Kaip parengti pasiūlymą sistemoje „eSubmission“?

Pateikti pasiūlymą gali bet kuris ekonominės veiklos vykdytojas, spustelėjęs skelbime apie pirkimą pateiktą nuorodą į Finansavimo ir konkursų portalą.

Finansavimo ir konkursų portale spustelėję „Jungtis prie „eSubmission“ („Access submission“)“, būsite nukreipti į sistemos „eSubmission“ portalą (su sąlyga, kad tuo metu esate prisijungę naudodamiesi savo „EU Login“ paskyra).  

Pirmiausia turite perskaityti sąlygas ir su jomis sutikti, taip pat patvirtinti, kad perskaitėte ir supratote ES finansavimo ir konkursų portalo pareiškimą dėl privatumo ir Su viešųjų pirkimų sutarčių skyrimu ir viešųjų pirkimų valdymu susijusį pareiškimą dėl privatumo.

Čia spustelėkite „Naujas pasiūlymas / dalyvavimo prašymas“, jei norite pradėti rengti naują pasiūlymą, arba „Atidaryti pasiūlymo / dalyvavimo prašymo projektą“, jei norite toliau rengti anksčiau pradėtą pasiūlymo projektą. Savo pasiūlymo projektą taip galite atsidaryti Finansavimo ir konkursų portale (daugiau informacijos pateikiama šio vadovo skirsnyje „Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale“).

Naršymas sistemoje „eSubmission“

Pradėję rengti pasiūlymą, ekrano viršuje matysite eigos eilutę. Šioje eilutėje rodomi visi etapai, kuriuos reikia pereiti prieš pateikiant pasiūlymą. Taip pat galite matyti, kuriame etape tuo metu esate.

Bet kuriuo pasiūlymo rengimo etapu galima patikrinti, kurie dokumentai jau įkelti, – tam reikia spustelėti kairėje ekrano pusėje esantį mygtuką „Pasiūlymo / dalyvavimo prašymo dokumentai“ .  

Pateikimo būdai  

Pradedant rengti naują pasiūlymą reikia nurodyti:

• jo pateikimo būdą: ar tai atskirai, ar bendrai teikiamas pasiūlymas;
• ar jame bus numatyti subrangovai;
• kokia kalba jis bus pateiktas.

Tada spustelėkite puslapio apačioje esantį mygtuką „Toliau“.

Šalys

Šiame skirsnyje turite nurodyti organizacijas, kurios kartu su jumis teikia pasiūlymą (t. y. dalyvius). Spustelėkite „Naujas dalyvis“ ir pasirinkite dalyvio rūšį, kuri gali būti: pagrindinis dalyvis (atskirai teikiamo pasiūlymo atveju), grupės vadovas ar grupės narys (bendrai teikiamo pasiūlymo atveju) ir subrangovas (jei taikoma).

Reikia nurodyti kiekvieno dalyvio, išskyrus subrangovus, identifikavimo kodą (dalyvio identifikavimo kodą – PIC). Jei norite patikrinti, ar subjektas jau turi PIC (t. y. ar jis jau yra įregistruotas Dalyvių registre), naudokitės laukeliu „Ieškoti organizacijos“. Yra dvi paieškos parinktys – Mano organizacijos ir Kitos organizacijos .

Mano organizacijos . Spustelėjus laukelyje, išsiskleis sąrašas organizacijų, kurias prisijungusysis naudotojas buvo nurodęs anksčiau teiktuose pasiūlymuose arba kurių atžvilgiu jam yra suteiktas tam tikras vaidmuo (pvz., organizaciją registruojantis asmuo, paskirtasis teisinis atstovas arba paskyros administratorius). Tai tos pačios organizacijos, kurias naudotojai mato Finansavimo ir konkursų portalo meniu, esančio kairėje pusėje, skiltyje „Mano organizacijos“, kai prisijungia prie šio portalo naudodamiesi savo „EU Login“ paskyra.

Kitos organizacijos . Galite ieškoti Dalyvių registre įregistruotų organizacijų įvesdami organizacijos pavadinimą arba PIC (dalyvio identifikavimo kodą).

Jei paieška rezultatų neduoda, organizacija turi įsiregistruoti, kad gautų PIC. Kai jūsų organizacija bus įregistruota, galite grįžti į sistemą „eSubmission“ ir naudodamiesi viena iš dviejų paieškos galimybių pasirinkti naująjį PIC.

Ekrane pasirodys su tuo PIC susieti Dalyvių registro duomenys ir bus paprašyta pateikti tokius privalomus duomenis ir dokumentus:

• pagrindinio dalyvio ar grupės vadovo:
• kontaktinio asmens duomenis (vardą, pavardę ir e. pašto adresą);
• IBAN / banko sąskaitos numerį.
  Jei banko sąskaita turi IBAN kodą, turėtumėte pažymėti langelį „IBAN“ ir sistema „eSubmission“ patikrins, ar IBAN kodas yra galiojantis;

• visų dalyvių: tinkamai užpildytą ir pasirašytą priesaikos deklaraciją (ją reikia įkelti į skirsnį „Priedai“).

Skirsnyje „Kontaktinis asmuo“ naudotojas gali pasirinkti save (vardas ir pavardė jau nurodyti) arba kaip kontaktinį asmenį su teikiamu pasiūlymu susijusiais klausimais įrašyti kitą žmogų. Finansavimo ir konkursų portale kontaktiniam asmeniui suteikiamas pagrindinio koordinuojančio kontaktinio asmens (PCoCo) vaidmuo, o pasiūlymą teikiančiam naudotojui (jei tai kitas asmuo) – koordinuojančio kontaktinio asmens (CoCo) vaidmuo. 

Jei PCoCo neturi „EU Login“ paskyros, naudojant kontaktinio asmens e. pašto adresą bus automatiškai sukurta laikina „EU Login“ paskyra, ir tas asmuo bus e. paštu pakviestas užbaigti registracijos sistemoje „EU Login“. Kvietimas ateis kaip automatinė sistemos žinutė, be nuorodos į procedūrą.

Kiekvieno dalyvio duomenų skirsnyje „Priedai“ galite įkelti dalyvio dokumentus, kuriuos perkančioji organizacija prašo pateikti kartu su pasiūlymu. Konkretūs dokumentai, kuriuos dalyvis turi įtraukti į pasiūlymą, nurodomi pirkimo specifikacijose.

Baigę spustelėkite „Atlikta“. 

Spustelėkite „Toliau“, kad pereitumėte į kitą etapą.

Pirkimo dalys

Jei procedūra apima kelias pirkimo dalis, pasirinkite tą (tas), dėl kurios (-ių) norėtumėte pateikti pasiūlymą, ir spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo duomenys

Šiame skirsnyje turite įrašyti (tokiu pačiu formatu, koks parodytas pavyzdyje ekrane) savo pasiūlymo sumą (tik jei sutartis skiriama pagal mažiausių sąnaudų ar mažiausios kainos kriterijų) ir (arba) patvirtinti, kad jūsų pasiūlymas atitinka pirkimo dokumentuose nurodytus minimaliuosius reikalavimus arba jų neatitinka.

Jei patvirtinsite, kad jūsų pasiūlymas minimaliųjų reikalavimų neatitinka, jūsų bus paprašyta tam skirtame teksto laukelyje pateikti paaiškinimą. Atitikties arba neatitikties patvirtinimas ir dėl neatitikties pateiktas paaiškinimas bus įtraukti į pasiūlymo suvestinę.

Kai spustelėsite mygtuką „Išsaugoti“, galėsite įkelti finansinį pasiūlymą ir, jei perkančioji organizacija to reikalauja pirkimo specifikacijose, – techninį pasiūlymą. Kaip techninį arba finansinį pasiūlymą galite įkelti daugiau kaip vieną failą.

Kai įsitikinsite, kad pasiūlymo duomenys teisingi ir jis baigtas rengti, spustelėkite mygtuką „Toliau“. Šis mygtukas taps aktyvus tik pateikus visus privalomus duomenis ir dokumentus.

Pasiūlymo suvestinė

Sistema sugeneruoja pasiūlymo suvestinę. Ji yra pasiūlymo dalis. Pasiūlymo suvestinėje išvardijami visi į pasiūlymą įtraukti dokumentai.

Pasiūlymo suvestinę sistema „eSubmission“ sugeneruoja ir į jūsų pasiūlymą įtraukia automatiškai. Suvestinę (prieš pateikiant pasiūlymą) galima peržiūrėti ekrane arba atsisiųsti, jei norite ją išsisaugoti. Suvestinės pasirašyti ir jos pasirašytos įkelti į sistemą „eSubmission“ nereikia.

Jei peržiūrėję pasiūlymo suvestinę manote, kad pasiūlymas yra baigtas rengti ir gali būti pateiktas, spustelėkite mygtuką „Toliau“.

Pasiūlymo pateikimas

Kai būsite pasirengę pateikti pasiūlymą, spustelėkite mygtuką „Pateikti“. Sistemoje pasirodys patvirtinimo žinutė.

Jei norite patvirtinti, spustelėkite mygtuką „Taip“. Kai tai padarysite, pasiūlymo nebebus galima keisti.

Dėmesio! Sistema neleis pateikti pasiūlymo, jei pasiūlymų priėmimo terminas baigėsi.

Kai iki pasiūlymų pateikimo termino lieka mažiau nei para, sistemoje „eSubmission“ rodomos iki jo likusios valandos / minutės. 

Pasiūlyme nurodyto kontaktinio asmens (PCoCo) e. pašto adresu ir su „EU Login“ paskyra, naudojama pasiūlymui pateikti, susietu (CoCo) e. pašto adresu (jei skiriasi) bus išsiųstas e. pašto pranešimas. Šiame pranešime bus pateikta nuoroda į Finansavimo ir konkursų portalą, kur bus galima rasti pasiūlymo pateikimo patvirtinimą.

Atkreipkite dėmesį į tai, kad apie pasiūlymo pateikimą bus informuoti jame nurodytų PIC turėtojai.

Pasiūlymų tvarkymas Finansavimo ir konkursų portale

Kad patektumėte į savo asmeninę erdvę Finansavimo ir konkursų portale, turite patvirtinti savo tapatumą spustelėję mygtuką „Prisijungti“ („Sign in“) Finansavimo ir konkursų portalo pradžios puslapio viršutiniame dešiniajame kampe (įrašykite savo „EU Login“ prisijungimo vardą ir slaptažodį).

Pasiūlymų peržiūra

Pasiūlymus PCoCo / CoCo ras kairėje pusėje esančios skilties „Mano erdvė“ („My Area“) skirsnio „Viešųjų pirkimų centras“ („Procurement centre“) skyrelyje „Pasiūlymai“ („Submissions“).

Dešinėje virš pasiūlymo sąrašo taip pat pateikiamas paieškos laukelis.

Skyrelis „Pasiūlymai“ („Submissions“)

Peržiūrėdamas kiekvieną pasiūlymą, PCoCo / CoCo gali matyti procedūros numerį, pasiūlymo ID, paskutinio atlikto veiksmo datą ir pasiūlymo būseną („Projektas“ („Draft“), „Pateiktas“ („Submitted“), „Atsiimtas“ („Withdrawn“), „Pašalintas“ („Deleted“)), terminą, pirkimo dalį (jei taikoma), procedūros pavadinimą ir procedūros rūšį.

Kiekvieno pasiūlymo (išskyrus pašalintus) dešinėje esantis meniu mygtukas (su trimis taškais) suteikia PCoCo / CoCo galimybę atlikti skirtingus veiksmus, priklausomai nuo pasiūlymo būsenos.

Kai pasiūlymo būsena yra „Projektas“ („Draft“), jį galima:

• redaguoti („Edit“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Dabar galite redaguoti pasiūlymą šioje sistemoje;
• peržiūrėti („View“): sistemoje „eSubmission“ atsivers langas, kuriame buvote prieš ją užverdami. Pasiūlymo redaguoti negalima, nes jį matote tik skaitymo režimu;
• pašalinti („Delete“): pasiūlymo projektas bus pašalintas iš Finansavimo ir konkursų portalo.
  
  

Kai pasiūlymo būsena yra „Pateiktas“ („Submitted“), galima:

• peržiūrėti gavimo patvirtinimą („View Receipt“): bus parodytas pasiūlymo gavimo patvirtinimas;
• pasiūlymą atsiimti („Withdraw“) (tik iki pasiūlymų pateikimo termino): nurodykite pasiūlymo atsiėmimo priežastį ir patvirtinkite spustelėdami mygtuką „Atsiimti “ („Withdraw“). Atsiėmus pasiūlymą, jo nebegalima peržiūrėti, redaguoti ar dar kartą pateikti.
  
  

Kai pasiūlymo būsena yra „Atsiimtas“ („Withdrawn“), galima:

• peržiūrėti atsiėmimo patvirtinimą („View Withdrawal Receipt“): bus parodytas pasiūlymo atsiėmimo patvirtinimas.
  
  

Kai pasiūlymo būsena yra „Pašalintas“ („Deleted“):

su juo negalima atlikti jokių veiksmų. Pašalinus pasiūlymo projektą, konkurso dalyvis jo atgauti negali.