräaikaan asti. Järjestelmä lähettää sähköposti-ilmoituksen tarjouksessa ilmoitetun yhteyshenkilön (PCoCo) sähköpostiosoitteeseen sekä sähköpostiosoitteeseen, joka on yhdistetty tarjouksen/hakemuksen tekemisessä käytettyyn EU Login ‑käyttäjätiliin (CoCo) (jos eri). Ilmoitusviesti sisältää linkin Funding & Tenders -portaaliin, jossa on nähtävissä toimitusvahvistus. Huomaa, että tarjouksessa/hakemuksessa käytettyjen PIC-tunnisteiden haltijat saavat asiasta tiedon.

Tarjousten/hakemusten hallinnointi Funding & Tenders -portaalissa

Kirjaudu omalle alueellesi Funding & Tenders -portaalissa napsauttamalla etusivun oikeassa yläkulmassa olevaa Kirjaudu sisään -painiketta ja syöttämällä EU Login -käyttäjätunnuksesi ja salasanasi.

Lähetysten tarkastelu

Ensisijaisen ja muun yhteyshenkilön (PCoCo/CoCo) lähettämät tarjoukset/hakemukset näkyvät osiossa Procurement centre / Submissions, johon pääsee vasemmassa reunassa My area -sarakkeessa olevasta valikosta.

Voit käyttää näytön oikeassa reunassa tarjous-/hakemusluettelon yläpuolella olevaa hakukenttää.

Submissions -osio 

Ensisijainen yhteyshenkilö / muu yhteyshenkilö näkee jokaisen lähetetyn tarjouksen/hakemuksen osalta menettelyn viitenumeron, lähetyksen tunnuksen, viimeisimmän toiminnon ajankohdan sekä tarjouksen/hakemuksen tilan (luonnos (draft), lähetetty (submitted), peruutettu (withdrawn) tai poistettu (deleted)), määräajan, osan (jos menettely on jaettu osiin), menettelyn nimen ja menettelyn tyypin.

Kunkin tarjouksen/hakemuksen (poistettuja lukuun ottamatta) oikealla puolella näkyy valikkopainike (kolme pistettä), jonka toiminnot vaihtelevat tarjouksen/hakemuksen tilasta riippuen.

Draft -tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

• Edit: eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Voit nyt muokata tarjousta/hakemusta.
• View: eSubmission avautuu kohdasta, jossa olit viimeksi ennen kuin poistuit järjestelmästä. Et voi muokata tarjousta/hakemusta, koska se näytetään vain luku ‑tilassa. 
• Delete: tarjous-/hakemusluonnos poistetaan Funding & Tenders -portaalista.
  
  

Submitted-tilassa (Lähetetty) olevat tarjoukset:

• View Receipt: toimitusvahvistus avautuu näytölle.
• Withdraw (tarjouksen/hakemuksen peruutus ennen menettelyn määräaikaa): ilmoita peruutuksen syy ja vahvista peruutus napsauttamalla Withdraw-painiketta (Peruuta). Kun tarjous/hakemus on peruutettu, sitä ei voi enää tarkastella, muokata eikä lähettää uudelleen.
  
  

Withdrawn-tilassa (Peruutettu) olevat tarjoukset:

• View Withdrawal Receipt: näytölle avautuu peruutusvahvistus.
  
  

Deleted-tilassa olevat tarjoukset/hakemukset:

Toimintoja ei ole käytettävissä tarjouksille, joiden tila on Poistettu. Poistettuja luonnoksia ei saa enää takaisin.