Gérer les invitations et les soumissions sur le portail Funding & Tenders

Dans les procédures négociées ou les procédures concurrentielles avec négociation sans publication, seuls les candidats invités peuvent soumettre une offre.

Si vous êtes invité(e) à soumettre une offre, vous recevrez:

• un courriel d’invitation;
• une notification sur le portail F&T.
  

Dans le courriel d’invitation, vous recevrez un lien qui vous conduira vers la section My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations) du portail F&T. Vous devrez vous connecter avec votre compte EU Login.

Si vous ne possédez pas encore de compte EU Login lié à l’adresse électronique utilisée par le pouvoir adjudicateur pour l’invitation, le portail F&T le créera automatiquement pour vous. Voir les explications détaillées ici .

Afficher l’invitation/les invitations

Dans le menu de navigation sur la gauche, vous trouverez l’invitation/les invitations sous My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations). Un champ de recherche est également disponible à droite au-dessus de la liste des invitations.

Cliquez sur Select Organisation (Sélectionner l’organisation) au départ du bouton Action pour l’invitation reçue - vous devrez sélectionner l‘organisation indiquée comme «Participant» dans le courrier d’invitation.

 Une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous proposer deux options:

• • My organisations (Mes organisations) - vous pourrez sélectionner une organisation parmi celles pour lesquelles un rôle vous est attribué: rôle pour l’organisation (par exemple, responsable de l’auto-enregistrement, LEAR, LSIGN) ou pour un projet (soumission/invitation/marché/subvention) . Si votre organisation n’est pas encore enregistrée, vous devrez d’abord l’enregistrer dans le registre des participants pour obtenir un PIC (code d’identification du participant). Pour en savoir plus, cliquez ici. Une fois votre organisation enregistrée, vous pourrez sélectionner le PIC qui vient d’être créé.

• • Other organisation (Autre organisation) -vous pourrez rechercher les organisations enregistrées sur le portail F&T en saisissant soit le nom de l’organisation, soit le numéro PIC.

Ce n’est qu’après avoir sélectionné votre organisation que vous pourrez voir les détails et les documents liés à l’invitation.

Cliquez sur le lien See details (Voir détails) pour réaliser les actions suivantes: 

• • Visualiser les détails de la procédure
    Dans la rubrique General information (Informations générales), vous pourrez consulter les informations relatives à la procédure.
    
    
    
    
  • Accéder aux documents de marché à accès restreint
    Dans la rubrique Restricted documents (Documents à accès restreint), vous pourrez consulter les documents liés à la procédure.  
     
    
    
    S’il existe plusieurs versions d’un document, la version la plus récente s’affichera à l’écran. Pour afficher une version plus ancienne, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez la version que vous souhaitez voir. Vous pourrez également consulter les traductions disponibles (le cas échéant).
    
    
  • 
  • 
    
    
  • Accéder à la section «Restricted Questions & answers (Q&A)» (Questions & réponses à accès restreint).  
    Dans cette section, vous pourrez poser une question concernant la procédure.
     
    
    Si le pouvoir adjudicateur fournit la réponse à titre privé, elle apparaîtra sous My Q&A (Mes questions et réponses). Si la réponse est fournie à tous les candidats invités à la procédure, elle apparaîtra sous Restricted Q&A (Questions et réponses à accès restreint) . Pour de plus amples informations, voir la page consacrée aux questions à soumettre sur le portail Funding and Tenders: How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal .

La soumission ne peut être effectuée qu’à partir de la section «My Invitation(s)» (Mon invitation/Mes invitations). L’offre ou les offres ne peuvent pas être soumises à partir de la page consacrée aux détails de la procédure.

Mon invitation/Mes invitations

Pour chaque invitation, vous pourrez voir le numéro de référence de la procédure, l’état d’avancement de l’invitation [received (invitation reçue), acknowledged (réception confirmée)], la date limite, le lot (le cas échéant), l’intitulé de la procédure, le type de procédure et l’étape.

Le menu Action de l’invitation/de la soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de l’invitation/de la soumission.

Pour les invitations ayant le statut Received (Invitation reçue):  

• Acknowledge Receipt (Accuser réception): cliquez ici pour confirmer que vous avez reçu l'invitation à soumettre une offre. Vous serez redirigé(e) vers le portail eSubmission, sur lequel vous pourrez soumettre votre offre.
• Manage Roles (Gérer les rôles):  vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également accéder à l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut).See details

Pour les invitations ayant le statut Acknowledged (Réception confirmée): 

• Start New Submission (Commencer une nouvelle soumission): cliquez pour soumettre une nouvelle offre.
• Manage Roles (Gérer les rôles): vous pourrez consulter et gérer les accès à votre invitation (ajouter/supprimer des personnes pouvant également visualiser l’invitation et soumettre une offre).
• See Details (Voir détails): vous pourrez voir les détails de la procédure (voir plus haut). See details
  
  

Si vous avez commencé à rédiger une soumission ou si vous en avez déjà soumis une, vous verrez le lien Submission(s) [Soumission(s)].

Le menu Action situé à droite de chaque soumission vous permettra d’effectuer différentes actions en fonction de l’état d’avancement de la soumission.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Draft (Projet):

• Edit (Modifier): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Vous pouvez à présent modifier votre soumission dans eSubmission.
• View (Visualiser): eSubmission affiche l’écran où vous vous trouviez lorsque vous avez quitté l’application. Il n’est pas possible de modifier la soumission lorsque vous la visualisez en mode lecture seule. 
• Delete (Supprimer): le projet de soumission sera supprimé du portail Funding & Tenders.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Submitted (Soumis):

• View Receipt (Visualiser l’accusé de réception): l’accusé de réception de la soumission s’affiche.
• Withdraw (Retirer) (disponible uniquement avant la date limite de soumission):  indiquez le motif du retrait de la soumission et confirmez votre choix en cliquant sur le bouton Withdraw (Retirer). Une fois la soumission retirée, vous ne pourrez plus la visualiser, la modifier ou la soumettre à nouveau.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Withdrawn (Retiré):

• View Withdrawal Receipt (Visualiser l’accusé de réception du retrait): l’accusé de réception du retrait s’affiche.

Dans le cas des soumissions ayant le statut Deleted (Supprimé):

• Le menu Action n’est pas disponible pour les offres ayant le statut Deleted (Supprimé). Une fois qu’un projet d’offre a été supprimé, il ne peut être récupéré par le soumissionnaire. 

Comment préparer votre offre dans eSubmission

Pour pouvoir soumettre une offre, vous devrez d'abord accuser réception de l’invitation à soumissionner:

• Trouvez la procédure dans My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations) sur le portail Funding &Tenders.

• Dans le menu «Action» de la procédure, cliquez sur Acknowledge Receipt (Accuser réception) pour confirmer que vous avez reçu l’invitation. L'invitation passera au statut Acknowledged (Réception confirmée).

Après avoir accusé réception de l'invitation à soumissionner, vous serez automatiquement redirigé(e) vers eSubmission, où vous pourrez lancer la soumission de votre offre en cliquant sur Nouvelle offre. 

Si vous préférez commencer votre soumission plus tard:

• Connectez-vous au portail Funding & Tenders.
  

• Allez dans My Invitation(s) (Mon invitation/Mes invitations) et trouvez la procédure.

• À partir du menu Action de la procédure, cliquez sur Start new submission (Commencer une nouvelle soumission). Vous serez alors redirigé(e) vers eSubmission.

Dans eSubmission, cliquez sur Nouvelle offre (New submission) pour lancer une nouvelle soumission ou sur Continuer le projet pour continuer un projet déjà commencé. 

Navigation dans eSubmission 

Lorsque vous aurez commencé votre soumission, vous verrez apparaître une barre d’avancement en haut de l’écran. Cette barre indique toutes les étapes à suivre avant de soumettre votre offre. Elle vous permet aussi de voir à quelle étape vous vous trouvez actuellement.

À tout moment au cours du processus de soumission, vous pourrez vérifier quels documents ont été chargés en cliquant sur le bouton Documents de l’offre (Submission documents) sur la gauche de l’écran.

Rien n’est envoyé au pouvoir adjudicateur tant que vous n’avez pas cliqué sur le bouton Soumettre (Submit) à la fin de la procédure de soumission.

Manières de soumettre une offre

Lorsque vous commencerez une nouvelle offre, il vous sera demandé d’indiquer:

• la manière dont vous allez soumettre votre offre: Offre unique (Sole submission), c’est-à-dire individuelle, ou Offre conjointe (Joint submission),
• si la soumission prévoit un recours à la sous-traitance;
• dans quelle langue la soumission sera rédigée.

Une fois que vous aurez fait votre choix, cliquez sur le bouton Suivant (Next) en bas de la page.

Parties

Dans cette section, vous devrez désigner les organisations participant à votre soumission (participants). Cliquez sur Nouvelle partie (New party) et sélectionnez le type de participant: participant principal (en cas d’offre individuelle), chef du groupe ou membre du groupe (en cas d’offre conjointe) et sous-traitant (le cas échéant).

Tous les participants, à l’exception des sous-traitants, doivent être identifiés par un PIC (code d’identification du participant). Pour vérifier si une entité possède déjà un PIC (autrement dit, si elle est déjà inscrite dans le registre des participants), utilisez le bouton Rechercher (Search). Vous pouvez effectuer une recherche par PIC, par numéro de TVA, par numéro national d’immatriculation ou par pays. Pour pouvoir chercher par numéro de TVA ou numéro national d’immatriculation, vous devez aussi sélectionner le pays.

Si la recherche ne donne pas de résultats, l’organisation doit s’enregistrer pour obtenir un PIC. Après avoir obtenu le PIC, revenez à eSubmission, faites une recherche sur le PIC et sélectionnez l’organisation affichée.

Les données du registre des participants associées au PIC apparaîtront à l’écran et il vous sera demandé de fournir les données/documents obligatoires suivants:

• uniquement pour le participant principal ou le chef du groupe:
• personne de contact (nom et adresse électronique);
• numéro de compte bancaire/IBAN;
• pour tous les participants: déclaration sur l’honneur (dûment complétée et signée) dans la section «Pièces jointes» (Attachments).

Consultez le cahier des charges afin de savoir quels documents sont nécessaires pour la soumission de l’offre.

Dans la section Personne de contact (Contact person), l’utilisateur peut se désigner lui-même (le nom est déjà prérempli) ou désigner quelqu’un d’autre comme personne de contact pour l’offre. La personne de contact se voit attribuer le rôle de Primary Coordinator Contact ( PCoCo ) dans le portail Funding & Tenders et l’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact) le rôle de Coordinator Contact ( CoCo ). 

Si le PCoCo n’a pas de compte EU Login, un compte EU Login temporaire sera automatiquement créé à partir de l’adresse électronique de la personne de contact et la personne sera invitée par courriel à terminer l’inscription EU Login. Cette invitation prendra la forme d’un message système automatique sans référence à la procédure.

Dans la section Pièces jointes (Attachments) de chaque participant, vous pourrez charger les documents du participant relatifs aux critères d’exclusion et de sélection. Consultez le cahier des charges afin de déterminer quels sont les documents à inclure dans la soumission pour chaque participant.

Cliquez sur Terminé (Done) lorsque vous êtes prêt(e). 

Une fois que vous avez franchi l’étape Manières de soumettre une offre (Ways to submit), il n’est plus possible de modifier la structure pour passer d’Offre conjointe à Offre unique ou inversement. Si vous souhaitez modifier la structure de votre soumission ou changer le chef du groupe, vous devrez créer une nouvelle soumission qui écrasera votre projet en cours (toutes les données déjà saisies et les documents déjà chargés seront supprimés).

Cliquez sur Suivant (Next) pour passer à l’étape suivante.

Lots

Si l’offre comporte plusieurs lots, choisissez le ou les lots pour lesquels vous souhaitez soumettre l’offre, puis cliquez sur Suivant (Next) .  

L’identification des participants s’applique à la soumission dans son ensemble. Par conséquent, si la composition du consortium diffère en fonction du lot, vous devrez préparer une soumission distincte par lot.

Données relatives à l’offre

Dans cette section, vous devrez indiquer le montant de votre offre (uniquement dans le cas des méthodes d’attribution au coût le plus bas ou au prix le plus bas - veillez à utiliser le même format que celui de l’exemple proposé à l’écran) et/ou confirmer que votre offre satisfait ou non aux exigences minimales indiquées dans les documents de marché.

Si vous confirmez que votre offre ne satisfait pas aux exigences minimales, il vous sera demandé de fournir une explication dans un encadré prévu cet effet. La confirmation du respect des exigences ou de leur non-respect, explication à l'appui, sera consignée dans le rapport d'offre.

Après avoir cliqué sur Sauvegarder (Save), vous pourrez charger l’offre financière et, si le pouvoir adjudicateur l’exige dans le cahier des charges, l’offre technique. Vous pouvez charger plusieurs fichiers d’offre technique/financière. 

Une fois que vous considérez que les données de l’offre sont correctes et que la soumission est complète, cliquez sur Suivant (Next). Le bouton ne sera activé que si toutes les données et tous les documents exigés ont été fournis.

À ce stade, votre projet d’offre et tous les documents qui l’accompagnent ne sont pas encore soumis .

Rapport d’offre

Le rapport d’offre est généré par le système et fait partie de la soumission. Il contient la liste de tous les documents inclus dans la soumission.

eSubmission génère automatiquement le rapport d’offre et l’ajoute à votre soumission. Vous pouvez consulter le rapport à l’écran ou le télécharger pour vos propres archives (avant de soumettre l’offre). Vous n’avez pas besoin de signer le rapport ni de charger le rapport signé dans eSubmission.

Après avoir consulté le rapport d’offre, si vous considérez que l’offre est complète et prête à être soumise, cliquez sur Suivant (Next) pour continuer.

Le rapport d’offre ne constitue pas une preuve de soumission. Vous n’avez pas encore soumis d’offre . Veuillez passer à l’étape suivante et cliquer sur Soumettre (Submit) pour finaliser la soumission.

Soumettre votre offre

Lorsque vous êtes prêt(e) à soumettre votre offre, cliquez sur Soumettre (Submit). Le système affichera un message de confirmation.

Cliquez sur Oui (Yes) pour confirmer: vous ne pourrez plus modifier cette soumission.

Veuillez noter que le système ne vous permettra plus d’envoyer votre soumission après la date limite de réception des offres.

Une notification sera envoyée par courriel à l’adresse électronique du PCoCo/CoCo. Cette notification contiendra un lien vers le portail Funding & Tenders, où le PCoCo/CoCo trouvera l’accusé de réception de la soumission (Submission Receipt). Veuillez noter que les titulaires du PIC utilisé dans la soumission seront informés.

L’accusé de réception (Submission Receipt) de la soumission constitue la preuve du respect de la date limite de réception des soumissions.

Gérer les rôles sur le portail Funding & Tenders

Le compte EU Login lié à l’adresse électronique à laquelle l’invitation a été envoyée reçoit le rôle de Primary Coordinator Contact (PCoCo) pour l’invitation.

En utilisant le bouton Manage Roles (Gérer les rôles) (voir ci-dessous), le PCoCo peut ajouter d’autres personnes de son organisation en tant que Coordinator Contact(s) (CoCo) pour l’invitation.

La personne de contact indiquée dans la soumission de l’offre reçoit le rôle de PCoCo pour la soumission et l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s). L’utilisateur qui soumet l’offre (s’il diffère de la personne de contact figurant dans la soumission) se voit attribuer le rôle de Coordinator Contact (CoCo) aux fins de la soumission et de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s),   sauf si le rôle a été supprimé par le PCoCo/un autre CoCo de la soumission au cours de la période comprise entre l’ouverture de l’offre par le pouvoir adjudicateur et la réception de l’invitation au(x) cycle(s) ultérieur(s).

Toutes les actions décrites ci-dessus (voir la section Mon invitation/Mes invitations) peuvent être effectuées par le PCoCo ou les CoCo du poste concerné (invitation ou soumission). My Invitation(s) section   Veuillez noter qu’il ne peut y avoir qu’un seul PCoCo par invitation ou soumission.

Pour ajouter/supprimer des rôles dans une soumission, suivez les étapes ci-dessous:

  Les CoCo ajoutés comme décrit ci-dessus après que le pouvoir adjudicateur a invité le soumissionnaire à soumettre une offre révisée par l’intermédiaire du portail ne seront pas en mesure de soumettre l’offre révisée. Seuls les PCoCo/CoCo ayant reçu l’invitation ou les CoCo ayant été ajoutés au moyen du bouton «Manage roles» (Gérer les rôles) sur l’invitation pourront soumettre une offre révisée [voir les instructions pour le cycle 2 / le(s) cycle(s) ultérieur(s)].

Gérer les notifications sur le portail Funding & Tenders 

My notifications (Mes notifications)

Le  PCoCo/CoCo peut accéder à cette page en se connectant au portail Funding & Tenders et en cliquant sur l’icône en forme de cloche située en haut à droite de l’écran.

Sur cette page, le PCoCo/CoCo trouvera les notifications suivantes:

• invitation à soumettre une offre (révisée);
• rappel à l’approche de la date limite de soumission pour une procédure;
• utilisation du PIC de l’organisation pour une soumission;
• accusé de réception de la soumission (Submission Receipt) (preuve de la soumission d’une offre);
• accusé de réception du retrait (Withdrawal Receipt) (preuve du retrait d’une offre).
  
• mise à jour de documents pour une procédure;
• publication des questions et réponses à accès restreint;
• publication d’une annonce par le pouvoir adjudicateur;
• mise à jour de détails de la procédure (date limite de soumission, titre, description, etc.).

Dans l’onglet Preferences (Préférences) sous Manage all notifications (Gérer toutes les notifications) (en bas de la liste des notifications), le PCoCo/CoCo peut choisir la fréquence des notifications par courriel en provenance du portail Funding & Tenders. Indépendamment de votre choix, toutes vos notifications sont toujours disponibles dans la section My notifications (Mes notifications).

My Formal Notification(s) [Ma/mes notification(s) formelle(s)] 

Cette section, dans le menu de navigation  à gauche, n’est pas utilisée actuellement pour les procédures de passation de marchés.

                                                                                                  Allez au deuxième cycle de la procédure pour obtenir des instructions sur les modalités de soumission de l’offre révisée

  Vous trouverez le guide de référence rapide pour les procédures négociées et les autres procédures de passation de marchés dans toutes les langues officielles de l’UE dans notre rubrique Quick guides eSubmission .