Rövid útmutató nyílt eljárásokhoz

A gyors útmutatókat felülvizsgálták, hogy azok tartalmazzák a munkafolyamat legújabb funkcióit és funkcióit. Ez az aktualizált változat jelenleg csak angol nyelven áll rendelkezésre. Hamarosan rendelkezésre fog állni az EU valamennyi hivatalos nyelvén készült fordítás.

Az első lépések

Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!

Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságos módon készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (azaz ajánlataikat) az uniós közbeszerzési eljárásokra.

Ez a rövid útmutató csak a nyílt eljárásokra vonatkozik. Az egyéb közbeszerzési eljárásokról szóló gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán tekinthetők meg.

Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:

• elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,

• biztonságos módon benyújthatják őket,

• megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,

• törölhetik beadványtervezeteiket,

• igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, Benyújtási igazolás),

• a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,

• igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt”, Visszavonási igazolás).

Kérjük, olvassa el a rendszerkövetelményeket.

Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” és „Az ajánlat adatai” oldalak „Csatolmányok” részében találhatók.

Technikai segítség

Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai idő szerint 8:00 és 20:00 óra között).

 ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+ 32 (0) 229 71063

  Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.

Belépés az eSubmission alkalmazásba

Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások (ajánlati felhívások) kapcsán használatos. Az európai intézmények, szervek és ügynökségek által közzétett ajánlati felhívások a következő címen érhetők el Funding & Tenders portál.

Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?

Az eSubmission alkalmazás használatához, valamint a Funding & Tenders Portálon megjelenő ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login). 

Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikus benyújtási rendszerben, azt regisztrálni kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában (Résztvevői nyilvántartás), és rendelkeznie kell egy PIC-kóddal (résztvevői azonosító kód). A PIC-kóddal kapcsolatban itt találhat további információkat. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.

EU Login

Az EU Login alkalmazás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.

További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.

Funding & Tenders portál

A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós szervek irányítása alá tartozó finanszírozási programok és pályázatok résztvevői és szakértői számára.

A „Funding & Tenders” portál felhasználói:

• keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,

• feliratkozhatnak az ajánlati felhívásokra,
• megtekinthetik a közbeszerzési dokumentumokat,
• kérdéseket fogalmazhatnak meg és küldhetnek be, 

• regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba,

• hozzáférhetnek az eSubmission alkalmazáshoz,

• hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),

• megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,

• visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),

Résztvevői nyilvántartás

Az „egyszeri adatszolgáltatás” elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat.  A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-kódot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-kódot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.

Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?

Bármely gazdasági szereplő benyújthatja ajánlatát az eljárást megindító hirdetményben/tervpályázati hirdetményben feltüntetett, Funding & Tenders portálhoz tartozó linken keresztül.

A Funding and Tenders portálon kattintson az „Access submission” (Beadvány megtekintése) gombra, amely átirányítja Önt az eSubmission portálra, feltéve, hogy bejelentkezett EU Login fiókjával.

Az alkalmazásban kattintson az „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd a gyorskalauz  A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon szakaszát ).

Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül

Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.

A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található  „Submission documents” (Beadványok)  gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.

Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Submit” (Benyújtás)gombra.

Benyújtási lehetőségek

Új ajánlat létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:

• milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló vagy közös beadványként,
• a beadványban szerepelnek-e alvállalkozók is,
• milyen nyelvű a beadvány.

A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.

Felek

Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson az „NewParty” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).

Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Search” (Keresés) gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-kódjára, héaazonosító számára, nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám és a nemzeti regisztrációs szám alapján való kereséshez az országot is ki kell választani.

Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon.  Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission , alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra, és válassza ki a megjelenített szervezetet.

Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:

• a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
• Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
• IBAN-szám/bankszámlaszám
• valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Attachments” (Mellékletek)  részben.

A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt kapcsolattartóként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „Primary Coordinator Contact – PCoCo” (Elsődleges koordinátor kapcsolattartó) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „Coordinator Contact – CoCo” (Koordinátor kapcsolattartó) szerepet társítja. 

Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.

Az egyes résztvevők  „Attachments” (Mellékletek)  szakaszában feltöltheti az adott résztvevőtől az ajánlatkérő szerv által az ajánlattal együtt kért dokumentumokat. Ellenőrizze a kiírási feltételekben  , hogy mely résztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.

A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra. 

A „Ways to submit” (Benyújtás módjai) lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány formáját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).

A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

Részek

Amennyiben több részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a rész(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele részenként eltérő, akkor minden részhez külön beadványt kell készíteni.

Az ajánlat adatai

Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén  – használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.

Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.

Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő a kiírási feltételekben előírja – a műszaki dokumentumokat. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet.

Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra . A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.

Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor .

Benyújtásijelentés

A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.

A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.

A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.

A benyújtási jelentés nem bizonyíték az ajánlat benyújtására. A benyújtásra  még nem került sor . Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra a beadvány véglegesítéséhez.

Az ajánlat benyújtása

Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.

Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására .

A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.

A Bizottság e-mail értesítést küld az ajánlatban megjelölt kapcsolattartó személy (PCoCo) e-mail-címére, valamint az ajánlat benyújtásához használt EU Login-fiókhoz (CoCo) kapcsolódó e-mail-címre (amennyiben az előzőtől eltér). Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra , ahol a benyújtási igazolás is megtalálható.  

Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.

A benyújtási igazolás bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.

A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon

A   Funding & Tenders portálon   az Ön saját felületének eléréséhez kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található  „Sign in” (Bejelentkezés)  gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.

A beadványok megtekintése

A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a  PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a beadványokat.

A beadványok listájától jobbra egy keresőmezőt is talál.

A „My Submission(s)” (Beadványaim) szakasz

A PCoCo/CoCo  minden egyes benyújtás esetében megtekintheti az eljárás hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó művelet dátumát és a benyújtás státuszát (tervezet, benyújtott, visszavont, törölt), a határidőt, hogy mely részre vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és az eljárás típusát.

A  törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a  PCoCo/CoCo  a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.

A „Draft” (Tervezet) állapotú beadványok esetében:

• „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet  legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
• „View” (Megtekintés):  az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet a legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg. 
• „Delete” (Törlés):  a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
  
  

A „Submitted” (Benyújtva) állapotú beadványok esetében:

• Benyújtási igazolás megtekintése: megjelenik a benyújtási igazolás.
• „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
  
  

A „Withdrawn” (Visszavonva) állapotú beadványok esetében:

• „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.

A „Deleted” (Törölve) állapotú beadványok esetében:

Az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni. 

Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon

„My notifications” (Értesítéseim)

A   PCoCo/CoCo ezt az oldalt a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.

Ezen az oldalon a  PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja:

• Benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
• Visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)

Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül, az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” (Értesítéseim) menüpontban.

„My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim)

A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.