Gyorskalauz a tárgyalásos eljárásokhoz –
azAz eredeti ajánlat benyújtása
(hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárások és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárások)
A gyors útmutatókat felülvizsgálták, hogy azok tartalmazzák a munkafolyamat legújabb funkcióit és funkcióit. Ez az aktualizált változat jelenleg csak angol nyelven áll rendelkezésre. Hamarosan rendelkezésre fog állni az EU valamennyi hivatalos nyelvén készült fordítás.
Az első lépések
Üdvözöljük az eSubmission alkalmazásban!
Az eSubmission alkalmazás lehetővé teszi a gazdasági szereplők számára, hogy elektronikus úton, strukturált felületen és biztonságosan biztonságos módon készítsék el, illetve nyújtsák be beadványaikat (pl. ajánlataikat és felülvizsgált ajánlataikat) az uniós közbeszerzési eljárásokra.
Ez a gyorskalauz az útmutató az eredeti ajánlatok hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás és hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárás keretében történő benyújtására vonatkozik . Ezekben az eljárásokban csak a meghívott jelentkezők pályázók nyújthatnak be ajánlatot. Az ajánlatkérő egy későbbi tárgyalási fordulóban kérheti ennek az eredeti ajánlatnak a további felülvizsgálatát. A további tárgyalási forduló(k)ra vonatkozó gyorskalauz és az egyéb közbeszerzési eljárásokra vonatkozó gyorskalauzok a Funding & Tenders portál eProcurement wiki oldalán érhetők elról a 2. körre / későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó útmutatóban tájékozódhat.
Az alkalmazásban a gazdasági szereplők:
- elkészíthetik az uniós intézmények vagy szervek által meghirdetett eljárásokkal kapcsolatos beadványaikat,
- biztonságos módon benyújthatják őket,
- megtekinthetik a korábban elmentett beadványtervezeteiket vagy tovább dolgozhatnak rajtuk,
- törölhetik beadványtervezeteiket,
- igazolást kaphatnak a benyújtásról („Submission Receipt”, benyújtási igazolás),
- a benyújtási határidőn belül visszavonhatják már benyújtott beadványukat,
- igazolást kaphatnak a visszavonásról („Withdrawal Receipt” , – visszavonási igazolás).
Kérjük, olvassa ela rendszerkövetelményeket.
Ezek az eSubmission alkalmazás kezdőlapján, illetve a „Gazdasági szereplők” oldalon a „Csatolmányok” „Parties„ (Gazdasági szereplők) oldalon, az „Attachments” (Csatolmányok) részben találhatók.
Technikai segítség
Ha segítségre van szüksége, forduljon bizalommal ügyfélszolgálatunkhoz (közép-európai (nyári) idő szerint 8:00 és 20:00 között).
ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu
+32 (0) 229 71063
Az ügyfélszolgálat kizárólag angol nyelven működik.
Hogyan lehet belépni az eSubmission alkalmazásba?
Az eSubmission alkalmazás közbeszerzési eljárások kapcsán használatos. A közzétett közbeszerzési eljárások a következő címen érhetők el:Funding & Tenders
portál TED eTendering alkalmazásportálon érhetők el.
Mire van szükség az eSubmission alkalmazás használatához?
Az eSubmission használatához Önnek alkalmazás használatához, valamint a Funding & Tenders Portálon megjelenő ajánlati felhívásokra való jelentkezéshez regisztrálnia kell az Európai Bizottság felhasználóazonosítási rendszerében (EU Login).
Emellett ahhoz, hogy részt vehessen a TED eTendering uniós e-közbeszerzési platformon közzétett közbeszerzési eljárásokban, a TED eTendering portálon is rendelkeznie kell felhasználói fiókkal.
Annak érdekében, hogy az Ön szervezete azonosítható legyen az elektronikusan benyújtandó beadványban, szervezetét regisztrálnia elektronikus benyújtási rendszerben, azt regisztrálni kell a szervezetek Bizottság által kezelt nyilvántartásában („Participant Register” – résztvevői nyilvántartás), és szervezetének rendelkeznie kell egy PIC-számmal kóddal („Participant Identification Code” – résztvevői azonosító kód). A PIC-számmal kóddal kapcsolatban itt találhat további információkat. A regisztráció ingyenes, és minden szervezet számára nyitva áll.
EU Login
Az EU Login szolgáltatás biztosítja a belépést az Európai Bizottság számos egyéb szolgáltatásába és/vagy rendszerébe. Ha még nem rendelkezik EU Login-regisztrációval, erre a linkre kattintva létrehozhatja felhasználói fiókját.
További információkért látogasson el az EU Login súgójának oldalára.
TED eTendering
A TED eTendering portál egy elektronikus közbeszerzési platform, amelyen uniós intézmények és szervek teszik közzé ajánlati felhívásaikat.
Az eTendering-fiókját EU Login felhasználói adataival hozhatja létre.
Funding & Tenders portál
A Funding & Tenders portál egyablakos ügyintézési pontként (egységes elektronikus adatcsereközpontként) szolgál az Európai Bizottság és más uniós intézmények, szervek és hivatalok irányítása alá tartozó finanszírozási programok és közbeszerzési eljárások résztvevői és szakértői számára .
A Funding & Tenders portál felhasználói:
keresést végezhetnek az uniós finanszírozási programok vagy közbeszerzési eljárások között,regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba
- feliratkozhatnak az ajánlati felhívásokról szóló értékesítésekre,
- megtekinthetik a közbeszerzési dokumentumokat,
- kérdéseket fogalmazhatnak meg és küldhetnek be,
regisztrálhatnak a résztvevői nyilvántartásba,
- hozzáférhetnek az eSubmission alkalmazáshoz,
hozzáférhetnek a benyújtási igazolásokhoz (Submission Receipt„Submission Receipt”, a beadvány benyújtását bizonyító dokumentum),
megtekinthetik, szerkeszthetik vagy törölhetik beadványaik tervezetét,
visszavonhatják beadványaikat és hozzáférhetnek a visszavonási igazoláshoz (Withdrawal Receipt„Withdrawal Receipt”, a visszavonást bizonyító dokumentumhoz),
- kezelhetik a szerepköröket.
Résztvevői nyilvántartás
Az egyszeri adatszolgáltatás „egyszeri adatszolgáltatás” elvének érvényre juttatása érdekében a Bizottság online nyilvántartást hozott létre az uniós ajánlati vagy pályázati felhívásokon részt vevő szervezetek számára, így a résztvevőknek csak egyszer kell benyújtaniuk a szervezetükre vonatkozó adatokat. A regisztrációt követően minden szervezet egyedi résztvevői azonosító kódot (PIC-számotkódot) kap. Ha szeretné megtudni, hogyan szerezhet PIC-számot kódot a résztvevői nyilvántartásban, látogasson el erre az oldalra.
Hogyan készítse el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?
A meghívások és beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon
A hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásokban és tárgyalásos versenyeljárásokban csak a meghívott pályázók A tárgyalásos eljárásban vagy a hirdetmény nélküli tárgyalásos versenyeljárásban csak a meghívott jelentkezők nyújthatnak be ajánlatot.
Amennyiben az ajánlatkérő kiválasztotta az Ön szervezetét a tárgyalásos eljárásban való részvételre, a TED eTendering portálon keresztül küldött értesítésben felkérést kap arra, hogy érvényesítse a közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférését, majd nyújtsa be ajánlatát.
Az értesítést az Ön szervezetének az eljárás előkészítési szakaszában az ajánlatkérő által megállapított e-mail-címére küldjük.
Az értesítések a TED eTendering portálon az „Üzeneteim” menüpontban érhetők el.
A közbeszerzési dokumentumokhoz való hozzáférés érvényesítéséhez kattintson az értesítésben található linkre. A link a TED eTendering portálon található ajánlati felhívás oldalára irányítja át, itt található az „Ajánlat benyújtása” gomb is.
Az alkalmazásban kattintson az „Új beadvány” (New Submission) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Tervezet folytatása” (Resume draft) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni. A tervezetet a Funding & Tenders portálról is elérheti (további információkért lásd „A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon” című szakaszt ebben a gyorskalauzban).
Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül
Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.
A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Beadványok” gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.
Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Benyújtás” gombra.A benyújtás különböző módjai
Új beadvány létrehozásakor a következő információkat kell megadnia:
- milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló beadványt vagy közös beadványt kíván beadni;
- sor kerül-e alvállalkozók bevonására;
- milyen nyelven készül a beadvány.
A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Tovább” gombra.
Gazdasági szereplők
Ebben a lépésben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson az „Új gazdasági szereplő hozzáadása” gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoportvezető vagy csoporttag (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).
Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Keresés” gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-számmal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-számára, héaazonosító számára (uniós adószámára), nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám (uniós adószám) és a nemzeti regisztrációs szám alapján folytatott kereséshez az országot is ki kell választani.
Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon. Miután megkapta PIC-kódját, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra és válassza ki a megjelenített szervezetet.
Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-számhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:
- a fő résztvevő vagy csoportvezető esetében:
- Kapcsolattartó (név és e-mail-cím)
- IBAN-szám/bankszámlaszám
- valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat a „Csatolmányok” részben.
Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy milyen dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.
A „Kapcsolattartó” szakaszban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt az ajánlat kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepet, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepet társítja.
Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A felkérés egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.
Az egyes résztvevők „Csatolmányok” részében feltöltheti a résztvevő kizárási és kiválasztási kritériumokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételeket, hogy megállapítsa, mely résztvevőhöz mely dokumentumokat kell csatolni a beadványhoz.
A fenti lépések befejezése után kattintson a „Kész” gombra.
A „Benyújtás módjai” lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány struktúráját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot).A következő lépéshez kattintson a „Tovább” gombra.
Tételek
Amennyiben több tételből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a tétel(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Tovább” gombra.
A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele tételenként eltérő, akkor minden tételhez külön beadványt kell készíteni.Az ajánlat adatai
Ebben a szakaszban meg kell adnia az ajánlat összegét (csak a legalacsonyabb költség vagy a legalacsonyabb ár szerinti odaítélés esetében – győződjön meg arról, hogy ugyanazt a formátumot használja, mint a képernyőn szereplő példában), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.
Ha azt jelöli be, hogy ajánlata nem felel meg a minimumkövetelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés tényét, és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.
Miután a „Mentés” gombra kattintott, fel kell töltenie a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként több fájlt is feltölthet.
Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Tovább” gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.
Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor .Benyújtási jelentés
A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.
A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványhoz. A jelentést megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába (az ajánlat benyújtása előtt). A jelentést nem kell aláírva visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.
A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Tovább” gombra.
A benyújtási jelentés nem az ajánlat benyújtását bizonyító dokumentum. A benyújtásra még nem került sor . Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Benyújtás” gombra a beadvány véglegesítéséhez.Az ajánlat benyújtása
Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Benyújtás” gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.
Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson az „Igen” gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.
A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.
Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást (Submission Receipt). Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-számok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.
A benyújtási igazolás (Submission Receipt) bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett.A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon
Az eSubmission alkalmazásban megadott kapcsolattartóhoz a rendszer a benyújtott eredeti ajánlat tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört a Funding & Tenders portálon. Egy beadványhoz csak egyetlen elsődleges koordinátor-kapcsolattartó tartozhat.
A PCoCo nem módosítható a portálon keresztül. Amennyiben új PCoCo kijelölésére van szükség, vegye fel a kapcsolatot az ajánlatkérő szervvel.
Az eredeti ajánlatot benyújtó felhasználó (ha nem egyezik meg kapcsolattartóval) a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört kapja.
További „koordinátor(ok)- kapcsolattartó(k)” (CoCo) akkor adható(k) hozzá vagy törölhető(k) a Funding & Tenders portálon, miután az ajánlatkérő megnyitotta az eredeti ajánlatokat, és (amennyiben ez alkalmazható) mielőtt az ajánlattevőt felülvizsgált ajánlat benyújtására kéri fel:
- Az eredeti ajánlatot tartalmazó beadványtól jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése) opcióra. Ez a lehetőség csak azt követően jelenik meg, hogy az ajánlatkérő megnyitotta a benyújtott eredeti ajánlatokat.
- Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra.
- Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra.
Nem nyújthat be a felülvizsgált ajánlatot az a CoCo, akit a fent leírtak szerint azután jelöltek ki, hogy az ajánlatkérő felhívta az ajánlattevőket, hogy a portálon keresztül nyújtsanak be felülvizsgált ajánlatot. Csak azok a PCoCo-k nyújthatnak be felülvizsgált ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-k, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a tárgyalásos eljárások 2. és további fordulóira vonatkozó gyorskalauzt).
A beadványok kezelése a Funding & Tenders portálon
A Funding & Tenders portálon az Ön saját felületének használatához kattintson a Funding & Tenders portál jobb felső sarkában található Login (bejelentkezés) gombra, majd adja meg EU Login-azonosítóját és -jelszavát.
A beadványok megtekintése
A bal oldalon található „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont alatt a PCoCo/CoCo a „My Submissions” (Beadványaim) szakaszban tekintheti meg a beadványokat.
A beadványok listájában a lista fölött jobbra látható keresőmező használalával lehet keresést végezni.
A „My Submission(s)” (Beadványaim) menüpont
Itt tekintheti meg a PCoCo/CoCo az egyes beadványokhoz kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a beadvány azonosítóját, az utolsó elvégzett művelet időbélyegzőjét és a beadvány állapotát (tervezet, benyújtva, visszavonva, törölve), a határidőt, az eljárás címét és a forduló sorszámát.
A törölt beadványok kivételével minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a PCoCo/CoCo a beadvány állapotától függően különböző műveleteket hajtson végre.
A „Draft” (tervezet) állapotú beadványok esetében:
A „Submitted” (benyújtva) állapotú beadványok esetében:
A „Withdrawn” (visszavonva) állapotú beadványok esetében:
A „Deleted” (törölve) állapotú beadványok esetében:
az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (törölve) állapotú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni.
Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon
A „My notifications” (Értesítéseim) menüpont
Ezt az oldalt a PCoCo/CoCo a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.
Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő hivatalos értesítéseket találja meg:
- Benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
- Visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)
Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” menüpontban.
A „My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim) menüpont
A bal oldali „Manage My Area” (Saját felületem kezelése) menüpont e szakaszát jelenleg nem használják a közbeszerzési eljárásokban.
Önt felkérik ajánlat benyújtására, kapni fog:
- egy e-mailt a felkérésről,
- egy értesítést az F&T portálon.
A felkérésről szóló e-mailben található linkre kattintva megnyílik az F&T portál „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpontja, ahol be kell jelentkeznie EU Login azonosítójával.
Ha még nem rendelkezik az ajánlatkérő szerv által a felkérés elküldésekor használt e-mail-címhez kapcsolt EU Login-regisztrációval, azt az F&T portál automatikusan létrehozza Önnek. Ennek részletes leírását itt találja.
View Invitation(s) (Felkérés(ek) megtekintése)
A bal oldalon található navigációs menüben a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpontban találja meg a felkérés(eke)t. A felkérések listája felett jobbra egy keresőmezőt is talál.
A beérkezett felkérések megtekintéséhez az „Action” (Művelet) gombnál kattintson a „Select Organisation” (Szervezet kiválasztása) fülre – a felkérésről szóló levélben „résztvevőként” feltüntetett szervezetet kell kiválasztania.
A felugró ablakban két lehetőség közül választhat:
- A „My organisations” (Szervezeteim) menüpontban kiválaszthat egy szervezetet azok közül, amelyek tekintetében szervezeti (pl. szervezet regisztrálását elvégző személy, LEAR, LSIGN) vagy projekt-szintű (beadvány, felkérés, szerződés, támogatás) szerepkörrel rendelkezik. A nyilvántartásban még nem szereplő szervezetet először regisztrálni kell a résztvevői nyilvántartásban, hogy PIC-résztvevő-azonosító kódot kapjon. További információkért kattintson ide. A szervezet regisztrálását követően kiválaszthatja az újonnan létrehozott PIC-kódot.
- Az „Other organisation” (Más szervezet) menüpontban szervezetnév vagy PIC-szám alapján böngészhet az F&T portálon regisztrált szervezetek között.
Csak saját szervezetének kiválasztása után tekintheti meg a felhívás részleteit és az ahhoz kapcsolódó dokumentumokat.
Kattintson a „See details” (Részletek megtekintése) linkre, a következőkért: Anchor részletek megtekintése; részletek megtekintése;
- az eljárás részleteinek megtekintése.
A „General information” (Általános információk) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos információkat. 
- Hozzáférés a korlátozott hozzáférésű közbeszerzési dokumentumokhoz
A „Restricted documents” (Korlátozott hozzáférésű dokumentumok) menüpontban megtekintheti az eljárással kapcsolatos dokumentumokat.
Ha egy adott dokumentumhoz több verzió tartozik, mindig a legújabb verzió jelenik meg a képernyőn. Régebbi verzió megtekintéséhez kattintson a legördülő menüre, és válassza ki a kívánt verziót. Megtekintheti a rendelkezésre álló fordításokat is (ha létezik fordítás).
- Hozzáférés a Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok (Q&A) részhez
Ebben a részben az eljárással kapcsolatban tehet fel kérdést.
Ha az ajánlatkérő szerv zárt körben ad választ, az a „My Q&A” (Saját kérdések és válaszok) részben jelenik meg. Ha a választ az eljárásra meghívott valamennyi pályázó megkapja, az a „Restricted Q&A” (Korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok) részben jelenik meg. További információkért látogasson el a következő oldalra: Kérdés létrehozása és benyújtása a finanszírozási és pályázati portálon .
- az eljárás részleteinek megtekintése.
A beadvány csak a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) oldalról küldhető el. Az eljárás részletes ismertetését tartalmazó oldalról ajánlat nem nyújtható be.
My Invitation(s) (Felkéréseim)Anchor A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont
| A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont | |
| A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüpont |
Itt tekintheti meg az egyes felkérésekhez kapcsolódó eljárások hivatkozási számát, a felkérés státuszát (kézbesítve, visszaigazolva), a határidőt, annak a tételnek a számát, amelyre a felkérés vonatkozik (adott esetben), az eljárás címét és típusát, valamint a szakasz sorszámát.
A felkéréshez/beadványhoz tartozó „Action” (Művelet) menüből a felkérés/beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajthat végre.
A „Received” (beérkezett) státuszú felkérések esetében:
- „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása): kattintson ide annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felhívást. A rendszer átirányítja Önt az eSubmission portálra, ahonnan benyújthatja ajánlatát.
- „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkéréshez hozzáférhetnek és ajánlatot nyújthatnak be).
- „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását (lásd fent).
Az „Acknowledged” (visszaigazolt) státuszú felkérések esetében:
- „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása): új ajánlat benyújtásához kattintson a gombra.
- „Manage roles” (Szerepkörök kezelése): megtekintheti és kezelheti a felkérésével kapcsolatos hozzáférési jogokat (pl. hozzáadhat/törölhet olyan személyeket, akik az Önhöz beérkezett felkérést megtekinthetik és ajánlatot nyújthatnak be).
- „See Details” (Részletek megtekintése): megtekintheti az eljárás részletes leírását ( lásd fent ).
Ha korábban már készített vagy nyújtott már be valamilyen beadványt, azokat az itt megjelenő „Submission(s)” (Beadványok) linken keresztül érheti el.
Minden egyes beadvány jobb oldalán megtalálja az „Action” (Művelet) menüt, amely lehetővé teszi, hogy a beadvány státuszától függően különböző műveleteket hajtson végre.
A „Draft” (Tervezet) státuszú beadványok esetében:
- „Edit” (Szerkesztés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. Ekkor megkezdheti a beadvány szerkesztését az eSubmission alkalmazásban.
- „View” (Megtekintés): az eSubmission alkalmazás azt az oldalt nyitja meg, amelyen a munkamenetet legutóbb abbahagyta. A beadvány ilyenkor nem szerkeszthető, mivel írásvédett módban jelenik meg.
- „Delete” (Törlés): a rendszer törli a beadványtervezetet a Funding & Tenders portálról.
A „Submitted” (Benyújtva) státuszú beadványok esetében:
- „View Receipt” (Benyújtási igazolás megtekintése): megjelenik a benyújtási igazolás.
- „Withdraw” (Visszavonás) (csak a benyújtási határidő lejárta előtt lehetséges): adja meg a beadvány visszavonásának okát, majd a „Withdraw” (Visszavonás) gomb megnyomásával erősítse meg szándékát. Miután visszavont egy beadványt, a továbbiakban már nem tudja megtekinteni, szerkeszteni vagy benyújtani azt.
A „Withdrawn” (Visszavont) státuszú beadványok esetében:
- „View Withdrawal Receipt” (Visszavonási igazolás megtekintése): megjelenik a visszavonási igazolás.
A „Deleted” (Törölve) státuszú beadványok esetében:
- az „Action” (Művelet) menü nem áll rendelkezésre a „Deleted” (Törölve) státuszú ajánlatok esetében. Miután az ajánlattervezetet törölték, azt az ajánlattevő nem tudja visszakeresni.
Hogyan készítheti el ajánlatát az eSubmission alkalmazásban?
Ahhoz, hogy ajánlatot nyújthasson be, először vissza kell igazolnia az ajánlattételi felkérés kézhezvételét:
keressen rá a vonatkozó eljárásra a „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüben a Funding & Tenders portálon.
Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson az „Acknowledge Receipt” (Kézhezvétel visszaigazolása) gombra annak megerősítéséhez, hogy megkapta az ajánlattételi felkérést. A felkérés státusza „Acknowledged” (Visszaigazolt) lesz.
Miután visszaigazolta a felkérés kézhezvételét, a rendszer automatikusan átirányítja Önt az eSubmission alkalmazásba, ahol a „New submission” (Új beadvány) gombra kattintva megkezdheti ajánlatának létrehozását.
Ha a beadványt később kívánja létrehozni:
Jelentkezzen be a Funding & Tenders portálra.
A „My Invitation(s)” (Felkéréseim) menüből válassza ki az eljárást.
Az eljárás „Action” (Művelet) menüjében kattintson a „Start New Submission” (Új beadvány létrehozása) gombra. Ezután a rendszer átirányítja az eSubmission alkalmazásba.
Az alkalmazásban kattintson a „New submission” (Új beadvány) gombra, ha új beadványt kíván létrehozni, vagy pedig a „Resume draft” (Tervezet folytatása) gombra, ha egy korábban megkezdett beadványtervezeten szeretne tovább dolgozni.
Navigálás az eSubmission alkalmazáson belül
Beadványa létrehozásakor a képernyő felső részén folyamatjelző sáv jelenik meg. Ez a sáv megjeleníti mindazokat a lépéseket, amelyeket az ajánlat benyújtásáig végre kell hajtania. Azt is láthatja, hogy jelenleg melyik lépésnél tart.
A benyújtás folyamata során a képernyő bal oldalán található „Submission documents” (Beadványok) gombra kattintva bármikor ellenőrizheti, hogy mely dokumentumokat töltötte fel.
| Az alkalmazás semmilyen adatot nem küld el az ajánlatkérő szervnek, amíg Ön a benyújtás folyamata végén nem kattint a „Submit” (Benyújtás) gombra. |
A beadványok benyújtásának módjai
Új beadvány létrehozásakora következő információkat kell megadnia:
- milyen formában kívánja beadni ajánlatát: önálló vagy közös beadványként,
- a beadványban szerepelnek-e alvállalkozók,
- milyen nyelven készül a beadvány.
A fenti információk megadása után kattintson az oldal alján található „Next” (Tovább) gombra.
Gazdasági szereplők
Ebben a részben meg kell neveznie a beadványában részt vevő szervezeteket (résztvevők). Kattintson a „New Party” (Új gazdasági szereplő) gombra, és válassza ki a résztvevő típusát: fő résztvevő (önálló beadvány esetében), csoport vezetője vagy csoport tagja (közös beadvány esetében), és alvállalkozó (ha van).
Az alvállalkozók kivételével minden résztvevőt PIC-résztvevő-azonosító kóddal kell azonosítani. A „Search” (Keresés) gombra kattintva ellenőrizheti, hogy az egyes gazdasági szereplők rendelkeznek-e már PIC-kóddal (azaz szerepelnek-e a résztvevői nyilvántartásban). Rákereshet a gazdasági szereplők PIC-kódjára, héaazonosító számára, nemzeti regisztrációs számára és országára is. A héaazonosító szám és a nemzeti regisztrációs szám alapján való kereséshez az országot is ki kell választani.
Ha a keresés nem ad találatot, a szervezetnek regisztrálnia kell ahhoz, hogy PIC-kódot kapjon. Miután megkapta PIC-kódot, lépjen vissza az eSubmission alkalmazásba, keressen rá a PIC-kódra, és válassza ki a megjelenített szervezetet.
Ekkor megjelennek a résztvevői nyilvántartásban szereplő, a PIC-kódhoz tartozó adatok, és meg kell adnia a következő kötelező adatokat/dokumentumokat:
- a fő résztvevő vagy csoport vezetője esetében:
- kapcsolattartó (név és e-mail-cím),
- IBAN-szám/bankszámlaszám;
- valamennyi résztvevő esetében: (megfelelően kitöltött és aláírt) nyilatkozat az „Attachments” (Mellékletek) részben.
Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.
A „Contact Person” (Kapcsolattartó) menüpontban a felhasználó megjelölheti saját magát (ezt a nevet írja be előre az alkalmazás) vagy más személyt az adott ajánlat kapcsolattartójaként. A kapcsolattartóhoz a Funding & Tenders portál az „elsődleges koordinátor kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo ) szerepkört, az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a kapcsolattartótól) pedig a „koordinátor kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört társítja.
Ha a PCoCo nem rendelkezik EU Login-fiókkal, a kapcsolattartó e-mail-címe alapján a rendszer automatikusan létrehoz egy ideiglenes EU Login-fiókot, és az érintett személyt e-mailben felkérik, hogy adja meg az EU Login-regisztráció befejezéséhez szükséges adatokat. A meghívó egy automatikusan generált rendszerüzenet, amely nem tartalmaz hivatkozást az eljárásra.
Az egyes résztvevőkhöz tartozó „Attachments” (Csatolmányok) menüpontban feltöltheti a résztvevő kizárási kritériumokkal és kiválasztási szempontokkal kapcsolatos dokumentumait. Ellenőrizze a kiírási feltételekben, hogy mely résztvevők esetében mely dokumentumokra van szükség az ajánlat benyújtásához.
A fenti lépések befejezése után kattintson a „Done” (Kész) gombra.
| A „Ways to submit” (Benyújtás módjai) lépés lezárása után már nincs lehetőség a beadvány formájának megváltoztatására (közös beadvány helyett önálló beadvány kiválasztására, vagy fordítva). Amennyiben módosítani kívánja a beadvány formáját, vagy meg kívánja változtatni a csoportvezető személyét, új beadványt kell létrehoznia, amellyel felülírja az addigi beadványtervezetet (a rendszer így törli az összes korábban bevitt adatot és feltöltött dokumentumot). |
A következő lépéshez kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
Részek
Amennyiben több részből álló eljárásban kíván részt venni, válassza ki az(oka)t a rész(eke)t, amely(ek)re ajánlatot kíván benyújtani, majd kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
| A résztvevők azonosítása a beadvány egészét érinti. Ezért ha a konzorcium összetétele részenként eltérő, akkor minden részhez külön beadványt kell készíteni. |
Az ajánlat adatai
Ebben a részben meg kell adnia az ajánlat összegét ( csak a legalacsonyabb összegű ajánlat módszerének alkalmazása esetén – használjon a képernyőn látható mintáéval megegyező formátumot), és/vagy meg kell erősítenie, hogy ajánlata megfelel-e a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott minimumkövetelményeknek.
Ha megerősíti, hogy ajánlata nem felel meg a minimális követelményeknek, kérjük, adjon magyarázatot az erre a célra szolgáló szövegmezőben. A megfelelés vagy meg nem felelés
megerősítését és a meg nem felelés esetén adott magyarázatot a benyújtási jelentés is tartalmazza.
Miután a „Save” (Mentés) gombra kattintott, feltöltheti a pénzügyi ajánlatot és – amennyiben az ajánlatkérő előírja – a műszaki ajánlatot. Műszaki/pénzügyi ajánlatként egynél több fájlt is feltölthet.
Ha úgy ítéli meg, hogy az ajánlat minden adata helyes, és elkészült a beadvány, kattintson a „Next” (Tovább) gombra. A gomb csak akkor lesz aktív, ha minden kötelező adatot és dokumentumot megadott.
| Ezen a ponton az ajánlattervezet – és az ahhoz csatolt dokumentumok – benyújtására még nem került sor . |
Benyújtási jelentés
A benyújtási jelentést a rendszer hozza létre, és az a beadvány részét képezi. A jelentés a beadványban szereplő összes dokumentumot felsorolja.
A benyújtási jelentést az eSubmission automatikusan hozza létre és adja hozzá a beadványához. A jelentést (az ajánlat benyújtása előtt) megtekintheti a képernyőjén, vagy letöltheti, hogy felvehesse saját nyilvántartásába. A jelentést nem kell aláírnia, és az aláírt jelentést nem kell visszatöltenie az eSubmission alkalmazásba.
A benyújtási jelentés megtekintése után, ha úgy ítéli meg, hogy a beadvány hiánytalan és készen áll a benyújtásra, a folytatáshoz kattintson a „Next” (Tovább) gombra.
| A benyújtási jelentés nem bizonyíték az ajánlat benyújtására. A benyújtásra még nem került sor . Kérjük, a következő lépésben kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra a beadvány véglegesítéséhez. |
Az ajánlat benyújtása
Amikor készen áll ajánlatának benyújtására, kattintson a „Submit” (Benyújtás) gombra. A rendszer ekkor visszaigazoló üzenetet jelenít meg.
Ha meg akarja erősíteni a benyújtást, kattintson a „Yes” (Igen) gombra: ezután már nem lesz lehetősége a beadvány módosítására.
A rendszer nem teszi lehetővé a beadvány benyújtását, ha a benyújtási határidő letelt.
Ez követően a rendszer e-mailben értesítést küld a PCoCo/CoCo e-mail-címére. Az értesítés egy linket tartalmaz, amely átirányítja a Funding & Tenders portálra, ahol a PCoCo/CoCo megtalálja a benyújtási igazolást. Felhívjuk figyelmét, hogy a beadványban szereplő PIC-kódok tulajdonosai értesítést kapnak a benyújtásról.
| A benyújtási igazolás bizonyítja, hogy a beadvány a benyújtási határidőn belül beérkezett. |
|---|
A szerepkörök kezelése a Funding & Tenders portálon
A felkérésről szóló levélben címzettként megadott e-mail-címhez tartozó EU Login-regisztrációhoz a rendszer az adott felkérés tekintetében hozzárendeli az „elsődleges koordinátor-kapcsolattartó” (Primary Coordinator Contact – PCoCo) szerepkört.
A PCoCo a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gomb megnyomásával a szervezetéhez tartozó további személyeket tud hozzáadni koordinátor-kapcsolattartóként (CoCo) az adott felkéréshez.
A benyújtott ajánlatban megadott kapcsolattartó kapja a PCoCo szerepkört a későbbi tárgyalási forduló(k)hoz kapcsolódó beadványok és a felkérés tekintetében. Az ajánlatot benyújtó felhasználóhoz (amennyiben eltér a beadványban szereplő kapcsolattartótól) a rendszer a beadvány és a felkérés későbbi tárgyalási fordulói tekintetében hozzárendeli a „koordinátor-kapcsolattartó” (Coordinator Contact – CoCo) szerepkört,kivéve ha az ajánlattételi felhívás ajánlatkérő szerv általi megnyitása és a későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó felkérés kézhezvétele közötti időszakban a beadványhoz hozzárendelt PCoCo vagy másik CoCo megszüntette a szerepkört.
A fent ismertetett műveleteket (lásd a „My Invitations” (Felkéréseim) részt) az adott felkéréshez vagy beadványhoz tartozó PCoCo vagy CoCo végezheti el. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy felkéréséhez vagy beadványhoz csak egy PCoCo tartozhat.
A beadványokhoz tartozó szerepkörök hozzáadása/törlése az alábbi módon végezhető el:
| 1. | Az eredeti ajánlat benyújtásától jobbra látható „Action” (Művelet) legördülő menüben kattintson a „Manage Roles” (Szerepkörök kezelése)opcióra.
|
| 2. | Kattintson az „Edit Roles” (Szerepkörök módosítása) gombra. |
| 3. | Új CoCo hozzáadásához kattintson az „Add Roles” (Szerepkörök hozzáadása) gombra. |
| 4. |
|
Nem nyújthat be felülvizsgált ajánlatot az a CoCo, akit azután jelöltek ki (a fentiek szerint), hogy az ajánlatkérő szerv az ajánlattevőnek a portálon keresztül elküldte az ajánlat felülvizsgálatára vonatkozó felkérést. Csak azok a PCoCo/CoCo-k nyújthatnak be felülvizsgált ajánlatot, akik megkapták a felkérést, vagy azok a CoCo-ok, akiket a felkérésben a „Manage roles” (Szerepkörök kezelése) gombbal adtak hozzá a kapcsolattartókhoz (lásd a 2. tárgyalási fordulóra / későbbi tárgyalási fordulókra vonatkozó útmutatót).
Az értesítések kezelése a Funding & Tenders portálon
„My notifications” (Értesítéseim)
A PCoCo/CoCo ezt az oldalt a Funding & Tenders portálra való bejelentkezést követően, a képernyő jobb felső sarkában látható harangikonra kattintva érheti el.
Ezen az oldalon a PCoCo/CoCo a következő értesítéseket találja meg:
- (felülvizsgált) ajánlat benyújtására vonatkozó felkérés
- emlékeztető az eljárás közeledő benyújtási határidejéről
- a szervezeti PIC-kód beadványhoz való használata
- benyújtási igazolás (az ajánlat benyújtásának igazolása)
- visszavonási igazolás (az ajánlat visszavonásának igazolása)
- az eljáráshoz tartozó dokumentumok frissítése
- a korlátozott hozzáférésű kérdések és válaszok nyilvánosságra hozatala
- az ajánlatkérő szerv által közzétett hirdetmény
- az eljárás részletei módosításra kerültek (ajánlattételi határidő, cím, leírás, stb.)
Az értesítések listájának alján található „Manage all notifications” (Értesítések kezelése) menüpont „Preferences” (Beállítások) fülén a PCoCo/CoCo kiválaszthatja, hogy milyen gyakorisággal kíván e-mailben értesítést kapni a Funding & Tenders portálról. E beállítástól függetlenül, az Önhöz beérkezett összes értesítés megtalálható a „My notifications” (Értesítéseim) menüpontban.
„My Formal Notification(s)” (Hivatalos értesítéseim)
A bal oldali navigációs menü e része jelenleg nem használatos a közbeszerzési eljárásokban.
A felülvizsgált ajánlat benyújtásának módjáról szóló útmutatóhoz lépjen tovább az eljárás második köréhez .
A tárgyalásos eljárásokról és más közbeszerzési eljárásokról szóló gyorskalauzokat az EU valamennyi hivatalos nyelvén megtalálja az eSubmission gyorskalauzok részben.