Kako pripravite svojo ponudbo v sistemu eSubmission

Vsak gospodarski subjekt lahko predloži ponudbo prek povezave do portala za financiranje in razpise, navedene v obvestilu o javnem naročilu.

Ko ste na portalu za financiranje in razpise, morate klikniti na Dostop do predložitve (Access submission): če ste prijavljeni v svoj račun EU Login, boste preusmerjeni na portal eSubmission.  

Najprej morate prebrati in sprejeti pogoje ter potrditi, da ste prebrali in razumeli izjavo o varstvu osebnih podatkov portala za financiranje in razpise ter izjavo o varstvu osebnih podatkov za oddajo in upravljanje javnih naročil.

V sistemu eSubmission kliknite Nova predložitev (New submission ), da začnete novo predložitev, ali Nadaljuj z osnutkom (Resume draft), da nadaljujete že prej začeti osnutek predložitve. Osnutek lahko nadaljujete tudi na portalu za financiranje in razpise (več informacij je na voljo v razdelku Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise v tem vodniku).

Krmarjenje v sistemu eSubmission

Ko začnete svojo predložitev, se na vrhu zaslona prikaže vrstica o napredku. V tej vrstici so prikazani vsi koraki, ki jih morate opraviti pred oddajo ponudbe. Vidite lahko tudi, v katerem koraku ste trenutno.

Med postopkom oddaje lahko kadar koli preverite že naložene dokumente tako, da kliknete gumb Dokumenti predložitve na levi strani zaslona.  

Načini oddaje  

Ko začnete novo predložitev, morate navesti:

• kako boste oddali svojo ponudbo: posamična predložitev ali skupna predložitev,
• ali bo predložitev vključevala oddajo naročil podizvajalcem,
• jezik, v katerem bo predložitev pripravljena.

Ko izberete ustrezno možnost, kliknite gumb Naprej (Next) na dnu strani.

Stranke

V tem razdelku morate navesti organizacije, ki sodelujejo pri predložitvi (udeleženci). Kliknite Nova stranka (New party) in izberite vrsto udeleženca: glavni udeleženec (v primeru posamične predložitve), vodja skupine ali član skupine (v primeru skupne predložitve) in podizvajalec (če je ustrezno).

Vsi udeleženci, razen podizvajalcev, morajo biti označeni s kodo PIC – identifikacijsko kodo udeleženca.  Da preverite, ali subjekt že ima PIC (tj. je že vpisan v register udeležencev), uporabite polje Poišči organizacijo. Na voljo sta dve možnosti iskanja:  Moje organizacije ali Druge organizacije .

Moje organizacije:  Kliknite spustni meni za prikaz seznama organizacij, ki jih je prijavljeni uporabnik uporabil v predhodnih predložitvah ali za katere mu je bila dodeljena vloga (npr. prijavitelj, pooblaščeni zastopnik pravnega subjekta ali skrbnik računa). To so organizacije, ki jih uporabniki po prijavi z računom EU Login lahko vidijo pod zavihkom „Moje organizacije“ v levem meniju na portalu za financiranje in razpise.

Druge organizacije: Po organizacijah, registriranih v registru udeležencev, lahko iščete z vnosom imena organizacije ali kode PIC.

Če iskanje ne prinese rezultatov, se mora organizacija registrirati, da pridobi kodo PIC. Po registraciji organizacije se lahko vrnete v sistem eSubmission in izberete novo kodo PIC z eno od dveh možnosti iskanja.

Podatki v registru udeležencev, povezani s kodo PIC, se prikažejo na zaslonu in navesti morate naslednje obvezne podatke/dokumente:

• za glavnega udeleženca ali vodjo skupine:
• kontaktno osebo (ime in e-naslov),
• IBAN/številko bančnega računa;
  Če ima bančni račun kodo IBAN, morate označiti potrditveno polje „IBAN“, sistem eSubmission pa bo preveril veljavnost kode IBAN.

• za vse udeležence: častno izjavo (pravilno izpolnjeno in podpisano) v razdelku Priloge.

Uporabnik lahko kot kontaktno osebo za oddajo ponudbe v razdelku Kontaktna oseba navede sebe (ime je že vnaprej izpolnjeno) ali drugo osebo. Kontaktni osebi se na portalu za financiranje in razpise dodeli vloga glavne kontaktne osebe koordinatorja (PCoCo), uporabniku, ki oddaja ponudbo (če se razlikuje od kontaktne osebe), pa vloga kontaktne osebe koordinatorja (CoCo). 

Če glavna kontaktna oseba koordinatorja nima računa EU Login, se začasni račun EU Login ustvari samodejno na podlagi elektronskega naslova kontaktne osebe, oseba pa je po elektronski pošti pozvana, da dokonča registracijo računa EU Login. Vabilo se pošlje s samodejnim sistemskim sporočilom brez sklica na postopek.

V razdelku Priloge vsakega udeleženca lahko naložite dokumente udeleženca, ki jih je javni naročnik zahteval skupaj s ponudbo. Preverite specifikacije ponudbe, da boste ugotovili, kateri dokumenti morajo biti za določenega udeleženca vključeni v predložitev.

Ko boste pripravljeni, kliknite Končano (Done ). 

Kliknite Naprej, da nadaljujete na naslednji korak.

Sklopi

V postopku z več sklopi izberite sklope, za katere želite oddati ponudbo, in nato kliknite gumb Naprej.

Podatki o ponudbi

V tem razdelku morate vpisati znesek svoje ponudbe (samo v primeru uporabe metode najnižjih stroškov in najnižje cene, in sicer obvezno v enaki obliki kot v primeru na zaslonu) in/ali potrditi, ali vaša ponudba izpolnjuje minimalne zahteve iz dokumentacije o javnem naročilu ali ne.

Če boste izbrali, da vaša ponudba ne izpolnjuje minimalnih zahtev, boste morali to obrazložiti v namenskem besedilnem polju. Potrditev skladnosti ali neskladnosti in obrazložitev v primeru neskladnosti bosta vključeni v poročilo o predložitvi.

Ko kliknete gumb Shrani, lahko naložite finančno ponudbo, in, če tako zahteva javni naročnik, tehnično ponudbo. Kot tehnično/finančno ponudbo lahko naložite več kot eno datoteko.

Če menite, da so podatki o ponudbi pravilni in da je predložitev popolna, kliknite Naprej. Gumb bo aktiven le, če so bili naloženi vsi obvezni dokumenti.

Poročilo o predložitvi

Poročilo o predložitvi ustvari sistem in je del predložitve. V poročilu so navedeni vsi dokumenti, vključeni v predložitev.

Sistem eSubmission samodejno ustvari poročilo o predložitvi in ga doda vaši predložitvi. Pred oddajo ponudbe si lahko poročilo ogledate na zaslonu ali ga prenesete za lastno evidenco. V sistemu eSubmission ni treba podpisati in naložiti podpisanega poročila.

Če po ogledu poročila o predložitvi menite, da je predložitev popolna in pripravljena za oddajo, kliknite Naprej za nadaljevanje.

Oddaja ponudbe

Ko ste pripravljeni oddati ponudbo, kliknite gumb Oddaj. Sistem bo prikazal potrditveno sporočilo.

Kliknite Da, če se strinjate s tem, da te predložitve ne boste več mogli spreminjati.

Upoštevajte, da vam sistem ne bo dovolil oddaje po roku za prejem predložitev.

Če je do roka za oddajo manj kot en dan, sistem eSubmission prikazuje preostale ure/minute do roka. 

Elektronsko sporočilo bo poslano na elektronski naslov kontaktne osebe, navedene v ponudbi (PCoCo), in na elektronski naslov (če je drugačen), povezan z računom EU Login, ki se uporablja za oddajo ponudbe (CoCo). To elektronsko sporočilo vsebuje povezavo na portal za financiranje in razpise, kjer lahko najdete Submission Receipt (potrdilo o predložitvi).

Opozarjamo, da bodo o tem obveščeni lastniki identifikacijske kode udeleženca (PIC), uporabljene v predložitvi.

Upravljanje predložitev na portalu za financiranje in razpise

Za dostop do zasebnega dela portala za financiranje in razpise se morate avtenticirati, kar storite s klikom gumba Prijava (Sign in) v zgornjem desnem kotu prve strani portala za financiranje in razpise (vnesite svoje uporabniško ime EU Login in geslo).

Prikaz predložitev

Na levi strani v razdelku My area (Moj prostor) lahko kontaktne osebe koordinatorja (PCoCo/CoCo ) najdejo predložitve v razdelku Procurement centre / Submissions (Center za javna naročila / Predložitve).

Iskalno polje je na voljo tudi na desni strani nad seznamom predložitev.

Razdelek Predložitve (Submissions) 

Kontaktne osebe (PCoCo/CoCo) lahko za vsako predložitev vidijo referenčno številko postopka, identifikacijsko številko predložitve, datum zadnjega izvedenega dejanja in status predložitve (osnutek, predloženo, umaknjeno, izbrisano), rok, sklop (če je ustrezno), naslov postopka in vrsto postopka.

Menijski gumb (tri pike) na desni strani posamezne predložitve (če ta ni bila izbrisana) omogoča kontaktnim osebam (PCoCo/CoCo) izvedbo različnih dejanj glede na status predložitve.

Za predložitve s statusom osnutka (Draft):

• Uredi (Edit): sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Zdaj lahko urejate svojo predložitev v sistemu eSubmission.
• Prikaži (View):  sistem eSubmission odpre zaslon, na katerem ste bili, ko ste zapustili aplikacijo. Predložitve ni mogoče urejati, ker je prikazana v načinu samo za branje. 
• Izbriši (Delete): osnutek predložitve bo izbrisan s portala za financiranje in razpise.

Za predložitve s statusom oddano (Submitted):

• Prikaži potrdilo (View Receipt): prikaže se Submission Receipt (potrdilo o predložitvi).
• Umakni (Withdraw) (na voljo samo pred rokom za predložitev): navedite, zakaj želite umakniti predložitev, in potrdite s klikom gumba Umakni (Withdraw). Če predložitev umaknete, je ne morete več prikazovati, urejati ali oddati.

Za predložitve s statusom umaknjeno:

• Prikaži potrdilo o umiku (View Withdrawal Receipt): prikaže se Withdrawal Receipt (potrdilo o umiku).

Za predložitve s statusom izbrisano:

Za predložitve s statusom izbrisano dejanja niso na voljo. Ko je osnutek ponudbe izbrisan, ga ponudnik ne more več pridobiti.