Īsā rokasgrāmata: divu posmu iepirkuma procedūras – 2. posms

(slēgtās procedūras, konkursa procedūras ar sarunām, konkursa dialogi, inovācijas partnerības un metu konkursi)

Īsās rokasgrāmatas ir pārskatītas, lai iekļautu jaunākās funkcijas un funkcijas darbplūsmā. Šī atjauninātā versija pašlaik ir pieejama tikai angļu valodā. Drīz būs pieejami tulkojumi visās ES valodās.

Pamatinformācija

Šī īsā rokasgrāmata attiecas tikai uz divu posmu procedūru 2. posmu. Šajā posmā piedāvājumu drīkst iesniegt tikai tie uzaicinātie kandidāti, kuri 1. posmā apliecinājuši savu atbilstību izslēgšanas un atlases kritērijiem. Īsā rokasgrāmata par divu posmu procedūru 1. posmu , kā arī rokasgrāmatas par citām iepirkuma procedūrām ir pieejamas portāla “Funding & Tenders” e-iepirkuma vikivietnē.

Kā ekonomikas dalībnieks jūs varat:

• ievadīt iesniedzamos datus, atsaucoties uz ES iestādes, struktūras vai aģentūras sāktu procedūru,

• nosūtīt iesniegumu drošā veidā,

• skatīt saglabātu iesnieguma projektu, kā arī rediģēt to,

• dzēst iesnieguma projektu,

• saņemt pierādījumu par iesniegšanu (“Submission Receipt”),

• atsaukt iesniegumu, pirms pienācis iesniegumu saņemšanas termiņš,

• saņemt pierādījumu par atsaukšanu (“Withdrawal Receipt”).

Noteikti izlasiet aprakstu par sistēmas prasībām!

Tas ir atrodams lietotnes “eSubmission” sākumlapā, kā arī pielikumu sadaļā lapā “Puses”.

Kā saņemt tehnisku palīdzību?

Ja vajadzīga palīdzība, no plkst. 8.00 līdz 20.00 pēc Briseles laika (CET/CEST) varat sazināties ar mūsu atbalsta grupu.

  ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu

+32 229 71063

 Saziņa ar atbalsta grupu iespējama tikai angļu valodā.

Uzaicinājumu un iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Portāls “Funding & Tenders” ir vienots piekļuves punkts (vienota elektroniskās datu apmaiņas telpa), kas paredzēts Eiropas Komisijas un citu ES iestāžu, struktūru un aģentūru pārvaldītu finansēšanas programmu dalībniekiem un ekspertiem.

Ja dalības pieteikums sekmīgi izgājis procedūras 1. posmu, no “F&T” portāla saņemsit paziņojumu, kurā būs aicinājums piedalīties procedūras nākamajā posmā.

Paziņojums tiks nosūtīts:

• uz tās kontaktpersonas e-pasta adresi, kas norādīta dalības pieteikuma iesniegumā ( Primary Coordinator Contact (PCoCo)),
• uz e-pasta adresi (jā tā ir atšķirīga), kas piesaistīta “EU Login” kontam, kas izmantots dalības pieteikuma iesniegšanai ( Coordinator Contact (CoCo)),
• uz jebkuras citas tās personas e-pasta adresi, kam piešķirta loma “Coordinator Contact(s)” (CoCo) un kas pievienota, izmantojot pie iesniegtā dalības pieteikuma atrodamo darbību pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”).

Lai iekļūtu savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders”, jums jāautentificējas: vietnes sākumlapas labajā augšējā daļā noklikšķiniet uz pogas “ Sign in ” (ievadiet savu “EU Login” lietotājvārdu un paroli).

Savā privātajā zonā portālā “Funding & Tenders” jūs varat:

• skatīt savus uzaicinājumus iesniegt piedāvājumu,
• apstiprināt uzaicinājuma saņemšanu,
• piekļūt ierobežotas pieejamības iepirkuma procedūras dokumentiem, 
• piekļūt ierobežotas piekļuves jautājumiem un atbildēm, 
• izveidot un iesniegt jautājumus procedūras 2. posmam, 
• izveidot jaunu iesniegumu, atsaucoties uz uzaicinājumu,
• skatīt, rediģēt vai dzēst iesniegumu (piedāvājumu) projektus,
• atsaukt iesniegtos piedāvājumus,
• piekļūt saviem iesniegšanas/atsaukuma apliecinājumiem (“Submission / Withdrawal Receipt”) jeb pierādījumiem par piedāvājuma iesniegšanu / atsaukšanu,
• pārvaldīt lomas.

Skatīt uzaicinājumu(-us)

PCoCo/CoCo  savus 2. posma uzaicinājumus atradīs sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”), kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošās navigācijas izvēlnes. Labajā pusē virs uzaicinājumu saraksta ir arī meklēšanas lauks.

Lai skatītu informāciju par procedūru, noklikšķiniet uz saites “Skatīt sīkāku informāciju” (“See details”).

• 
  Sadaļā “Vispārīgā informācija” (“General information”) varat apskatīt ar procedūru saistīto informāciju.

• Piekļuve iepirkuma procedūras ierobežotas piekļuves dokumentiem .

Sadaļā “Ierobežotas piekļuves dokumenti” (“Restricted documents”) uzaicinātie kandidāti var skatīt procedūras 2. posma dokumentus. Ja līgumslēdzēja iestāde ir publicējusi dokumentu jaunā redakcijā, būs apskatāmas visas dokumenta redakcijas. Ekrānā tiek parādīta jaunākā redakcija. Lai aplūkotu vecāku redakciju, varat noklikšķināt uz nolaižamās izvēlnes un atlasīt redakciju, kuru vēlaties aplūkot.

Ja dokuments ir pieejams kādā citā valodā, būs aplūkojams arī tulkotais dokuments.

•   Piekļuve ierobežotas piekļuves jautājumiem un atbildēm.

Šajā sadaļā varat uzdot jautājumu par procedūras 2. posmu. Ja līgumslēdzēja iestāde atbildi sniedz individuāli, tā parādās sadaļā “Mani jautājumi un atbildes” (“My Q&A”). 
Ja atbilde tiek sniegta visiem kandidātiem, kas uzaicināti uz 2. posmu, tā parādīsies sadaļā “Ierobežotas piekļuves jautājumi un atbildes” (“Restricted Q&A”).

Sīkāku informāciju sk. sadaļā “Kā izveidot un iesniegt jautājumu portālā “Funding and Tenders” (“How to create and submit a question on the Funding and Tenders portal”).

Sadaļa “Mani uzaicinājumi” (“My Invitation(s)”)

Katram uzaicinājumam PCoCo/CoCo var redzēt procedūras atsauces numuru, uzaicinājuma statusu (saņemts (“received”), apstiprināts (“acknowledged”)), termiņu, daļu (ja ir vairākas), procedūras nosaukumu, procedūras veidu un attiecīgo posmu.

Uzaicinājuma / iesnieguma izvēlnē “Darbības” (“Action”)” PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā uzaicinājuma / iesnieguma statusa.

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Saņemts” (“Received”) 

• “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”): noklikšķiniet šeit, lai apstiprinātu, ka esat saņēmis uzaicinājumu iesniegt piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsit aplūkot un pārvaldīt piekļuvi saviem uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Uzaicinājumi, kuru statuss ir “Apstiprināts” (“Acknowledged”)

• “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start New Submission”): noklikšķiniet, lai iesniegtu jaunu piedāvājumu.
• “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”):  varēsit aplūkot un pārvaldīt piekļuvi jūsu uzaicinājumiem (pievienot/dzēst personas, kuras ar jūsu uzaicinājumiem var veikt šeit aprakstītās darbības).

Lai aplūkotu un pārvaldītu ar uzaicinājumu saistītos iesniegumus, noklikšķiniet uz saites “Iesniegumi” (“Submission(s)”) .
Izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pie katra iesnieguma labajā pusē (ja vien iesniegums nav izdzēsts), PCoCo/CoCo var atlasīt dažādas darbības atkarībā no konkrētā iesnieguma statusa.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Projekts” (“Draft”)

• • • “Rediģēt” (“Edit”): lietotne “eSubmission” atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad lietotni pēdējoreiz aizvērāt. Tagad varat iesniegumu rediģēt lietotnē “eSubmission”.
    • “Skatīt” (“View”):  lietotne “eSubmission”  atvērs ekrānu, kurā atradāties, kad lietotni pēdējoreiz aizvērāt. Iesniegums ir atvērts lasīšanas režīmā, tāpēc rediģēt to nav iespējams. 
    • “Dzēst” (“Delete”):  iesnieguma projekts tiks dzēsts no portāla “Funding & Tenders”.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Iesniegts” (“Submitted”)

• • • “Skatīt apliecinājumu” (“View Receipt”): lietotne attēlos iesniegšanas apliecinājumu.
    • “Atsaukt” (“Withdraw”) , var izmantot tikai tad, ja iesniegšanas termiņš vēl nav pienācis:  norādiet iesnieguma atsaukšanas iemeslu un apstipriniet, noklikšķinot uz pogas “Atsaukt” (“Withdraw”). Atsauktu iesniegumu vairs nevar ne skatīt, ne rediģēt, ne iesniegt vēlreiz.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Atsaukts” (“Withdrawn”)

• • • “Skatīt atsaukuma apliecinājumu” (“View Withdrawal Receipt”): lietotne attēlos atsaukuma apliecinājumu.

Iesniegumi, kuru statuss ir “Dzēsts” (“Deleted”)
Izvēlne “Darbības” (“Action”) nav pieejama piedāvājumiem ar statusu “Dzēsts” (“Deleted”). Ja piedāvājuma projekts ir izdzēsts, pretendents to nevar atgūt. 

Kā sagatavot piedāvājumu lietotnē “eSubmission”? 

Lai varētu iesniegt piedāvājumu, PCoCo/CoCo  vispirms jāapstiprina, ka ir saņemts uzaicinājums iesniegt piedāvājumu:

• sameklējiet procedūru sadaļā “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) portālā “Funding & Tenders”,

• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) noklikšķiniet uz “Apstiprināt saņemšanu” (“Acknowledge Receipt”), lai apstiprinātu, ka uzaicinājums saņemts. Uzaicinājuma statuss nomainīsies uz “Apstiprināts” (“Acknowledged”).
  
  

Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma PCoCo/CoCo  tiks automātiski novirzīta uz lietotni “eSubmission”, kur var sākt iesniegt piedāvājumu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums” (“New submission”). 

Ja vēlaties sākt iesniegšanu vēlāk:

• pieslēdzieties portālam “Funding & Tenders” ar tās personas “EU Login” kontu, kas dalības pieteikumā norādīta kā kontaktpersona (PCoCo), vai, ja atšķiras, ar tās personas “EU Login” kontu, kas izmantots dalības pieteikuma iesniegšanai ( CoCo), vai arī jebkuras citas tādas personas kontu ( PCoCo/ CoCo), kam atļauja piešķirta, izmantojot portāla “Funding & Tenders” funkciju “Pārvaldīt lomas” (“Manage roles”) (vairāk par to lasiet šīs rokasgrāmatas iedaļā “Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”<span style="color: rgb(0,0,0);"></span><span style="color: rgb(0,0,0);"></span></span>  

• dodieties uz sadaļu “Mani uzaicinājumi” (“My Invitations”) un sameklējiet attiecīgo procedūru,

• pie attiecīgās procedūras izvēlnē “Darbības” (“Action”) izvēlieties “Izveidot jaunu iesniegumu” (“Start new submission”). Pēc tam jūs novirzīs uz lietotni “eSubmission”.
  

Lai izveidotu jaunu iesniegumu, lietotnē “eSubmission” noklikšķiniet uz “Jauns iesniegums” (“New submission”), bet, lai turpinātu darbu ar agrāk izveidotu iesniegumu, noklikšķiniet uz “Melnraksta rediģēšana” (“Resume draft”). Atsākt darbu ar melnrakstu iespējams arī portālā “Funding & Tenders” (papildu informāciju sk. šīs rokasgrāmatas iedaļā “Iesniegumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”” ).

Darbošanās lietotnē “eSubmission”

Sākot darbu ar iesniegumu, ekrāna augšējā daļā būs redzama progresa josla. Šajā joslā ir attēloti visi soļi, kas jāpaveic, lai varētu iesniegt piedāvājumu. Tajā var redzēt arī pašreizējo soli.

Ekrāna kreisajā pusē noklikšķinot pogu “Iesnieguma dokumenti” (“Submission documents”), jebkurā iesnieguma veidošanas brīdī varat pārbaudīt, kuri dokumenti ir augšupielādēti.

Puses

Šajā posmā rediģēt var tikai kontaktpersonas sadaļu “Contact Person” .

Lietotājs, kurš sācis veidot piedāvājuma iesniegumu, par kontaktpersonu var norādīt sevi (vārds, uzvārds jau ir aizpildīts) vai kādu citu personu. Ja šai citai personai nav “EU Login” konta, automātiski tiks izveidots pagaidu “EU Login” konts, pamatojoties uz kontaktpersonas e-pasta adresi, un šī persona pa e-pastu saņems uzaicinājumu pabeigt “EU Login” konta reģistrāciju. Uzaicinājums būs automātisks sistēmas paziņojums, un tajā nebūs atsauces uz procedūru.

Portālā “Funding &Tenders” kontaktpersonai tiek piešķirta loma “Primary Coordinator Contact” ( PCoCo) , bet lietotājam, kurš iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no kontaktpersonas), — loma “Coordinator Contact”  ( CoCo ). 

Lai piekļūtu nākamajam darba solim, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk” (“Next”).

Piedāvājuma dati

Šajā sadaļā jānorāda piedāvājuma summa ( tikai tad, ja līgumslēgšanas tiesības tiek piešķirtas, izmantojot zemāko izmaksu vai zemākās cenas metodi; pārliecinieties, ka izmantojat tādu pašu formātu kā ekrānā redzamajā) un/vai jāapstiprina, ka jūsu piedāvājums atbilst vai neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām minimālajām prasībām.

Ja apstiprināsit, ka jūsu piedāvājums neatbilst minimālajām prasībām, jūs lūgs sniegt paskaidrojumu īpašā tekstlodziņā. Atbilstības vai neatbilstības apstiprinājums un paskaidrojums neatbilstības gadījumā tiks atspoguļots iesnieguma pārskatā.

Noklikšķinot uz pogas “Saglabāt”, varat augšupielādēt finansiālo piedāvājumu un, ja līgumslēdzēja iestāde to pieprasījusi specifikācijās, tehnisko piedāvājumu. Augšupielādējot tehnisko/finansiālo piedāvājumu, varat pievienot vairāk nekā vienu failu. 

Ja uzskatāt, ka piedāvājuma dati ir pareizi un iesniegums – pilnīgs, noklikšķiniet uz pogas “Tālāk” (“Next”). Poga ir aktīva tikai tad, ja ievadīti visi obligātie dati un augšupielādēti visi obligātie dokumenti.

Iesnieguma pārskats

Iesnieguma pārskatu ģenerē sistēma, un tas pieder pie iesnieguma. Pārskatā uzskaitīti visi iesniegumam pievienotie dokumenti.

Lietotne “eSubmission” automātiski izveido iesnieguma pārskatu un to pievieno iesniegumam. Iesnieguma pārskatu (pirms piedāvājuma iesniegšanas) var gan aplūkot uz ekrāna, gan lejupielādēt. Nav vajadzības pārskatu nedz parakstīt, nedz augšupielādēt lietotnē “eSubmission”.

Pēc iesnieguma pārskata apskatīšanas, ja uzskatāt, ka iesniegums ir pilnīgs un gatavs iesniegšanai, noklikšķiniet uz “Tālāk”.

Jūsu piedāvājuma iesniegšana

Kad esat gatavs piedāvājumu iesniegt, noklikšķiniet uz “Iesniegt” (“Submit”) . Parādīsies sistēmas ģenerēts apstiprinājuma paziņojums par iesnieguma apstiprināšanu.

Ja vēlaties apstiprināt, noklikšķiniet uz “Jā” (“Yes”). Turpmāk šo iesniegumu vairs nevarēs izmainīt.

Lūdzam ņemt vērā, ka sistēma neļaus iesniegt dokumentus pēc iesniegumu saņemšanas termiņa beigām.

E-pasta paziņojums tiks nosūtīts uz e-pasta adresi, kas piesaistīta šim piedāvājumam norādītā “Primary Coordinator Contact” ( PCoCo ) un visu norādīto “Coordinator Contact” ( CoCo ) “EU Login” kontam. Pa e-pastu saņemtajā paziņojumā būs saite uz portālu “Funding & Tenders”, kurā atrodams iesniegšanas apliecinājums (“Submission Receipt”). 

Lomu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Kontaktpersonai, kas lietotnē “eSubmission” norādīta dalības pieteikumā (1. posms), piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” (PCoCo) konkrētajam portāla “Funding & Tenders” uzaicinājumam . Lietotājs, kas iesniedz pieteikumu (ja atšķiras no pieteikumā norādītās kontaktpersonas), pieteikuma iesniegšanā un uzaicinājumā saņem lomu “Coordinator Contact” (CoCo), izņemot gadījumus, kad PCoCo/cita pieteikuma iesniegšanas CoCo ir atcēlusi šo lomu laikposmā starp pieteikumu atvēršanu, ko veic līgumslēdzēja iestāde, un brīdi, kad saņemts uzaicinājums uz 2. posmu.

Līdzīgi – kontaktpersonai, kas lietotnē “eSubmission” norādīta piedāvājumā (2. posms), piedāvājuma iesniegšanā piešķir lomu “Primary Coordinator Contact” ( PCoCo ). Uzaicinājumā norādītā PCoCo un lietotājs, kas iesniedz piedāvājumu (ja atšķiras no piedāvājumā norādītās kontaktpersonas), piedāvājuma iesniegšanai saņem lomu “Coordinator Contact” (CoCo).

Izmantojot pogu “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”) (sk. tālāk), pieteikuma iesniegšanā, uzaicinājumā un piedāvājuma iesniegšanā var pievienot vai dzēst papildu koordinatora kontaktpersonu(-as) jeb “Coordinator Contact(s)” (CoCo).

Ņemiet vērā, ka katrā uzaicinājuma vai iesniegumā var būt tikai viena galvenā kontaktpersona (PCoCo)!

Pieteikuma iesniegšanai (1. posms) vai piedāvājuma iesniegšanai (2. posms) norādīto PCoCo nevar mainīt vai dzēst.

Uzaicinājumā norādīto PCoCo var mainīt (bet ne dzēst) tikai šādas personas:

•     LEAR / konta administrators (ja jūsu organizācijas vārdā tāds ir izraudzīts, skatīt šeit);
•     pašreizējā PCoCo (pēc maiņas šī PCoCo vairs nevarēs piekļūt uzaicinājumam);
  
•     jebkura uzaicinājumam norādītā CoCo.

Lai pievienotu/atceltu lomas iesniegumā vai uzaicinājumā, izpildiet šādus soļus:

1)	nolaižamajā izvēlnē “Darbības” (“Action”), kas atrodas pa labi no iesnieguma vai uzaicinājuma, izvēlieties “Pārvaldīt lomas” (“Manage Roles”);
2)	noklikšķiniet uz pogas “Mainīt lomas” (“Edit Roles”);
3)	lai nomainītu uzaicinājuma PCoCo vai pievienotu papildu CoCo iesniegumam vai uzaicinājumam, noklikšķiniet uz pogas “Pievienot lomas” (“Add roles”);
4)	pievienojiet tās personas datus, kura aizstāj pašreizējo PCoCo vai kura tiek pievienota kā papildu CoCo un noklikšķiniet uz pogas “Saglabāt” (“Save”).  Ja aizstāj uzaicinājuma PCoCo, persona, kas ieceļ jauno PCoCo, pēc pogas “Saglabāt” (“Save”) nospiešanas saņems apstiprinājuma ziņojumu.  Kad uzaicinājumam tiek izraudzīta jauna PCoCo, iepriekšējās PCoCo loma un tiesības tiek atsauktas (iepriekšējā PCoCo zaudē piekļuvi) un nekavējoties tiek piešķirtas jaunajai PCoCo. Portāls “F&T” sūta automātiskus paziņojumus jaunajai PCoCo, iepriekšējai PCoCo un visām tā uzaicinājuma CoCo, kura PCoCo ir aizstāta;
5)	lai izdzēstu CoCo, noklikšķiniet uz dzēšanas ikonas, kas atrodas blakus attiecīgās personas vārdam. Uzaicinājuma PCoCo nav iespējams izdzēst, var tikai mainīt.

Konkursa procedūru ar sarunām un inovācijas partnerību nākamā(-s) kārta(-s)

Šī iedaļa attiecas tikai uz konkursa procedūrām ar sarunām un inovācijas partnerībām ar vairāk nekā vienu sarunu kārtu otrajā posmā.

Ja līgumslēdzēja iestāde nolems aicināt jūs iesniegt pārskatītu piedāvājumu, izmantojot “eSubmission”, PCoCo/CoCo saņems paziņojumu no portāla “Funding & Tenders”.

Lai iesniegtu pārskatītu piedāvājumu, PCoCo/CoCo jāapstiprina attiecīgā uzaicinājuma saņemšana. Pēc uzaicinājuma saņemšanas apstiprinājuma PCoCo/CoCo  automātiski tiks novirzīta uz lietotni “eSubmission”, kur var sākt pārskatītā piedāvājuma iesniegšanu, noklikšķinot uz “Jauns iesniegums” (“New submission”). Informāciju par to, kā iesniegt pārskatītu piedāvājumu nākamajās kārtās, atradīsit šeit: Īsā rokasgrāmata: sarunu procedūras – 2. kārta/nākamā(-ās) kārta(-as) . 

Paziņojumu pārvaldība portālā “Funding & Tenders”

Mani paziņojumi (“My notifications”)

Šai lapai PCoCo/CoCo var piekļūt pēc pieslēgšanās portālam “Funding & Tenders”, noklikšķinot uz zvaniņa ekrāna labajā augšējā daļā.

Šajā lapā PCoCo/CoCo var atrast šādus oficiālos paziņojumus:

• iesniegšanas apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma iesniegšanu jeb “Submission Receipt”),
• atsaukuma apliecinājums (pierādījums par piedāvājuma atsaukšanu jeb “Withdrawal Receipt”).

Paziņojumu saraksta apakšā esošās sadaļas “Pārvaldīt visus paziņojumus” (“Manage all notifications”) cilnē “Vēlamie parametri” (“Preferences”) PCoCo/CoCo var norādīt, cik bieži no portāla “Funding & Tenders” vēlas saņemt paziņojumu e-vēstules. Neatkarīgi no tā, kas šeit norādīts, visi paziņojumi vienmēr ir redzami sadaļā “Mani paziņojumi” (“My notifications”).

Mani oficiālie paziņojumi (“My Formal Notification(s)”)

Šī sadaļa, kurai var piekļūt no kreisajā pusē esošā nodalījuma “Pārvaldīt manu zonu” (“Manage My Area”), patlaban publiskā iepirkuma procedūrām netiek izmantota.